Konfiguration von Stellvertretungen unter Outlook 2003 und Exchange 2003


Allgemeines

Unter Stellvertretung versteht man, das z.B. User A e-Mails im Auftrag von User B sendet.

 

Arten der Stellvertretung

1. Variante ("send on behalf")

In Outlook unter Extras:Optionen:Stellvertretungen kann einem Benutzer erlaubt werden, eine Stellvertretung zu übernehmen. Die Stellvertretung kann auch auf alle anderen Outlook Ordner (Kalender, Aufgaben, Kontakte,...) ausgedehnt werden und entsprechende Berechtigungen (z.B.: nur lesen von Mails des Stellvertretenden aber kein Senden von Mails in dessen Namen,...) können vergeben werden. Diese Einstellungen kann jeder Benutzer selbts für seine Stellvertretung festlegen.

Diese Variante der Stellvertretung muss auch für die Outlook-Ordner-Freigabe verwendet werden, wenn der Ordner für einen Apple Entourage Benutzer eingerichtet wird!

 

Beispiel:

Benutzer A beauftragt Benutzer B mit der Stellvertretung bezüglich e-Mail (d.h.: B vertritt A). Nun ist es für Benutzer B möglich e-Mails im Auftrag von A zu versenden. Zuerst aktiviert Benutzer B beim Erstellen einer neuen e-Mail das Adressfeld Von... unter Ansicht:"Von"-Feld. Nun kann Benutzer B e-Mails im Auftrag von Benutzer A versenden, indem er die Mailadresse von Benutzer A in das Von-Feld einträgt. In der Absender-Mailadresse scheint nun der Text auf "Benutzer B im Auftrag von Benutzer A". Eine Ausgangskopie einer derartigen Mail wird im Gesendete Ojekte Ordner von Benutzer B abgelegt. Antworten auf solche e-Mails werden an Benutzer A gesendet.

 

2. Variante ("send as")

Hier werden Benutzer B bereits am Exchange Server die entsprechenden Berechtigungen für das Konto von Benutzer A gegeben. Diese Einstellungen sind nur vom Server Administrator durchzuführen. Der wesentliche Unterschied zur Variante 1 besteht darin, daß bei gesendeten e-Mails, welche Benutzer B im Auftrag von Benutzer A sendet, in der Absender-Mailadresse nicht "Benutzer B im Auftrag von Benutzer A" aufscheint, sondern lediglich Benutzer A. Benutzer B kann also, für dritte nicht erkennbar, e-Mails als Benutzer A senden. Ausgangskopien derartiger Mails landen im Gesendete Objekte Ordner von Benutzer B.

 

Probleme mit gesendeten e-Mails

Wenn Stellvertretungen verwendet werden, landen alle Ausgangskopien von e-Mails im Gesendete Objekte Ordner des Stellvertreters. Wenn nun gewünscht wird, daß diese Mails im Gesendete Objekte Ordner des Stellvertretenen abgelegt werden, sind einige Konfigurationen in Outlook notwendig.

 

  • Erteilung der Stellvertretung (Outlook, Extras:Optionen:Stellvertretungen)
  • Anlegen einer neuen Kategorie mit Namen "im Auftrag"
    Neue E-Mail-Nachricht:Optionen:Kategorien:...:zur Liste hinzufügen
  • Erstellen eines Neue E-Mail-Nachricht Formulars welches immer zur Kategorie "im Auftrag" zugeordnet ist
    Neue E-Mail-Nachricht:Optionen: "im Auftrag" auswählen, anschließend unter Extras:Formulare:Formular veröffentlichen unter die Bibliothek für persönliche Formulare auswählen und den Namen auf "im Auftrag" festlegen. Nun kann das Formular geschlossen werden, den Hinweis zum Speichern bestätigt man mit Nein.
  • Erstellen einer Mail-Regel
    Beim Senden vom e-Mails mit Zuordnung zur Kategorie "im Auftrag" solle eine Kopie in den Gesendete Objekte Ordner des Stellvertretenen erstellt werden.
  • Berechtigung des Stellvertreters am Konto des Stellvertretenen setzen. Lesen auf Postfach, Stufe 4 auf Gesendete Objekte.
  • Einblenden des Kontos des Stelvertretenen in der Outlookkonfiguration des Stellvertreters
  • Einblenden des Von-Felds in der Outlookkonfiguration des Stellvertreters
    Neue E-Mail-Nachricht:Ansicht:"Von"-Feld
  • Verwenden des neuen Formulars
    Pull-Down-Menu von Neu:Formular auswählen:im Auftrag