Checkliste für die Erstellung des CFS

Die Innenrevision erstellt die Prüfbestätigungen (CFS = certificates on the financial statements) für EU-finanzierte Drittmittelprojekte (aktuell: Rahmenprogramme FP7 und H2020).

Ansprechpartner für Abrechnungsfragen ist das projekt.service.büro.

Die nachfolgende Checkliste resultiert aus häufiger auftretenden Fehlern, sie ist aber keine taxative Aufzählung. Sie soll Ihnen helfen, die Erstellung des CFS zu beschleunigen und damit unnötige Kosten zu vermeiden.

Bitte prüfen Sie vor dem Versenden der Abrechnungsunterlagen an das psb bzw. an die Innenrevision vor allem noch folgende Punkte:

 Time sheets

  1. Sind alle time sheets sowohl vom Bediensteten als auch vom Gegenzeichnenden unterfertigt?
  2. Liegen alle time sheets im Original vor?
  3. Sind die Einträge plausibel, insbesondere:
    1. Sind die Stundensummen rechnerisch richtig aufaddiert?
    2. Sind die Stundeneinträge an Tagen erfolgt, die wirklich existieren (also z. B. nicht am 31. Februar)?                                    c. Sind Stundeneinträge widerspruchfrei zu Abwesenheiten (z. B. wegen Erholungsurlaub und Krankenstand)?
  4. Sind die Datumsangaben der Unterfertigung plausibel (der Bestätigungsvermerk kann nicht vor dem letzten Arbeitstag des Monats, auf den sich das time sheet bezieht, gegeben werden)

 

Reisekosten

 Gibt es eine nach den Vorgaben der Universität Innsbruck (vgl. RGV) ausreichende Begründung für die Geltendmachung von Taxikosten?

  1. Sind die Nächtigungskosten innerhalb der Obergrenze der RGV? Für Inlandsreisen sind dies derzeit (Mai 2019) € 105,--. Für Auslandsreisen hängt der Betrag vom besuchten Land ab.
  2. Ist der Beginnort der Reise der Dienstort bzw. falls nicht, ist der Beginnort näher am Zielort als der Dienstort?
  3. Umfassen die geltend gemachten Reisekosten nur Strecken vom Dienstort an den Zielort (d. h. keine vom privaten Wohnort an den Dienstort)?
  4. Sind geltend gemachte Hotelkosten frei von nicht verrechnebaren Nebenkosten wie z. B. Minibarkonsumationen?
  5. Ist bei der Verbindung dienstlicher mit privaten Aufenthalten nachvollziehbar, dass daraus keine Merhkosten entstanden (z. B. im Hinblick auf die Rückreisekosten)?

 

 

Sonstige direkte Kosten

  1. Wurden für Beschaffungen Rahmenverträge genutzt bzw. Alternativofferte eingeholt und ist dies dokumentiert?

 

Belege allgemein

  1. Liegen Belege im Sinne von Rechnungen (nicht bloß Buchungsbestätigungen odgl.) vor?
  2. Ist aus den Belegen der Betrag ersichtlich?

 


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Wenn ja, bitte wenden Sie sich an:
Mag. iur. rer. oec. Martin Schneider, Kl. 9040, e-mail: martin.schneider@uibk.ac.at

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