Outlook Web App (OWA)

 


Allgemeine Informationen

Mit Outlook Web App (OWA) können Sie sich mittels eines Browsers am Exchange-Server anmelden. Sie benötigen kein installiertes Mailprogramm zur Nutzung der Mail-, Kalender-, Aufgaben- und Notizfunktionen des Exchangeservers.

Voraussetzungen 

  • gültiger Account am Exchange Server (nur Bedienstete)
  • verwendbare Browser: Microsoft Edge, Firefox, Safari, Chrome, Internet Explorer

Eingesetzte Authentifizierungen

Authentifizierung via  SSL

Zur Absicherung Ihrer Daten sollte der verwendete Browser eine Verbindung via https:// ermöglichen. Ein Browser mit 128-bit Verschlüsselung ist nicht vorgeschrieben, wird vom ZID aber empfohlen.

 


 Anmeldung an Outlook Web App

Outlook Web App (OWA) ist über den Link https://exchange.uibk.ac.at/ zu erreichen. Hier werden Sie nach Benutzernamen und Kennwort (Passwort) gefragt.
Hinweis: den Benutzernamen können Sie Ihrer Benutzungsbewilligung für den Account entnehmen. Es handelt sich nicht um die Mailadresse.

OWA Anmeldefenster

Aufrufen der Optionen

Die Optionen können Sie am "Band" rechts auf der oben aufrufen:

OWA Leiste rechts oben

 

Wählen Sie hier das Zahnrad und wechseln Sie zu "Optionen".

OWA Optionen aufrufen 3

Erstellung einer automatischen Antwort (Urlaubsfunktion / Vacation / Abwesenheitsnotiz)

Klicken Sie auf das Zahnrad und wählen Sie die Schnellfunktion "Automatische Antworten" aus. Sie finden diese Funktion auch unter "Optionen".

OWA Automatische Antworten aufrufen

 

Sie gelangen zu folgender Seite.

Wählen Sie die Option "Automatische Antworten senden" aus. Hier können Sie einen Zeitraum auswählen, während der die Abwesenheitsmeldung gesendet werden soll und den zu sendenden Text erstellen.

OWA Abwesenheitsmeldung

 


Wenn die automatische Antwort auch an externe Mailadressen gesendet werden soll, wählen Sie bitte die Option "Automatische Antworten an Absender außerhalb meiner Organisation senden".
Hier können Sie auswählen, ob der Text nur an Personen in Ihrer Kontaktliste oder an alle externen Absender geschickt werden soll.

OWA Abwesenheitsmeldung 2

 

Schließen Sie die Erstellung der automatischen Antwort (intern und/oder extern) mit "Speichern" ab.

Kurzanleitung:

  1. Klicken Sie auf das Zahnrad und wählen Sie die Schnellfunktion "Automatische Antworten" aus. Sie finden diese Funktion auch unter "Optionen".
  2. Wählen Sie die Option "Automatische Antworten senden" aus. Hier können Sie einen Zeitraum auswählen, während der die Abwesenheitsmeldung gesendet werden soll und den zu sendenden Text erstellen.

  3. Wenn die automatische Antwort auch an externe Mailadressen gesendet werden soll, wählen Sie bitte die Option "Automatische Antworten an Absender außerhalb meiner Organisation senden".
    Hier können Sie auswählen, ob der Text nur an Personen in Ihrer Kontaktliste oder an alle externen Absender geschickt werden soll.

  4. Schließen Sie die Erstellung der automatischen Antwort (intern und/oder extern) mit "Speichern" ab.

 


 

Erstellung einer automatischen Mail-Umleitung (Forward)

Wählen Sie unter "Optionen" "Posteingangs- und Aufräumregeln" aus. Für die Erstellung einer neuen Regel klicken Sie auf "+".

OWA Posteingangsregel 1

 

Geben Sie der Regel einen Namen wie z.B. Weiterleitung an ...

Dann wählen Sie im Dropdownfeld unter "Wenn die Nachricht eintrifft und all diesen Bedingungen entspricht" die Auswahlmöglichkeit [Auf alle Nachrichten anwenden] . Damit werden alle eingehenden Nachrichten an die gewünschte(n) Adresse(n) weitergeleitet.

OWA Posteingangsregel 2

 

Wählen Sie bei "Alle folgenden Aktionen ausführen" die Optionen "Weiterleiten, umleiten oder senden" und "Nachricht umleiten an..."

OWA Posteingangsregel 3

 

Im folgenden Feld können Sie entweder eine oder mehrere beliebige Mailadresse(n) im Textfeld neben "Nachricht umleiten an..." eingeben oder aus den Kontakten und Verzeichnissen auswählen. In zweiten Fall klicken Sie bitte auf "Verzeichnis durchsuchen"

OWA Posteingangsregel 4

 

Nach der Eingabe oder Auswahl der gewünschten Mailadresse(n) klicken Sie auf "Speichern".

OWA Posteingangsregel 5

 

 

Klicken Sie anschließend auf "Aktion hinzufügen".

OWA Posteingangsregel 6

 

Wählen Sie im Dropdown-Menü den Punkt "Verschieben, kopieren oder löschen" und die Option "Nachricht löschen". Damit verhindern Sie, dass die Quota Ihrer Mailbox den vorgegebenen Speicherplatz überschreitet.

Posteingangsregel 6_1

 

Schließen Sie die Erstellung der Posteingangsregel mit "OK" ab. Damit ist die Mailweiterleitung aktiviert.

OWA Posteingangsregel 7


Kurzanleitung:

  1. Wählen Sie unter "Optionen" "Posteingangs- und Aufräumregeln" aus. Für die Erstellung einer neuen Regel klicken Sie auf "+".
  2. Geben Sie der Regel einen Namen wie z.B. Weiterleitung an ...

    Dann wählen Sie im Dropdownfeld unter "Wenn die Nachricht eintrifft und all diesen Bedingungen entspricht" die Auswahlmöglichkeit [Auf alle Nachrichten anwenden] . Damit werden alle eingehenden Nachrichten an die gewünschte(n) Adresse(n) weitergeleitet.

  3. Wählen Sie bei "Alle folgenden Aktionen ausführen" die Optionen "Weiterleiten, umleiten oder senden" und "Nachricht umleiten an..."

  4. Im folgenden Feld können Sie entweder eine oder mehrere beliebige Mailadresse(n) eingeben oder aus den Kontakten und Verzeichnissen auswählen.

  5. Klicken Sie auf "Speichern".

  6. Klicken Sie anschließend auf "Aktion hinzufügen".

  7. Wählen Sie im Dropdown-Menü den Punkt "Verschieben, kopieren oder löschen" und die Option "Nachricht löschen". Damit verhindern Sie, dass die Quota Ihrer Mailbox den vorgegebenen Speicherplatz überschreitet.

  8. Schließen Sie die Erstellung der Posteingangsregel mit "OK" ab. Damit ist die Mailweiterleitung aktiviert.


 

Anzeigen der Quota am Exchange-Server

Sie können die Quota (verbrauchte Quota und verbleibende Quota) unter "Optionen" "Allgemein" "Mein Konto" "Postfachverwendung" abfragen. Im Beispiel unten sind 691,90 KB belegt von 3 GB Quota (Standardquota).

OWA Quota



 

Unterhaltungen ein- und ausblenden

Mails werden in Outlook Web App standardmäßig in "Unterhaltungen" angezeigt. Eine Unterhaltung umfasst alle Nachrichten (gesendete und empfangene) im gleichen "Thread" mit der gleichen Betreffzeile.

Vorteile der Unterhaltungs-Ansicht:

  • Sie sehen auf einen Blick, ob eine Nachricht beantwortet wurde, da die gesendeten Nachrichten in der Unterhaltung miteinbezogen werden
  • Nachrichten einer Unterhaltung erscheinen gebündelt an einer Stelle

Nachteile der Unterhaltungs-Ansicht:

  • Die Ansicht ist ungewohnt
  • Die Ansicht ist nicht hilfreich, wenn man die Mails nach Datum geordnet haben möchte

Zum Aus- bzw. Einblenden der Unterhaltungen klicken Sie bitte im jeweiligen Mailordner auf "Filter". Wählen Sie unter "Anzeigen als" die gewünschte Option: "Nachrichten" für die Anzeige aller Nachrichten untereinander oder "Unterhaltungen" für die gebündelte Anzeige. 

OWA Unterhaltungen deaktivieren

 


 

Verwenden der Lightversion von OWA (vereinfachte Ansicht)

Outlook Web App bietet auch eine vereinfachte Oberfläche an. Diese aktivieren Sie über Optionen. Unter "Allgemein" rufen Sie den Punkt "Light-Version" und klicken "Outlook Light verwenden" an. Ab der nächsten Anmeldung wird die Light-Version verwendet, die allerdings nicht alle Funktionen der Vollversion enthält.

OWA Lightversion

Weitere Informationen zu den (eingeschränkten) Funktionen der Light-Version finden Sie hier:

https://support.microsoft.com/de-de/office/outlook-web-app-light-e-mail-582a8fdc-152c-4b61-85fa-ba5ddf07050b?ui=de-de&rs=de-de&ad=de

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