Webkonferenzen mit BigBlueButton

Bitte beachten Sie, dass sich das System derzeit im Testbetrieb befindet.

Für Anfragen oder ein Feedback wenden Sie sich bitte an webconference@uibk.ac.at

Diese Anleitung zu Webkonferenzen mit BigBlueButton wird laufend aktualisiert.

 

Übersicht und Beschreibung

BigBlueButton (eine OpenSource Software) wird innerhalb der Universität Innsbruck als interaktives Unterrichtstool eingesetzt. Folgende Features werden durch BigBlueButton abgedeckt:

  • Präsentationen von Folien können in Echtzeit abgehalten bzw. auch gleichzeitig aufgezeichnet werden (z.B.: PDF-Dokumente, MS Office und OpenOffice Dokumente).
  • Unterstützt wird der Live-Charakter durch Whiteboard-Funktionen wie Markierungen setzen, Notizen hinzufügen, Zoomen und den Einsatz eines Pointers.
  • Videokonferenzen mit mehreren Personen unter Einbindung der Audio/Mikrofon-Tools und Kameras von Endgeräten
  • Desktop-Sharing (Bildschirm teilen)
  • Chat-Funktion mit allen oder einzelnen Teilnehmenden Aufzeige-Funktion

Anforderungen

  • Hardware: PC/Notebook entweder mit eingebauter Webcam und Mikrofon oder erweitert durch den Anschluss eines Headsets (werden meistens auch bei Mobiltelefonen mitgeliefert) einer Kamera. Bitte suchen Sie sich für die Sessions ein ruhiges Umfeld, da Umgebungsgeräusche ggf. das Meeting stören.
  • Aktuelle Betriebssysteme (Windows, IOS, Android)
  • Browser in aktueller Version (Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari (Mobile))

 

Verwendung von BigBlueButton

Anmeldung und Meeting-Raum anlegen

  1. Geben Sie in Ihrem Browser folgende Adresse ein: https://webconference.uibk.ac.at/
  2. Klicken Sie auf Einloggen und geben die Ihre BenutzerInnenkennung (C-Kennung) und Ihr aktuelles Passwort
  3. Auf der Startseite klicken Sie auf Raum erstellen und definieren die Raumoptionen. Sie können z.B. folgende Einstellungen wählen.
    • Raumnamen festlegen
    • TeilnehmerInnen beim Betreten stummschalten
    • Freigabe durch ModeratorIn, bevor der Raum betreten werden kann (der ModeratorIn betritt den Raum als erstes, aber Achtung, TeilnehmerInnen müssen dann erneut freigegeben werden, wenn sie z.B. zwischendurch die Verbindung verlieren; Anfrage erscheint bei der TeilnehmerInnenliste)


Raum erstellen


 

 

Einstellungen Raum

 

Raumeinstellungen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sollten Sie zwar die/der ErstellerIn einer Webonferenz sein, aber die Moderatorenrechte ab dem Beginn der Konferenz an eine/n andere/n TeilnehmerIn vergeben wollen, können Sie dies über die Option “Raumzugang teilen” tun. Wählen sie über das DropDown Feld “Nutzer auswählen” die/den gewünschten TeilnehmerIn aus und speichern Sie anschließend die Änderungen.

 

Raumzugang teilen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Session starten

Um die Session zu starten, klicken Sie auf den entsprechenden Raum und danach auf „Starten“. Den Link „Teilnehmer einladen“ können Sie kopieren und an die gewünschten TeilnehmerInnen per E- Mail versenden. Die TeilnehmerInnen können dann einfach über den Link mittels „Teilnehmen“ einsteigen.

Session starten

 

Nachdem Sie die Session gestartet haben, erhalten Sie eine Mitteilung, wie Sie bei der Konferenz beitreten möchten. Klicken Sie auf „Mit Mikrofon“ und machen Sie anschließend den Echo-Test.

Audio Video Session beitreten

Echotest


 

Die Ansicht der Session in Detail

Funktionen Session

  • Bei Klick auf das Symbol „Blaue Plus“ können:
  1. Umfragen gestartet werden
  2. Präsentationen hochgeladen werden
  3. Externe Videos geteilt werden
  • Bei Klick ins weiße Notizfeld (4.) schaltet sich der Chat ein und alle TeilnehmerInnen können hier ihre Kommentare
  • In der unteren Mitte des Übertragungsfeldes können diverse Video und Audioeinstellungen mit einem Klick auf das jeweilige Symbol gemacht werden:
  1. Mikrofon „stumm schalten“ und „stumm schalten aufheben“
  2. Webkonferenz verlassen (auflegen)
  3. Webcam „freigeben“ oder „Freigabe beenden“
  • Das Symbol mit der Nummer 8. macht es möglich, die Teilnehmerliste und das Notizfeld aus und einzublenden (TeilnehmerInnen verwalten ihre Ansicht manuell)
  • Die Punkte 9. 10. und 11. beziehen sich auf die Interaktion mit den TeilnehmerInnen der Sessions:
    • Bei einem öffentlichen Chat mitdiskutieren (9.)
    • Notizen als Mitschrift für die gesamte Gruppe verfassen (10.)
    • Und bei Punkt 11. kann der/die Vortragende die TeilnehmerInnen verwalten (TeilnehmerInnen stummschalten, Rechte einschränken, Breakout-Räume erstellen, etc. mehr dazu siehe weiter unten
  • Bei Punkt 12. können alle Whiteboard-Funktionen direkt angesteuert werden:

Werkzeuge Präsentation

 

  • Bei Punkt 13. können nochmals genauere Einstellungen für die spezifische Session“ gemacht und die Konferenz beendet werden:

Einstellungen wärend Konferenz

  • Bei Punkt 14 kann die Präsentation verborgen werden. Um sie wieder sichtbar zu machen, erscheint rechts unten ein neues Symbol  „Präsentation wiederherstellen“:

Präsentation verbergen

 


Präsentation während einer Konferenz hochladen

  • Bei der Session links unten auf das „blaue Plus“ klicken
  • Im danach dargestellten Menü auf „Eine Präsentation hochladen“ klicken:

Präsentation hochladen

  • Bei diesem Fenster, die notwendigen Präsentation hochladen (Browser oder Drag & Drop).
  • Mit dem grünen Häkchen wird ausgewählt, welche der Dateien aktuell präsentiert wird. Will man die Datei wechseln, einfach wieder auf das „blaue Plus“ klicken und die jeweilige Datei auswählen.
  • Der Prozess wird mit einem Klick auf „Hochladen“ abgeschlossen

Präsentation hochladen 2


Video zeigen

  1. Bei der Session links unten auf das „blaue Plus“ klicken
  2. Im danach dargestellten Menü auf „Externes Video teilen“ klicken
  3. Hier die Link-URL eingeben und auf „Neues Video teilen“ klicken (unterstützt werden Videos von Youtube, Vimeo, Instructure Media, Twitch und Daily Motion URLs.)
  4. Das Video wird sofort im Vortrag abgespielt
  5. Zur Beendung der Videoansicht wieder auf das „blaue Plus“ und dann auf „Teilen von externem Video beenden“ klicken.

Audio- und Kameraeinstellungen

Während der gesamten Session haben Sie die Möglichkeit Kamera und Mikrofon jederzeit zu aktivieren oder auszuschalten. Dafür gilt es einfach auf das „jeweilige Symbol“ zu klicken. Standardmäßig ist die Webcam für alle TeilnehmerInnen deaktiviert.

Einstellung Audio Video



Chat

Im öffentlichen Chat wird die „Willkommensnachricht“ angezeigt bzw. kann auch hier nochmals der „Link für die Einladung“ zur Konferenz herauskopiert werden. Der Chat ist für alle Personen, die sich in der Session befinden, zugänglich. Hier können sich die TeilnehmerInnen zusätzlich zur Präsentation austauschen, bzw. auch Fragen stellen und diese entweder schriftlich oder im Rahmen des mündlichen Vortrages beantwortet bekommen.

Der gesamte Chat-Verlauf kann als txt.-Datei exportiert, kopiert oder als Ganzes „gelöscht“ werden.

Chatverlauf


Notizen

Hier können gemeinsame Mitschriften erzeugt werden. Der Text kann von allen TeilnehmerInnen geschrieben und gestaltet werden. Anders als bei der Chatfunktion, ist es im Nachhinein nicht mehr klar, wer welche Inhalte beigesteuert hat. Nachdem eine gleichzeitige Bearbeitung aller TeilnehmerInnen möglich ist, kann es zu Verwirrungen kommen. Daher macht es evtl. Sinn, am Beginn der Session eine Schriftführerin/einen Schriftführer zu bestimmen, welche/r die Session – wenn notwendig, schriftlich mitdokumentiert.

Klickt man auf das Symbol mit dem Doppelpfeil kann man auswählen, in welcher Form die Notizen exportiert werden sollen (HTML oder Textdatei).

Notizen

 


Bildschirm freigeben/teilen

Um den Bildschirm teilen zu können, ist es notwendig, dass Sie entweder Firefox oder Google Chrome als Browser verwenden. Die Ansicht kann in den jeweiligen Browser variieren.

  1. Auf das Symbol „Bildschirm freigeben“ unter dem Präsentationsfeld
  2. Es öffnet sich ein Fenster in der
  3. Wählen Sie aus, ob der gesamte Bildschirm, ein spezielles Anwendungsfenster oder ein

Browser-Tab in der Präsentation angezeigt werden soll. Klicken Sie danach auf Teilen.

 

Bildschirm teilen
Google Chrome Ansicht

Anmerkung: Bei MacOS kann es zur Nachfrage des Systems kommen, ob der Zugriff über die Systemeinstellungen genehmigt wird. Klicken Sie auf „Systemeinstellungen öffnen“, um dafür notwendigen Anpassungen vorzunehmen.

 


TeilnehmerInnen

Klickt man auf seinen eigenen Namen, kann man den anderen TeilnehmerInnen den eigenen Status mitteilen, indem man das jeweilige Symbol (Statusicon) auswählt. Man kann beispielsweise die „Hand heben“ und die TeilnehmerInnen so darauf aufmerksam machen, dass man etwas Fragen oder sagen möchte, ohne den Vortrag weiter zu stören.

Statussymbole TeilnehmerIn

 

Geht man hier auf das Symbol Zahnrad“, kommt man auf ein Menü mit weiteren Funktionen, die für alle TeilnehmerInnen der Session gelten:

Teilnehmerinnen Einstellungen


Zuschauerrechte einschränken

Es können alle Webkonferenz-TeilnehmerInnen für gewisse Funktionen eingeschränkt werden.

Zuschauerrechte verwalten 3

  • Bitte klicken Sie hierzu auf das Zahnrad (Einstellungen) und wählen Sie den Punkt „Zuschauerrechte einschränken“.
  • Sie können nun über folgende Oberfläche z.B.: das Mikrofon für alle TeilnehmerInnen der Konferenz sperren. In der Oberfläche der TeilnehmerInnen verschwindet so am unteren Bildschirmrand das Symbol für das Mikrofon. Dies kann also von den TeilnehmerInnen selbst nicht mehr gesteuert werden.

Zuschauerrechte verwalten 2

  • Um einer Teilnehmerin bzw. einem Teilnehmer den Zugriff auf ihr/sein Mikrofon zu ermöglichen, klicken Sie bitte auf den Namen des gewünschten Teilnehmers und geben sie mit einem Klick auf „UserXY freigeben“ dessen Mikrofon wieder frei. Die/Der Teilnehmerin/Teilnehmer ist zwar immer noch „stummgeschaltet“, dieser kann das Mikrofon jetzt zum Sprechen aktivieren

TeilnehmerIn freigeben

  • Anschließend ist es möglich mit einem Klick auf die Teilnehmerin bzw. auf den Teilnehmer, dessen Mikrofon wieder zu sperren.

TeilnehmerIn sperren


Optionen für Kommunikation mit Einzelpersonen

Klickt man eine/n TeilnehmerIn an, stehen etwaige Optionen für die Kommunikation bereit:

  • Privaten Chat starten: Hier hat nur die/der Vortragende und die ausgewählte Person Zutritt
  • Zum Präsentator machen: Alle Rechte der/des Vortragenden werden an eine/n TeilnehmerIn übertragen (z.B. Zugriff auf Whiteboard-Funktion, Präsentationsunterlagen übertragen, )
  • Zum Moderator befördern: TeilnehmerIn wird nun zum Zuschauer
  • Teilnehmer entfernen: TeilnehmerIn aus der Session entfernen

TeilnehmerIn verwalten


 

Präsentator-Rechte zurückholen

Klickt man wieder auf seinen eigenen Namen kann man sich die Moderatorenrechte wieder zurückholen.

Präsentator wechseln

 


Was sind Breakout-Räume?

Breakout-Rooms eignen sich besonders für kurze Gruppenarbeiten, Diskussionen oder kleine Präsentationen. Die TeilnehmerInnen können in diesen Räumen ungestört sprechen, diskutieren und arbeiten. Gleichzeitig werden auch keine anderen Gruppen gestört, die ebenfalls arbeiten wollen. Später können die Ergebnisse in der gesamten Gruppe präsentiert werden.

Der/Die Vortragende definiert die Dauer der Unter-Sessions, wie viele Räume verwendet werden, sowie welche TeilnehmerInnen in welcher Gruppe diskutieren bzw. arbeiten werden (Drag & Drop- Verfahren). Optional können Sie erlauben, dass die TeilnehmerInnen selbst aussuchen, in welchen Breakout-Raum sie einsteigen möchten.

Die Breakout-Räume schließen sich nach Ablauf der vordefinierten Zeit wieder automatisch und die TeilnehmerInnen werden wieder zurück zur ursprünglichen Session geholt.

Breakoutroom erstellen

Breakouträume


Breakout-Raum erstellen

Breakoutroom beitreten

  1. Nach dem Erstellen eines Breakout-Raums bekommen alle TeilnehmerInnen die Nachricht, dass sie verschoben Sie werden aufgefordert die „Breakout-Sessions“ aktiv beizutreten.
  2. Mit dem Beitritt öffnet sich ein neuer Tab im Browser mit der Nummer des jeweiligen Breakout-Rooms.
  3. Die Audio-Einstellungen müssen erneut getätigt Die Oberfläche des „Breakout- Rooms“ ist ein Duplikat der Basis-Session.
  4. Nun können in den einzelnen Breakout-Räumen eigene Präsentationen hochgeladen werden („blaues Plus“).
  5. Weiters kann das Whiteboard sowie die Notiz- und Chatfunktion, sowie Audio- und Videochat von allen TeilnehmerInnen für die Erarbeitung der einzelnen Aufgabenstellungen verwendet
  6. Die verbleibende Zeit der Breakout-Session wird am oberen Bildschirmrand angezeigt.

Anmerkung: Die einzelnen Breakout-Rooms können NICHT aufgenommen werden. Weiters können sie nach Ablauf der Zeit nicht mehr betreten werden und der in der Gruppe erstellte Inhalt ist nicht mehr abrufbar. Daher empfiehlt es sich, rechtzeitig alle Inhalte aus dem Breakout-Raum auf den Endgeräten zu speichern.

Der Inhalt von Whiteboards kann nicht exportiert werden. Whiteboards müssen manuell per Screenshot gespeichert werden.


Die Außenansicht

Moderation Breakoutroom

  • In der Teilnehmerübersicht sind nun auch die Breakout-Räume und die Anzahl der jeweiligen TeilnehmerInnen im Raum gelistet.
  • Die Breakout-Räume können jederzeit vor der Ablaufzeit beendet (von jedem der TeilnehmerInnen) werden.
  • Darüber hinaus kann die/der ModeratorIn nach Belieben den einzelnen Breakout-Räumen beizutreten.

Poll/Umfrage abhalten

Sie können während einer Session eine Umfrage starten und die Ergebnisse veröffentlichen. Sie können eine benutzerdefinierte Umfrage starten oder verwenden eine der vordefinierte Umfrageoptionen.

Die vordefinierten Umfrageoptionen enthalten keine expliziten Antworten. Hier kann nur ausgewählt werden zwischen “ja/nein“, „richtig/falsch“, sowie zwischen den Möglichkeiten „A-E“. Sollen konkrete Antwortmöglichkeiten vergeben werden, nutzen Sie die benutzerdefinierte Umfrage.

Umfrage starten

Präsentation hochladen

  1. Für das Starten einer Umfrage, klicken Sie bitte auf das „blaue Plus“ im Präsentationsfeld und wählen Sie Umfrage starten aus.
  2. Danach öffnet sich das folgende Fenster, in welchem alle Umfragevarianten zur Auswahl
  3. Sie stellen den Teilnehmern die Frage haben die Frage auf einer Folie niedergeschrieben.
  4. Danach klicken Sie auf die Umfragevariante, die Ihnen am meisten zusagt.
  5. Für die Abstimmung scheint bei den Teilnehmern ein Pop-up-Fenster auf, in welchem Sie Ihre Antworten direkt angeben können.
  6. Als ModeratorIn können Sie die Umfrageergebnisse sofort einsehen. Die Ergebnisse können jedoch auch veröffentlicht Für die Veröffentlichung der Ergebnisse klicken Sie auf Umfrageergebnisse veröffentlichen. Die Ergebnisse werden in der rechten unteren Bildschirmecke angezeigt.

Umfrageoptionen

Anmerkung: Dieser Umfragemechanismus ist so angelegt, dass die Frage entweder auf der Präsentationsfolie oder mündlich im Rahmen des Vortrags gestellt wird. Auch könnte die Frage spontan mit der Whiteboard-Funktion eingeworfen werden.

 


Whiteboard einsetzen

Die Whiteboard-Funktion steht hauptsächlich Moderatoren/Moderatorinnen zur Verfügung, kann jedoch auch auf alle TeilnehmerInnen ausgeweitet werden. Dafür muss lediglich auf das Symbol für die Präsentation geklickt werden:

Mit einem nochmaligen Klick auf das Symbol, gehen alle Nutzungsmöglichkeiten wieder auf die/den ModeratorIn über. Die Beschreibung der einzelnen Symbole finden Sie nachfolgend:

Werkzeuge Whiteboard


Session beenden

Zur Beendigung der Session klicken Sie zuerst auf die „drei Punkte“ am rechten oberen Rand und wählen dann „Konferenz beenden“.

Wenn Sie möchten, dass die Session für die TeilnehmerInnen weiter offen bleibt klicken Sie auf „Ausloggen“.

Einstellungen wärend Konferenz


 

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