Allgemeines zum VoIP-Telefonsystem

Einleitung

Die Voice over IP (VoIP) Telefonanlage ist das neue zentrale Telefonsystem der Universität Innsbruck. Es wird seit Sommer 2011 im Produktionsbetrieb eingesetzt. Über einen Zeitraum von mehreren Jahren werden alle Organisationseinheiten der Universität Innsbruck schrittweise umgestellt, wobei notwendige Umstellungen im Rahmen von Infrastrukturprojekten (zum Beispiel Chemie, Bauingenieure, Architektur) bevorzugt behandelt werden.

Bei dieser Umstellung erfolgt auch ein Wechsel auf fünfstellige Telefonnummern, wobei die alten vierstelligen Telefonnummern zusätzlich über 2 Jahre (als "Aliase") gültig bleiben.

Die neue Telefonanlage bietet eine Reihe umfangreicher Vorteile gegenüber dem bisherigen Telefonsystem. Einige Beispiele dafür sind:

  • Durch Verwendung von Profilen und Zeitsteuerungen können die Benutzer selbst flexibel entscheiden, was mit einem eingehenden Anruf geschehen soll: Ob das Bürotelefon läuten soll oder doch besser das Diensthandy - oder vielleicht beide (gleichzeitig oder zeitversetzt). Oder ob der Anruf in eine Voicemailbox oder zu einer Kollegin umgeleitet werden soll. Zeitsteuerungen ermöglichen Aktionen abhängig  abhängig von Zeit, Datum, Wochentag etc.
  • Benutzergruppen können selbständig und flexibel Pickup Gruppen erstellen, über Mitarbeiterinnen einfach die Anrufe von Kolleginnen entgegennehmen können.
  • Jedem Benutzer stehen bis zu 9 Voicemailboxen integriert in das Profil- und Zeitsteuerungskonzept zur Verfügung. So können beispielsweise bequem im Voraus Voicemailboxen für Feiertage erstellt und aktiviert werden.
  • Alle Funktionen werden über eine Weboberfläche verwaltet. Eine vergessene Umleitung kann auch einmal von zu Hause aus gesetzt werden - oder die Berechtigung dafür anderen Bediensteten übertragen werden.
  • Es müssen nicht mehr bei jedem Anruf PIN Codes eingegeben werden - außer Sie wollen das explizit. 
  • Die neue Telefonanlage bietet eine Reihe von Möglichkeiten zur Integration mit EDV-Systemen:
    • Es ist möglich, aus Outlook heraus einen Anruf am Telefon zu starten.
    • Ihre Exchange Kontakte können am Telefon verwendet werden.
    • In Ihrem Browser werden Telefonnummern automatisch als solche erkannt, mit einem Klick kann ein Anruf am Telefon initiiert werden (zur Zeit nur Firefox).
    • Jede innerhalb des Datennetzes der Universität Innsbruck verwendete Webanwendung kann so erweitert werden, dass der Klick von Telefonnummern (zum Beispiel bei Adressbüchern) zu einem Anruf am Telefon führt - unabhängig vom verwendeten Browser.
    • Es können "Software Phones" verwendet werden. In Kombination mit VPN ist dies von beliebigen Orten aus möglich.

Konzept

Allen Funktionen ist gemeinsam, dass sie auf einer zentralen Änderung des Konzeptes der Telefonnummern beruhen: Telefonnummern gehören nicht mehr zu einem Telefon, sondern zu einer Person. Wenn Sie Ihr Büro wechseln (ob permanent oder nur für ein paar Stunden) können Sie sich an einem anderen Telefon anmelden (bei Bedarf auch zusätzlich). Sie haben damit nicht nur Ihre Telefonnummer mitgenommen, sondern auch Ihre Telefoneinstellungen.

Die Beziehung zwischen Telefon und Telefonnummer ist keine 1:1 Beziehung mehr. Sie können mit einer Telefonnummer an verschiedenen Telefonen gleichzeitig angemeldet und damit erreichbar sein. An einem Telefon wiederum können gleichzeitig mehrere Personen angemeldet sein.

Speziell in Kombination mit den Profilen, Zeitsteuerungen und Pickup-Gruppen ergibt sich daraus ein Konzept, das extrem flexibel ist und nahezu beliebige Szenarien ermöglicht.

In dem Konzept sind die Telefone zu "dummen" Endgeräten "degradiert", die dazu dienen, Ihre zentralen Einstellungen abzubilden. Jede Änderung wird zentral vorgenommen und dann an Ihr Telefon geschickt. Die Konsequenz ist, dass Sie sich an einem beliebigen Telefon anmelden können und sofort alle Ihre Einstellungen zur Verfügung haben.

Aus Sicht des ZID ergibt sich daraus vor allem auch ein Vorteil bei der Wartbarkeit. Fast alle Aktionen kann ein Benutzer selbst vornehmen. Falls ein Benutzer einmal Hilfe braucht, können wir Sie auch zentral unterstützen. Aber für eine einfache Übersiedelung braucht es nicht zwingend eine Aktion eines ZID Mitarbeiters.

Überhaupt ist die Telefonanlage darauf ausgelegt, möglichst alle Aktionen zu automatisieren. Das reicht von der Konfiguration von Telefonen bis hin zur Einrichtung von Telefonnummern. Bis auf wenige initiale Eingaben sind alle Schritte automatisiert. Das soll uns helfen, Ihnen ein noch schnelleres und zuverlässigeres Service bieten zu können.

An- und Abmeldungen

Telefonnummern werden an Telefonen mit Hilfe des ihnen zugeordneten PIN Codes angemeldet. Wenn eine Telefonnummer an einem Telefon angemeldet ist, werden Anrufe für diese Telefonnummer (entsprechend den Profileinstellungen) an diesem Telefon entgegengenommen.

Es werden zwei Arten von Anmeldungen unterschieden, aktive und passive:
Pro Telefon gibt es eine aktive Anmeldung. Die aktiv angemeldete Telefonnummer wird für Anrufe von diesem Telefon aus verwendet. Passiv angemeldete Telefonnummern können hingegen nur angerufen werden, selbst aber keine Anrufe tätigen. Pro Telefon sind bis zu 5 passive Anmeldungen möglich.

Profile

Mit Profilen können Benutzer festlegen, wie eingehende Anrufe behandelt werden sollen. Damit wird das Anrufverhalten geändert: Es werden nicht nur jene Telefone angerufen, bei denen ein Benutzer (aktiv oder passiv) angemeldet ist, sondern es werden die im Profil festgelegten Aktionen gesetzt. Damit können insbesondere zusätzliche Telefonnummern angerufen oder Anrufe zu anderen Telefonnummern umgeleitet werden.

Zeitsteuerungen sind Anweisungen, zu welchen Zeiten ein Profil aktiv sein soll. Damit kann ein Profil einmalig oder wiederkehrend aktiviert werden. Zum Beispiel kann das Standardprofil auf die Voicemailbox umleiten, und nur während der Bürozeiten von 8 Uhr bis 17 Uhr läutet das Telefon.