Revisionsordnung
1. Grundsätzliches
Die Innenrevision hat die Aufgabe, unabhängige und objektive Prüfungs- und Beratungsdienstleistungen zu erbringen, welche darauf ausgerichtet sind, Mehrwerte zu schaffen und die Geschäftsprozesse zu verbessern.
Zu diesem Zweck prüft die Innenrevision die Ordnungsmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit, um Abweichungen von ordnungsgemäßen Vorgehensweisen und mögliche Schwachstellen in Abläufen und Prozessen aufzuzeigen und gegebenenfalls einen Vorschlag zu deren Beseitigung oder Vermeidung bzw. zur Optimierung zu unterbreiten.
Die Wahrnehmung dieser Aufgaben ist nachfolgend als „Prüfung“ umschrieben.
2. Weisungsbefugnis und Weisungsunterstellung
Die Innenrevision hat keine Weisungsbefugnis. Alle Entscheidungen auf Grund von Feststellungen der Innenrevision bleiben den Organen vorbehalten, die nach den geltenden Vorschriften, insbesondere nach den Bestimmungen des Universitätsgesetzes, des Organisationsplans und der Geschäftsordnung des Rektorats, dafür zuständig sind.
Durch die Tätigkeit der Innenrevision wird die Verantwortlichkeit der Entscheidungsträger/innen nicht berührt.
Die Innenrevision ist bei der Wahrnehmung ihrer Prüfungstätigkeit von Weisungen unabhängig. Dies gilt auch hinsichtlich der Festlegung des Prüfungsumfangs und der Berichtslegung, ausdrücklich aber nicht in Bezug auf die Kommunikation von Ergebnissen der Prüfungstätigkeit.
3. Verschwiegenheitsverpflichtung
Der Innenrevision zugeordnete Bedienstete sind bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben zur Verschwiegenheit gem. § 46 BDG bzw. § 5 VBG bzw. nach den diesbezüglichen Bestimmungen des Arbeitsrechts und des Kollektivvertrags bzw. im Rahmen von Betriebsvereinbarungen verpflichtet. Sollten Personen im Rahmen einer Prüfung tätig werden, auf die diese Vorschriften nicht ohnehin aus dem Gesetz oder aus dem Dienstvertrag heraus anwendbar sind, so sind ihnen die Verschwiegenheitsverpflichtungen vor Beginn ihrer Tätigkeit schriftlich zu überbinden.
4. Zuständigkeitsbereich
Die Zuständigkeit der Innenrevision umfasst die Universität Innsbruck und deren Beteiligungen sowie Rechtsträger, an deren Verwaltung Organe der Universität Innsbruck beteiligt sind (wie z. B. die Stiftung Jubiläumsfonds der Universität Innsbruck zur Förderung der Forschung und Lehre). Im Hinblick auf die Beteiligungen und Rechtsträger, an deren Verwaltung Organe der Universität Innsbruck beteiligt sind, gilt dies, soweit es der Universität Innsbruck möglich ist, eine Prüfung durch die Innenrevision zu erwirken.
5. Organisatorische Stellung
Die organisatorische Stellung der Innenrevision ergibt sich aus dem jeweils gültigen Organisationsplan in Verbindung mit der Geschäftsordnung des Rektorats.
6. Planung und Ankündigung der Tätigkeit der Innenrevision
Die Innenrevision wird im Regelfall auf Grund eines Programms tätig, das sich auf den Zeitraum eines Kalenderjahres bezieht und welches vom Rektor/von der Rektorin zu genehmigen ist.
Die Leiterin bzw. der oder die Leiter der Organisationseinheit/en, auf die sich die Tätigkeit der Innenrevision bezieht bzw. der bzw. denen das Prüfthema zuzuordnen ist, ist/sind spätestens einen Monat vor dem geplanten Beginn der Prüfungstätigkeit über die beabsichtigte Prüfung zu informieren. Ebenso ist bzw. sind der bzw. die Leiter/in/nen der der Organisationseinheit übergeordneten Einheiten über die geplante Prüfung zu informieren.
Eine nicht angekündigte Prüfung ist nur in Ausnahmefällen vorgesehen. Nicht angekündigte Prüfungen sind jedenfalls dann durchzuführen, wenn durch eine Ankündigung der Prüfungszweck bzw. ein wesentlicher Teil des Prüfungszwecks gefährdet würde.
7. Informationspflicht der Universitätsangehörigen
Die Universitätsangehörigen sind verpflichtet, der Innenrevision Auskünfte vollständig und wahrheitsgemäß zu erteilen.
8. Aufgabenschwerpunkte
Zu den Aufgaben der Innenrevision gehört die Wahrnehmung der in Punkt 1 beschriebenen Tätigkeit insbesondere in Bezug auf folgende Bereiche:
- Einhaltung der Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und Transparenz
- Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sowie der weiterhin auf das Rechnungswesen anzuwendenden Vorschriften
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und sonstiger für die Universität Innsbruck verbindlichen Vorschriften und vertraglichen Verpflichtungen
- Effizienz der Aufbau- und Ablauforganisation
- Einhaltung von definierten Prozessen und Abläufen sowie Richtlinien
- Einhaltung der Grundsätze des internen Kontrollsystems (IKS)
- Ausmaß der Vorkehrungen zur Vermeidung doloser Handlungen
- Sicherung des Vermögens der Universität Innsbruck
- Einhaltung des Grundsatzes der Funktionentrennung
- Regelungen zur Vollmachts- und Befugniserteilung
Die Innenrevision prüft sowohl formell als auch materiell. Sie kann ex post wie auch begleitend tätig werden. Wo es die Natur der Sache zweckmäßig erscheinen lässt und soweit dies im Rahmen datenschutzrechtlicher Bestimmungen zulässig ist, sind auch wiederkehrende Routineprüfungen vorzusehen (wie beispielsweise die Analyse auffälliger Entwicklungen bei Umsätzen auf Kreditoren- oder Lohnkonten).
9. Berichtswesen
Die Innenrevision hat über die durchgeführte Prüfung zunächst einen schriftlichen Rohbericht auszuarbeiten. Dieser ist dem oder der Leiter/in der geprüften Organisationseinheit bzw. der/dem/den Leiter/in/ne/n der Organisationseinheiten, denen das Prüfthema zuzuordnen ist, sowie - gegebenenfalls in Auszugsform - den Leiterinnen bzw. Leitern des ebenfalls betroffenen Organisationseinheiten zur Verfügung zu stellen. Dieser/diesem/diesen ist eine angemessene Frist einzuräumen, innerhalb der er/sie Stellungnahmen zum Rohbericht abgeben kann/können. Im Rahmen einer Schlussbesprechung unter Einbeziehung der wesentlich Beteiligten bzw. wesentlich Betroffenen sind Rohbericht sowie eingegangene Stellungnahmen zu erörtern. Auf eine Schlussbesprechung kann verzichtet werden, wenn bereits auf Grund der Arbeiten im Zusammenhang mit der Erstellung des Berichts die zu erörternden Sachverhalte mit den Beteiligten bzw. Betroffenen hinreichend besprochen wurden.
Die Stellungnahmen der Adressat/innen des Rohberichts sowie das Ergebnis der Schlussbesprechung sind für die Erstellung des Schlussberichts zu berücksichtigen.
Der Schlussbericht ist dem Rektor/der Rektorin durch den/die Leiter/in der Innenrevision vorzulegen.
Der/die Vorsitzende des Universitätsrats erhält jährlich einen zusammenfassenden Bericht über die im vorangegangenen Jahr durchgeführten Prüfungstätigkeiten der Innenrevision und deren Ergebnisse.
Innerhalb von höchstens 24 Monaten nach Vorlage des Schlussberichts hat die Innenrevision ein follow up durchzuführen. Dies dient der Sicherstellung der Beseitigung von aufgezeigten Mängeln bzw. der Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen. Zu diesem Zweck kann auch ein Bericht seitens der betroffenen Organisationseinheiten eingefordert werden, der die Beseitigung aufgezeigter Mängel bzw. die Umsetzung von vorgeschlagenen Verbesserungen zum Gegenstand hat. Im Bedarfsfall kann die Innenrevision die Art und Weise der Umsetzung prüfen und selbst darüber berichten.
Wenn dies zweckdienlich ist, kann die vorgenannte Frist von 24 Monaten ausnahmsweise und in Abstimmung mit dem Rektor/mit der Rektorin verlängert werden.
10. Abstimmung und Kooperation im Falle von externen Prüfungen
Die Innenrevision ist im Falle der Durchführung von Prüfungen und/oder Beantwortungen von Prüfungsmitteilungen des Rechnungshofes sowie bei Prüfungshandlungen anderer von Gesetzes wegen oder aus vertraglichen Bestimmungen zuständiger Organe in Kenntnis zu setzen. Dies betrifft insbesondere Prüfungshandlungen des Rechnungshofs (§ 15 Abs. 6 UG), des Wirtschaftsprüfers (§ 16 Abs. 4 UG) und der Abgabenbehörden. Dies gilt ebenso für Prüfungshandlungen, denen sich die Universität freiwillig unterwirft. Wo dies zweckmäßig ist, ist die Innenrevision in den Prüfungsprozess einzubinden. Berichte über die Ergebnisse der Tätigkeit dieser Instanzen sind der Innenrevision zur Kenntnis zu bringen.
11. Zugang zu Informationen
Soweit nicht gesetzliche Bestimmungen anderes vorsehen, hat die Innenrevision das Recht auf den unmittelbaren Zugriff zu Informationen (aktives Informationsrecht) und ist in den internen Informationsfluss einzubeziehen (passives Informationsrecht), soweit dies für laufende bzw. noch nicht einer follow-up-Prüfung unterzogene Projekte der Innenrevision relevant ist.
12. Sonstiges
Die Innenrevision hat ihre Prüftätigkeit so auszuüben, dass der Arbeitsablauf im Bereich der geprüften Einrichtung so wenig wie möglich beeinträchtigt wird.
Bei der Wahrnehmung der Aufgaben der Innenrevision ist darauf Bedacht zu nehmen, dass das Arbeiten an einer Universität Rahmenbedingungen erfordert, die den Forschenden und Lehrenden ein für die Erfüllung ihrer Aufgaben entsprechendes Maß an Handlungsfreiheit und Flexibilität ermöglichen.
Soweit bei Vorliegen des Verdachts nach den Bestimmungen des Strafgesetzbuchs strafbarer Handlungen Bestimmungen dieser Revisionsordnung dem Verlauf des behördlichen Ermittlungs- bzw. gerichtlichen Strafverfahrens entgegenstehen, sind die entsprechenden Bestimmungen dieser Revisionsordnung nicht anzuwenden.
Der Innenrevision sind der jährliche Rechnungsabschluss einschließlich des Prüfberichts des Wirtschaftsprüfers sowie das jährliche Budget einschließlich des Stellenplans zu übermitteln.
Beabsichtigte Änderungen von durch die Universität zu regelnden Grundsatzangelegenheiten der Gebarung, wie etwa die weiterreichende Änderung von Bewertungsgrundsätzen für das Anlagevermögen, Vorgaben für die Beschaffung, für die Kostenrechnung oder für den Planungsprozess, sind der Innenrevision zur Kenntnis übermitteln. Die Innenrevision hat allfällige Bedenken dazu in angemessener Frist mitzuteilen.
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Bitte wenden Sie sich an:
Dr. Stefanie Burkhardt, MSc., Durchwahl 9083, E-mail: stefanie.burkhardt@uibk.ac.at