Outlook Web App (OWA)

 

Anmeldung an OWA

Allgemeines

Der Webzugang (OWA) ist über den Link https://exchange.uibk.ac.at/ zu erreichen. Hier werden Sie nach Benutzernamen und Passwort gefragt.

Auf der Startseite von OWA stehen einige Optionen zur Auswahl. Sie können diese selbst festlegen oder die Standardeinstellungen übernehmen.

Die Auswahloptionen Outlook Web App light verwenden beeinflusst die Darstellung des Webzugangs. Dieser Zugang wird dann empfohlen, wenn z.B. nur eine langsame Netzwerkverbindung zur Verfügung steht.

Dies ist ein öffentlicher oder freigegebener Computer bedeutet, dass nach einer gewissen inaktiven Zeit der Benutzer automatisch abgemeldet wird. Dies schränkt eine unautorisierte Benutzung von OWA ein. Bei der Option Dies ist ein öffentlicher oder freigegebener Computer wird der Benutzer nach einer Inaktivität von 15 Minuten abgemeldet, bei Dies ist ein privater Computer erst nach 24 Stunden. Wenn Sie also auf einem anderem PC als Ihrem Arbeitsplatz-PC OWA verwenden, empfiehlt sich die Option Dies ist ein öffentlicher oder freigegebener Computer.

Anmeldefenster Outlook Web App

 

Voraussetzungen 

  • gültiger Exchange Server Account
  • verwendbare Browser: Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome

 

Eingesetzte Authentifizierungen

Authentifizierung via  SSL

Zur Absicherung Ihrer Daten sollte der verwendete Browser eine Verbindung via https:// ermöglichen. Ein Browser mit 128-bit Verschlüsselung ist nicht vorgeschrieben, wird vom ZID aber empfohlen.


 

Erstellung einer automatischen Antwort (Urlaubsfunktion / Vacation / Abwesenheitsnotiz)

Wählen Sie unter "Optionen" "Automatische Antworten festlegen" aus.

OWA Optionen

 

 

Sie gelangen zu folgender Seite:

OWA Abwesenheit Startbild1

 

Wählen Sie die Option "Automatische Antworten senden" aus. Hier können Sie einen Zeitraum auswählen, während der die Abwesenheitsmeldung gesendet werden soll und den zu sendenden Text erstellen.

OWA Abwesenheit intern 2

 

Wenn die automatische Antwort auch an externe Mailadressen gesendet werden soll, wählen Sie bitte die Option "Automatische Antworten an Absender außerhalb meiner Organisation senden".
Hier können Sie auswählen, ob der Text nur an Personen in Ihrer Kontaktliste oder an alle externen Absender geschickt werden soll.

OWA Abwesenheit extern

Schließen Sie die Erstellung der automatischen Antwort (intern und/oder extern) mit "Speichern" ab.


 

Erstellung einer automatischen Mail-Umleitung (Forward)

Wählen Sie unter "Optionen" "Posteingangsregel erstellen" aus.

OWA Optionen

 

Sie gelangen zu unten abgebildeter Seite. Wählen Sie hier die Option "Neu".

OWA Posteingangsregeln

 

Es erscheint das Dialogfeld "Neue Posteingangsregel". Wählen Sie hier bei "Wenn die Nachricht eintrifft und:" im Dropdownmenü die Option "[Auf alle Nachrichten anwenden]". 

OWA Posteingangregeln Auswahl 1

 

Wählen Sie beim Punkt "Gehen Sie folgendermaßen vor" die Option "Nachricht umleiten an..." Es öffnet sich ein weiteres Dialogfeld, in dem Sie die Weiterleitungsadresse(n) eintragen können (s.u.)
Sollte sich das Dialogfeld nicht automatisch öffnen, klicken Sie bitte auf "*Personen auswählen..."

OWA Posteingangregeln Auswahl 2

 

Sie können im Feld "An:" entweder Adressen aus der Adressliste eintragen oder eine beliebige selbstgewählte Adresse eintragen (als Beispiel ist hier die fiktive Adresse test @chello.at angegeben).
Beenden Sie die Eingabe mit "OK".

OWA Posteingangregeln Weiterleitungsadresse

 

Nach Bestätigen der Mailweiterleitungsadresse(n) ist die Einrichtung abgeschlossen. Beenden Sie die Erstellung der Regel mit "Speichern".

OWA Posteingangsregeln fertig 

 


 

Mailfilterregeln

Mit Mailfilterregeln können abhängig von verschiedenen Kriterien (wie z.B. Absender, Stichwörter im Betreff, Adressat etc.) bestimmte Aktionen (wie z.B. Ablegen in einem Ordner, Um- oder Weiterleiten etc.) ausgelöst werden.

Zur Definition von Regeln aktivieren Sie bitte bei der Ansicht der Posteingangsregel den Punkt "Weitere Optionen...", damit stehen Ihnen die unten beschriebenen Möglichkeiten (und viele mehr) zur Verfügung.

OWA Posteingangsregeln Umleitung Übersicht

 

Ausgewählte Mailfilterregeln:

  1. Bei der Mailregel "Nachricht umleiten an" können mehrere Aktionen ausgewählt werden: die Aktion "umleiten" bedeutet, dass der originale Absender erhalten bleibt (bounce), die Aktion "weiterleiten", dass als Absender der aktuelle Mailaccount eingefügt wird (forward).

    OWA Posteingangsregeln Umleitung Optionen

  2. Um- oder weitergeleitete Mails werden per Voreinstellung auch an den eigenen Posteingang zugestellt. Um das zu unterbinden, erstellen Sie bei der Mailweiterleitungsregel eine zusätzliche Aktion "Aktion hinzufügen" + "und..." + "Nachricht löschen" erstellen. Die Anzeige in der Hauptansicht der Posteingangsregeln ("löschen" erscheint vor "umleiten") is irreführend, die Nachricht wird tatsächlich weitergeleitet.

    OWA Posteingangsregeln Umleitung weitere Aktion

    OWA Posteingangsregeln Umleitung Nachrichten löschen

  3. Mails, die direkt innerhalb des Exchange-Servers zugestellt wurden, haben in der Absenderadresse nicht die Zeichenkette uibk.ac.at, sondern /o=uibk. Um also alle Mails, die ihren Ursprung an unserer Universität haben, zu filtern, ist folgende Regel zu erstellen:

    "Wenn die Nachricht eintrifft und" + "enthält diese Wörter" + "in der Absenderadresse..."
    uibk.ac.at (grüne "+"-Schaltfläche verwenden)
    oder
    /o=uibk (eingeben, grün "+", dann OK)

  4. Mit Aktion ("Gehen Sie folgendermaßen vor") und allfälligen Ausnahmen fortsetzen. Nach Erstellen der Regel mit "Speichern" abschließen und die Regel testen.

 

Anzeigen der Quota am Exchange-Server

Zum Anzeigen der Quota (verbrauchte Quota und verbleibende Quota) führen Sie die Maus zur Anzeige Ihres Namens bzw. der Benutzerkennung links in der Navigation (nicht anklicken!). Die verbrauchte Quota wird angezeigt. Im Beispiel unten sind 73,08 MB belegt von 3 GB Quota.

OWA Quota anzeigen