Datenschutzinformation für Veranstaltungs- und Kongressmanagement

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Datenverarbeitung im Rahmen des Veranstaltungs- und Kongressmanagement

Zweck

Der Zweck dieser Datenverarbeitung besteht in der Organisation von Veranstaltungen,
insbesondere von wissenschaftlichen Konferenzen, Tagungen, Workshops und Kongressen.
Im Rahmen einer wissenschaftlichen Veranstaltung werden unter anderem folgende
Tätigkeiten durchgeführt:

  • Anmeldung, Verwaltung, Korrespondenz
  • Online-Einreichen von Beiträgen (Call for Papers)
  • Zuordnen von Beiträgen durch das Programmkomitee
  • Unterstützung der Sitzung des Programmausschusses
  • Online Eingabe der Gutachten
  • Benachrichtigung der AutorInnen über die Ergebnisse der Gutachten
  • einfache Zahlungsüberprüfung
  • Frontdesk-Funktionalität für die Verwendung am Ort der Konferenz (Registrierung)

Verarbeitete Daten

Um an einer wissenschaftlichen Veranstaltung teilnehmen zu können, ist zunächst eine Anmeldung notwendig. Bei der Anmeldung ist ersichtlich, welche pb Daten verarbeitet werden. Alle anderen Angaben basieren auf freiwilliger Basis und werden von uns herangezogen, um die Servicequalität für Sie im Rahmen der Organisation weiter zu verbessern. Handelt es sich um eine kostenpflichtige Veranstaltung, so werden ebenfalls Zahlungsdaten verarbeitet.

Im Falle des Einsatzes von online Formularen bzw. Software zur Organisation von Konferenzen finden Sie nähere Informationen zu den verarbeiteten Daten in der Übersicht der Anwendungen   .

Rechtsgrundlage

Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer pb Daten im Rahmen unserer Angebote ist die Vertragsanbahnung bzw. -erfüllung (Art 6 Abs 1 lit. b DSGVO). Unsere Dienstleistungen beruhen hierbei entweder auf einem entgeltlichen oder unentgeltlichen Vertragsverhältnis.

Als weitere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dient Art 6 Abs 1 lit. e DSGVO iVm § 3 UG 2002. Die Verarbeitung ist also erforderlich für die Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt und uns durch den Gesetzgeber übertragen wurde, insbesondere die Heranbildung und Förderung des wissenschaftlichen und künstlerischen Nachwuchses (Z 4), die Weiterbildung, insbesondere der Absolvent*innen von Universitäten und von Pädagog*innen (Z 5), die Koordinierung der wissenschaftlichen Forschung und Lehre innerhalb der Universität (Z 6), die Unterstützung der nationalen und internationalen Zusammenarbeit im Bereich der wissenschaftlichen Forschung und Lehre sowie der Kunst (Z 7), sowie die Unterstützung der Nutzung und Umsetzung ihrer Forschungsergebnisse in der Praxis und Unterstützung der gesellschaftlichen Einbindung von Ergebnissen der Entwicklung und Erschließung der Künste (Z 8).

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, der von Ihnen freiwillig eingegebenen Daten, bildet unser berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit. f DSGVO). Das berechtigte Interesse liegt darin, die Servicequalität für Sie im Rahmen der Organisation weiter zu verbessern.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang den Hinweis zum Widerspruchsrecht    auf der Hauptseite.

Empfänger*innen

Ihre pb Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergeleitet. Es kann sein, dass es im Rahmen der angebotenen Dienstleistung bzw. Veranstaltung aus organisatorischen Gründen notwendig ist bestimmte pb Daten z.B. an Mitveranstalter*innen, Gutachter*innen, Geschäftspartner*innen und Dienstleister*innen weiterzuleiten. Dazu zählen insbesondere

  • Zahlungsprovider für die Abwicklung des Zahlungsvorgangs
  • Druckereien und Versandpartner*innen im Zuge von Erstellung und Versand von Publikationen
  • Tickethändler*innen zur Abwicklung des Kartenverkaufs
  • Softwaredienstleister*innen

Nähere Informationen zu den konkreten Dienstleister*innen und damit zusammenhängenden Datenverarbeitungen finden Sie in der Übersicht der Anwendungen   .

Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur solange gespeichert, wie es für die Zweckerfüllung erforderlich ist. Sofern es sich um steuerrechtlich relevante Daten handelt, beträgt die Aufbewahrungsfrist zumindest sieben (7) Jahre (siehe § 132 Abs 1 BAO). Weiterführende Aufbewahrungsfristen können sich aus gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder zum Zweck der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen ergeben.

Nähere Informationen diesbezüglich finden Sie in der Datenverarbeitung Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen   .

Bewerbung und Marketing zu Veranstaltungen

Zweck

Der Zweck dieser Datenverarbeitung besteht darin, über interessante, themenbezogene (nicht)wissenschaftliche News bzw. Veranstaltungen zu informieren sowie Einladungen zu unseren Veranstaltungen zu versenden. 

Verarbeitete Daten

Um diesen Service für Sie gewährleisten zu können, werden insbesondere folgende pb Daten verarbeitet:

Ihre Namen und Kontaktdaten für die postalische Versendung bzw. Ihre E-Mail-Adresse für die elektronische Versendung von Informationen bzw. Einladungen.

Es besteht für Sie grundsätzlich keine Verpflichtung, diese Daten bereitzustellen. Ohne die Bereitstellung Ihrer Daten können wir Sie nicht über themenbezogene News informieren bzw. zu interessanten Veranstaltungen einladen.

Rechtsgrundlage

Elektronische Zusendung

Die Rechtsgrundlage für die elektronische Zusendung im Rahmen unserer Angebote ist Ihre Einwilligung gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO iVm § 174 Abs 3 TKG 2021.

Ihre Namen und Kontaktdaten bzw. Ihre E-Mail-Adressen, die uns im Zuge eines bestehenden Vertragsverhältnisses mit Ihnen bekannt sind, werden von uns ebenfalls dazu verwendet, Ihnen aktuelle News bzw. Einladungen zu Veranstaltungen zuzusenden. Sie werden jedoch sowohl bei der Erhebung des Namens und der Kontaktdaten bzw. der E-MailAdresse als auch bei jeder weiteren Zusendung klar und deutlich die Möglichkeit haben, kostenfrei und problemlos die Zusendung abzulehnen. In diesem Fall bildet die Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse, Sie über die unter „Zweck“ genannten Informationen auf dem Laufenden zu halten - in Verbindung mit der Ausnahme für Geschäftsbeziehungen gemäß § 174 Abs 4 TKG 2021.

Postalische Zusendung

Die Rechtsgrundlage für die postalische Zusendung im Rahmen unserer Angebote ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit. f DSGVO.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang den Hinweis zum Widerspruchsrecht    auf der Hauptseite.

Empfänger*innen

Ihre pb Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergeleitet.

Speicherdauer

Die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten für den obigen Zweck erfolgt nach Ihrer Ablehnung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Live-Streaming von Veranstaltungen und Webkonferenzen

Zweck

Der Zweck der Datenverarbeitung besteht darin, Live-Übertragung von Veranstaltungen und/oder Abhaltung von Onlinemeetings (wie z.B. Webinare, Konferenzen, Besprechungen usw.) sowie ggf. deren Aufzeichnung zu ermöglichen.

Verarbeitete Daten

Im Rahmen der oben beschriebenen Zwecke können naturgemäß verschiedene personenbezogene Daten verarbeitet werden. Bei Live-Veranstaltungen werden in der Regel nur personenbezogene Daten der Präsentierenden (Bild und Stimme) übertragen bzw. aufgezeichnet.

Bei Onlinemeetings können alle Teilnehmer*innen die gegenseitig zur Verfügung gestellten Inhalte (wie Bild, Stimme, Nachrichten, Kommentare, Beiträge usw.) sehen bzw. hören. 

Grundsätzlich erfolgt keine Aufzeichnung von Onlinemeetings. Ist eine Aufzeichnung beabsichtigt, wird Sie die Veranstaltungsorganisation über die Aufzeichnung sowie die näheren Details darüber informieren. Eine Aufzeichnung von Onlinemeetings ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben und Sie sind auch nicht verpflichtet, einer Aufzeichnung zuzustimmen.

Nähere Informationen zur technischen Datenverarbeitung finden Sie in der Übersicht der Anwendungen    oder diese werden Ihnen von der Veranstaltungsorganisation zur Verfügung gestellt. 

Rechtsgrundlage

Das Live-Streaming von Veranstaltungen bzw. die Abhaltung von Onlinemeetings basiert, soweit es sich um eine Veranstaltung im nichtöffentlichen Bereich handelt, auf unserem berechtigten Interesse (Art 6 Abs 1 lit. f DSGVO), die Veranstaltung möglichst vielen Personen zugänglich zu machen bzw. die Arbeitsabläufe/-prozesse und die Kommunikation zu optimieren. 

Sofern es sich um eine Veranstaltung im öffentlichen Bereich handelt, basiert die Verarbeitung auf Art 6 Abs 1 lit e DSGVO iVm §§ 2 und 3 UG, und zwar der Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt. Insbesondere soll die Erschließung neuer Zugänge bzw. Methoden im Rahmen der Digitalisierung - unter besonderer Berücksichtigung des Grundsatzes der Wissenschafts- und Lehrfreiheit - die Entwicklung und die Freiheit der Wissenschaft und Lehre sichern bzw. vorantreiben und somit einer Vielzahl von Personen den bestmöglichen Zugang zur Wissenschaft und Lehre bieten.

Die Verarbeitung ist notwendig, um Personen bzw. der Öffentlichkeit insbesondere in Krisenzeiten eine Teilnahme von anderen Standorten aus zu ermöglichen und damit den öffentlichen Aufgaben der Universität bestmöglich nachkommen zu können.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang den Hinweis zum Widerspruchsrecht    auf der Hauptseite.

Die Aufzeichnung von Onlinemeetings erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit bei der Veranstaltungsorganisation widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Weder die Nicht-Abgabe noch der Widerruf einer Einwilligung hat nachteilige Folgen für Sie. 

Empfänger*innen

Für die beschriebenen Zwecke können unterschiedliche Softwareanbieter*innen zum Einsatz kommen. Diese sind in der Regel Auftragsverarbeiter*innen. Nähere Informationen diesbezüglich finden Sie in der Übersicht der Anwendungen    oder diese werden Ihnen von der Veranstaltungsorganisation zur Verfügung gestellt.

Speicherdauer

Nähere Informationen finden Sie in der Übersicht der Anwendungen    oder diese werden Ihnen von der Veranstaltungsorganisation zur Verfügung gestellt.

Drittlandübermittlung

Nähere Informationen finden Sie in der Übersicht der Anwendungen    oder diese werden Ihnen von der Veranstaltungsorganisation zur Verfügung gestellt.

Foto und Videoaufnahmen im Rahmen von Veranstaltungen

Zweck

Im Rahmen von Veranstaltung können zum Zwecke der Dokumentation Fotos und Videos angefertigt werden. Es geht uns dabei nicht darum, einzelne Personen zu identifizieren, sondern rein um die Dokumentation der Veranstaltung. Zu Zwecken der Dokumentation werden die angefertigten Fotos/Videos gegebenenfalls auch in Printprodukten und im Internet (insbesondere auf unsere Homepage, Youtube, Facebook) veröffentlicht. In bestimmten Fällen werden sie auch an die Presse zur Veröffentlichung weitergegeben.

Rechtsgrundlage

Die Daten aus Foto- und Videoaufnahmen bei Veranstaltungen (sowohl die Anfertigung als auch die Veröffentlichung der Fotos/Videos) basiert, soweit es sich um eine Veranstaltung im nichtöffentlichen Bereich handelt, auf unserem berechtigten Interesse, die Veranstaltung zu dokumentieren (Art 6 Abs 1 lit. f DSGVO). 

Sofern es sich um eine Veranstaltung im öffentlichen Bereich handelt, basiert die Verarbeitung auf Art 6 Abs 1 lit e DSGVO iVm § 3 Z 11 UG, und zwar dem öffentlichkeitswirksamen Handeln der Universität Innsbruck. Nicht zuletzt aufgrund der Öffentlichkeitswirksamkeit der Universität Innsbruck ist es für uns notwendig unsere Aktivitäten zu dokumentieren. 

Es besteht für Sie grundsätzlich keine Verpflichtung, sich fotografieren bzw. aufnehmen zu lassen. Sollten Sie mit der Aufnahme bzw. Veröffentlichung nicht einverstanden sein, teilen Sie dies bitte gleich dem Fotografen mit oder kontaktieren Sie die Veranstaltungsorganisation.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang den Hinweis zum Widerspruchsrecht    auf der Hauptseite.

Speicherdauer

Fotos/Videos werden solange gespeichert, solange sie für den Zweck notwendig sind. Fotos/Videos werden grundsätzlich sofort gelöscht, wenn sie für die oben genannten Zwecke nicht geeignet sind oder im Falle eines Widerspruchs durch betroffene Personen.

Ihre Rechte, Kontaktdaten, Datenschutzbeauftragter

Nähere Informationen dazu finden Sie auf der Hauptseite   .

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