Business Intelligence

Früher standen die Tools für den Zugriff aus umfassende Mengen unstrukturierter Daten zu Analysezwecken nur Personen zur Verfügung, die über viele Jahre Erfahrung in Datawarehousing oder Datamining verfügten. Die Veröffentlichung im Web mit Daten aus einer Vielzahl von Quellen war ein Vorgang, der Entwicklern und Beratern vorbehalten blieb. Mit den neuen Features in Office SharePoint Server können IT-Mitarbeiter Daten aus vielen Quellen zusammenfassen und im Web veröffentlichen.

Mit Office SharePoint Server können Sie eine Verbindung mit Geschäftsanwendungen wie SAP, Siebel und Microsoft SQL Server 2005 herstellen und problemlos Berichte, Listen und KPIs (Key Performance Indicators) veröffentlichen.

Wenn Sie Berichte aus Daten in einem dieser Systeme veröffentlichen, stellen Sie strategische oder operative Daten für Entscheidungsträger bereit. Die Berichte können z.B. Microsoft Office Excel-Arbeitsmappen, SQL Server Reporting Services-Berichte oder Microsoft Office Access-Berichte sein. Die Geschäftsführung und das Management verlassen sich auf pünktliche und präzise Berichte, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Berichtscenter

Im Mittelpunkt der neuen Business Intelligence-Features von Office SharePoint Server steht das Berichtscenter. Das Berichtscenter ist eine Website, auf der Gruppen – unabhängig davon, ob es sich um ein kleines Team oder die gesamte Organisation handelt – Berichte zentral speichern können. Das Berichtscenter enthält spezielle Bibliotheken zum Speichern von Berichten, Listen und Verbindungen mit externen Datenquellen. Es ermöglicht außerdem den Zugriff auf Seitenvorlagen und Webparts, mit denen Sie Seiten und Listen für Geschäftsinformationen erstellen können. Im Berichtscenter können Benutzer anhand von Kategorien nach Elementen suchen, Kalender und neue Berichte anzeigen sowie relevante Berichte abonnieren.

Excel Services

Excel Services ermöglicht Ihnen, eine Excel-Arbeitmappe auf einem Server zu speichern und dann einen beliebigen Ausschnitt dieser Arbeitsmappe auf einer Webseite zu veröffentlichen. Benutzer benötigen nur einen Browser um die Livedaten anzuzeigen und damit zu arbeiten. Die Arbeitsmappe wird mithilfe des EWA-Webparts (Excel Web Access) auf der Webseite veröffentlicht.

Arbeitsmappen in einem Webpart zu veröffentlichen, hat den Vorteil, dass alle Berechnungen auf dem Server stattfinden. Folglich wird die Geschäftslogik in der Arbeitsmappe nie offengelegt. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass es nur eine Kopie der Arbeitsmappe gibt, die an einem zentralen und sicheren Ort gespeichert ist. Auf der Website können Sie Benutzern "Nur anzeigen"-Rechte erteilen, so dass der Zugriff auf die Arbeitsmappe beschränkt bleibt. Sie können z.B. verhindern, dass Benutzer eine Arbeitsmappe in Excel öffnen, oder steuern, was Benutzer anzeigen können.

Excel Services ist eine Servertechnologie, die das Verwenden, Freigeben, Schützen und Verwalten von Microsoft Office Excel 2007-Arbeitsmappen als interaktive Berichte in einheitlicher Form in der gesamten Organisation vereinfacht. Excel Services besteht aus drei grundlegenden, interagierenden Komponenten.

  • Dienste für Excel-Berechnungen bilden den "Motor" von Excel Services, mit dem die Arbeitsmappe geladen, mit voller Genauigkeit Berechnungen in Microsoft Office Excel 2007 ausgeführt, externe Daten aktualisiert und Sitzungen verwaltet werden.
  • Excel Web Access (EWA) ist ein Webpart, das die Interaktion mit der Microsoft Office Excel-Arbeitsmappe mithilfe von DHTML (Dynamic Hierarchical Tag Markup Language) und JavaScript ermöglicht und anzeigt, ohne dass dazu ActiveX-Steuerelemente auf den Clientcomputer heruntergeladen werden müssen. EWA kann mit anderen Webparts auf Dashboards und anderen Webpartseiten verbunden werden.
  • Excel-Webdienste ist ein in Microsoft Office SharePoint Services gehosteter Webdienst, der verschiedene Methoden bereitstellt. Diese Methoden können Entwickler als API (Application Programming Interface) zum Erstellen benutzerdefinierter Anwendungen verwenden, die auf der Excel-Arbeitsmappe basieren.

Erstellen Sie in Office Excel 2007 zuerst eine Excel-Arbeitsmappe, und speichern Sie die Arbeitsmappe dann in Excel Services. Office Excel 2007 ist im Prinzip das Dokumenterstellungstool und Excel Services ist das Berichterstellungstool.

Verbindungen mit externen Datenquellen

Sie können nicht nur externe Datenquellen in Excel-Arbeitsmappen verwenden, sondern Sie können auch Daten aus anderen Geschäftsanwendungen, wie SAP und Siebel, in SharePoint-Listen, -Seiten, und -Webparts verwenden.

Administratoren erstellen in der Regel die Systemverbindungen und speichern sie in einer Datenverbindungsbibliothek des Berichtscenters. Auf diese Weise können Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen unkompliziert auf den zentralen Verbindungspool zugreifen und Verbindungen wieder verwenden. Sie können Datenverbindungen jedoch an jeder beliebigen Stelle im Office SharePoint Server-System erstellen.

Wenn Sie Verbindungen mit externen Datenquellen verwenden, können Sie Webseiten und SharePoint-Listen erstellen, durch die Benutzer mit den Daten in der externen Datenquelle arbeiten können, ohne die SharePoint-Seite verlassen zu müssen.

Key Performance Indicators (KPIs)

Ein KPI ist ein visueller Hinweis, der den Fortschritt in Hinblick auf ein Ziel veranschaulicht. Anhand von KPIs können Teams, Manager und Unternehmen schnell einschätzen, welche Fortschritte im Verhältnis zu messbaren Zielen gemacht wurden. Verwenden Sie SharePoint-KPIs um schnell anschauliche Antworten auf folgende Fragen zu erhalten:

  • Wo liege ich vorne oder wo muss ich aufholen?
  • Wie weit liege ich vorne oder wie viel muss ich aufholen?
  • Welches Minimum habe ich abgeschlossen?

Jeder Geschäftsbereich verwendet je nach den angestrebten Geschäftszielen möglicherweise andere KPIs. Ein Callcenter setzt sich vielleicht das Ziel, eine bestimmte Anzahl von Anrufen in einem kürzeren Zeitraum abzuwickeln, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Eine Verkaufsabteilung verwendet KPIs möglicherweise, um Leistungsziele festzulegen, wie z.B. die Anzahl neuer Verkaufsabschlüsse pro Monat.

KPIs werden mithilfe von KPI-Listen erstellt und dann mit speziellen KPI-Webparts angezeigt. Sie können KPI-Listen im Berichtscenter speichern oder auf jeder anderen Website in Office SharePoint Server, wo sie von Benutzern mit der entsprechenden Zugriffsberechtigung wieder verwendet werden können.

Dashboards

Ein Dashboard ist eine flexible Site zur Anzeige von Daten aus KPIs und Excel-Arbeitsmappen. Die Personalabteilung kann z.B. ein Dashboard entwerfen, auf dem Mitarbeiter persönliche Informationen anzeigen können, wie Ihr bisheriges Gehalt und betriebliche Zuwendungen.

Geschäftsdaten in Listen

Sie können Informationen aus Geschäftsanwendungen wie SAP, Siebel und Microsoft SQL Server problemlos für die Zusammenarbeit in Office SharePoint Server integrieren, indem Sie den Spaltentyp der Geschäftsdaten einer Office SharePoint Server-Liste hinzufügen. Auf diese Weise erhalten Sie eine Liste mit Elementen, die eine Kombination von Spalten aus Office SharePoint Server und einer externen Geschäftsanwendung verwenden. Wenn Sie z.B. für ein Consultingunternehmen tätig sind, das ein CRM-System verwendet, möchten Sie vermutlich Dokumente wie Vorschläge, Verträge und Präsentationen in SharePoint-Listen speichern und den entsprechenden Kunden in der CRM-Datenbank zuordnen. Dadurch bleibt die gesamte Kundendokumentation an einer zentralen Stelle und ermöglicht dem Betrachter einer Seite, schnell zum Datensatz des Kunden in der Geschäftsanwendung zu wechseln.