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Webkonferenzen mit Cisco Webex

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Cisco Webex ist neben BigBlueButton und Easyconference das dritte offizielle Webkonferenzwerkzeug der Universität Innsbruck. Webex ist vor allem für den Einsatz bei Großlehrveranstaltungen/Veranstaltungen mit einer hohen Zahl an Teilnehmenden (mehr als 250, bis zu 1000) optimiert. Für Webkonferenzen mit weniger als 250 Teilnehmenden werden die Werkzeuge BigBlueButton oder Easyconference empfohlen.

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• Allgemeines zu Webex
• Datenschutz
• Zugang zu Webex aktivieren
• Anmeldung in Webex
• Rollen und Rechte
• Webex Meetings und Webex Webinar
  
• Erweiterte Einstellungen beim Anlegen von Meetings und Webinaren in Webex

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Allgemeines zu Webex

In diesem Handbuch finden Sie Anleitungen für die wichtigsten Funktionen von Webex. Für weiterführende Fragen, oder ein Feedback wenden Sie sich bitte an: av-studio@uibk.ac.at

Ähnlich wie bei anderen Webkonferenzen stehen Ihnen auch bei Webex eine Vielzahl an interaktiven Funktionen zur Verfügung:

• Bildschirmfreigabe, bzw. Freigabe von Präsentationen
• Whiteboard-Funktion 
• Chat-Funktion mit allen oder einzelnen Teilnehmenden
• Umfragen
• Breakoutrooms
  

Bitte beachten Sie:  Webex hat KEINE direkte Anbindung an andere Systeme (OpenOlat, Opencast, etc...) der Universität Innsbruck. Es gibt also keine direkte Möglichkeit, ein Webex-Meeting aus eine OpenOlat-Kurs zu starten oder Meeting-Aufzeichnungen in Opencast abzulegen. Daher wird Webex nur für Meetings mit mehr als 250 Teilnehmenden empfohlen.

Datenschutz

Cisco Webex ist ein Service der Cisco Systems, Inc. mit Sitz in San José Kalifornien, USA. Das heißt, dass nicht ausgeschlossen werden kann, dass personenbezogene Daten auch außerhalb der EU verarbeitet werden. Bei der Registrierung und der Anmeldung bei Cisco Webex über Single Sign On werden folgende Daten an Cisco übermittelt:

• E-Mail-Adresse
• Universitätszugehörigkeit
• Webex User-ID
• Benutzer*innenname
• Vor- und Nachname

Mehr Informationen zu Umfang und Art der verarbeiteten Daten finden Sie in der Datenschutzinformation der Universität zu Webex.

Eine detaillierte Auflistung der Technisch Organisatorischen Maßnahmen (TOMs), die Cisco zur sichereren Verarbeitung der Daten implementiert hat, finden Sie im Cisco Webex Meetings Security White Paper

Zugang zu Webex aktivieren

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich den Dienst Webex selbstständig freischalten. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

1.  Gehen Sie auf accounts.uibk.ac.at und melden Sie sich mit Ihrer Benutzerkennung und Passwort an.
   
2. Klicken Sie rechts in der Navigation auf  "Mein Account".
   
   
3. Sie finden unter "Optionale Services" den Punkt "Webex by Cisco-Webkonferenz". 
   
   
4. Wählen Sie im Ausklappmenü "Webex" und  hier die Schaltfläche "Opt-In " an und warten Sie bis dieses auf "aktiv" gestellt ist. Weitere Datenschutzinformationen finden Sie hier: https://www.uibk.ac.at/datenschutz/uebersicht-anwendungen/#Webex
   
   
5. Der Dienst ist nun aktiviert. Um in Cisco Webex einzusteigen, klicken Sie auf den Link: https://uibk.webex.com/
   

Anmeldung in Webex:

1. Klicken Sie bei https://uibk.webex.com/ rechts oben auf die Schalfläche "Anmeldung"
   
   
2. Geben Sie nun Ihre Emailadresse (vorname.nachname@uibk.ac.at) ein und klicken Sie "Anmelden". Geben Sie ihre Benutzerkennung und Passwort ein.
   
   
3. Sie befinden sich nun auf der Webex-Startseite
   
   

1. Hauptnavigation: Hier finden Sie alle wichtigen Punkte, wie beispielsweise Meetings, Aufzeichnungen oder auch Einstellungen)
2. Systemsprache: Klicken Sie hier um die Systemsprache abzuändern.
3. Meetings
   • Meeting starten/Start a Meeting: Hier können Sie ein spontanes Meeting mit vordefinierten Voreinstellungen starten.
   • Schedule a Meeting/ Meeting ansetzen: Klicken Sie hier um ein Meeting zu erstellen und wählen Sie hier alle wichtigen Voreinstellungen aus.

Rollen und Rechte 

Bei Webex wird zwischen folgenden Rollen unterschieden:

• Gastgeber: ist die Person, welches das Meeting erstellt, konfiguriert und den Teilnehmern den Zugang ermöglicht. Ein Gastgeber kann auch weiteren Personen dieselben Rechte geben.
• Mitgastgeber: Diese "Mitgastgeber" haben im wesentlichen die gleichen Rechte, wie ein Gastgeber und können ebenfalls das Meeting verwalten und eröffnen (jedoch keine Aufzeichnung starten).
• Moderatoren: unterstützen in den meisten Fällen den Gastgeber und dürfen Freigaben ( Whiteboard, Dokument oder Präsentationen) durchführen.
• Teilnehmer: nehmen am Meeting teil und erhalten nur jene Rechte, die ihnen vom Gastgeber zugeteilt werden.
  

Webex Meetings und Webex Webinar

Mit einem aktiven Zugang zu Webex kann jede Gastgeberin und jeder Gastgeber entweder ein

• Webex Meeting oder ein
• Webex Webinar erstellen.

In den meisten Fällen (vor allem bei der Durchführung von Lehrveranstaltungen) empfiehlt sich die Verwendung von "Webex Meetings", da hier mehr Interaktion zwischen Gastgeberin/Gastgeber und den Teilnehmenden möglich ist.

Bitte beachten Sie: "Webex Meetings" und "Webex Webinar" haben einen unterschiedlichen Funktionsumfang. Die Verwendung von Breakouträumen ist beispielsweise nur mit "Webex Meetings" möglich.

	Webex Meetings	Webex Webinar
Merkmale	Klassische Form um online Meetings durchzuführen. Teilnehmer und Vortragende haben annähernd gleiche Rechte. Dadurch gibt es viele Möglichkeiten interaktiv zu arbeiten.	Für Veranstaltungen/ online Webinare mit großer Teilnehmerzahl gedacht. Wird vorrangig für Präsentationen/Vorträge in Frontalunterricht verwendet. Kommunikation kann über den Chat erfolgen. Nur Vortragender hat Bild und Ton.
Anzahl Teilnehmende	Bis zu 1000 Teilnehmende möglich	Bis zu 1000 Teilnehmende möglich
Anleitung	Anleitung Webex "Meeting" erstellen.	Anleitung Webex "Webinar" erstellen.

Erweiterte Einstellungen beim Anlegen von Webex Meetings und Webinaren

Wenn Sie ein Meeting oder ein Webinar in Webex anlegen, überprüfen Sie bitte auch die „Optionen zum Ansetzen“ (Meeting) bzw. die „Erweiterten Optionen“ (Webinar). Insbesondere die Einstellungen zu den „Entsperrten Meetings“ (Meeting) bzw. zur „Teilnehmeranmeldung“ (Webinar), da Studierende und Externe ohne Webex Account nur als Gäste ohne Anmeldung beitreten können.

Entsperrte Meetings (Meeting)

Bitte achten Sie darauf, dass Sie die Einstellung zum Beitritt von Gästen überprüfen und gegebenenfalls ändern.

 

Teilnehmeranmeldung (Webinad)

Standardmäßig werden Teilnehmer:innen von Webinaren aufgefordert, sich vor Webinar-Beitritt anzumelden. Unter dem Punkt „Teilnehmeranmeldung“ können Sie dies ändern, indem Sie den Haken entfernen. So können die Teilnehmer:innen ohne Anmeldung am Webinar teilnehmen.