Übersicht der Anwendungen

Anwendung Datenverarbeitung
BigBlueButton Distance Learning
Cisco Webex Webkonferenz
ConfTool: Software zur Organisation von Konferenzen Veranstaltungs- und Kongressmanagement
EasyConference Videochat
LimeSurvey Online-Umfragetool

BigBlueButton

BigBlueButton (eine OpenSource Software) ist ein Video- und Webkonferenz-System, das

innerhalb der Universität Innsbruck als interaktives Unterrichtstool eingesetzt wird. Dieses wird auf eigenen Servern der Universität betrieben. Es werden daher keine Daten an Dienstleister oder Dritte übermittelt.

System Logging

Zweck

BigBlueButton erhebt und speichert automatisch Informationen, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Diese sind insbesondere:

  • Zugegriffene Seite und übermittelte Parameter
  • Datum und Uhrzeit der Serveranfrage
  • Browsertyp und Browserversion
  • Verwendetes Betriebssystem
  • Referrer URL
  • IP-Adresse und Hostname des zugreifenden Rechners
  • Verbindungsdaten, Start, Dauer, Teilnehmer, Organisator, Qualitätsinformationen

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Daten werden hauptsächlich genutzt, um die Sicherheit und Benutzbarkeit des Systems zu verbessern und sie erlauben es uns Ihnen zu helfen, wenn Sie Fragen zur oder Probleme bei der Benutzung des Systems haben.

Rechtsgrundlage

Grundlage für die Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), das sich aus dem oben beschriebenen Zweck ergibt. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang den Hinweis zum Widerspruchsrecht auf der Hauptseite   .

Empfänger*innen

Es werden keine Daten an Dienstleister oder Dritte übermittelt.

Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden 30 Tage gespeichert.

Cookies

Zweck

Das BigBlueButton-System verwendet Cookies. Die eingesetzten Cookies sind so genannte „Session-Cookies“. Sie werden nach Ende Ihres Besuches automatisch gelöscht. Diese sind notwendig damit das System funktioniert und Sie die gewünschten Leistungen in Anspruch nehmen können.

Rechtsgrundlage

Der Einsatz von Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs erforderlich sind, werden auf Grundlage des berechtigten Interesses gespeichert (§ 165 Abs. 3 TKG 2021, Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO). Das berechtigte Interesse besteht in der technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung der Dienste. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang den Hinweis zum Widerspruchsrecht auf der Hauptseite   .

Empfänger*innen

Es werden keine Daten an Dienstleister oder Dritte übermittelt.

Speicherdauer

Die Cookies werden automatisch nach dem Ende des Besuches der Webseite gelöscht.

Cisco Webex

Cisco Webex ist ein Service der Cisco Systems, Inc. mit Sitz in San José Kalifornien, USA. Mit den folgenden Hinweisen informieren wir Sie über die Datenverarbeitung bei der Nutzung des Online Videokonferenzdienstes Cisco Webex.

System Logging

Zweck

Die Universität Innsbruck nutzt die cloudbasierte Software „Webex“ des Anbieters Cisco, um Telefon- sowie Videokonferenzen durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). Zum Veranstalten von Online-Meetings ist eine Registrierung beim Anbieter erforderlich, die Teilnahme an Online-Meetings ist ohne Registrierung möglich.

Umfang der Verarbeitung

Wenn Sie den von der Universität Innsbruck zur Verfügung gestellten Dienst Webex für die Durchführung von Online-Meetings nutzen, werden folgende Daten verarbeitet:

Registrierungsinformationen

Die Registrierung beim Anbieter Cisco erfolgt über das Account Service der Universität Innsbruck mittels Opt-In Verfahren. Die Registrierung ist nur notwendig, wenn Sie selbst Online-Meetings durchführen möchten, zur Teilnahme an Online-Meetings ist keine Registrierung erforderlich. Wenn Sie die Registrierung veranlassen, werden folgende Daten zum Service Webex übermittelt:

  • E-Mail-Adresse
  • Benutzer*innenname
  • Vor- und Nachname

Beim Login über Single Sign On werden vom Server folgende personenbezogene Daten übertragen:

  • E-Mail-Adresse
  • Universitätszugehörigkeit
  • Webex User-ID
  • Benutzer*innenname
  • Vor- und Nachname

Folgende Daten werben über Webex Cisco verarbeitet:

  • Passwort
  • öffentliche IP-Adresse
  • Browser
  • Telefonnummer (freiwillig)
  • Postanschrift (optional)
  • Avatar (optional)

Nach erfolgreichem Opt-In wird vom Anbieter eine eindeutige sog Unique User ID (UUID) an die Server der Universität Innsbruck zurückgemeldet, diese wird im Identity Management System der Universität Innsbruck mit Bezug zu Ihren persönlichen Daten gespeichert.

Host- und Nutzungsinformationen

Die Verarbeitung der nachfolgenden personenbezogenen Daten ist

  • zum genaueren Verständnis, wie der Service verwendet wird
  • zur Diagnostik technischer Probleme
  • zur Durchführung von Analysen und statistische Analysen in aggregierter Form um die technische Leistung des Service zu verbessern
  • zur Beantwortung von Kund*innenfragen

erforderlich:

  • IP Adresse
  • Benutzeragentenkennung
  • Hardwaretyp
  • Betriebssystemtyp und -version
  • Client-Version
  • IP-Adressen entlang des Netzwerkpfads
  • MAC-Adresse des Endpunkts (sofern zutreffend)
  • Serviceversion
  • ergriffene Maßnahmen
  • Informationen zur Besprechungssitzung (Titel, Datum und Uhrzeit, Häufigkeit, durchschnittliche und tatsächliche Dauer, Anzahl, Qualität, Netzwerkaktivität und Netzwerkkonnektivität)
  • Anzahl der Sitzungen
  • Anzahl der Screen-Sharing- und Non-Screen-Sharing-Sitzungen
  • Zahl der Teilnehmenden
  • Hostname
  • Bildschirmauflösung
  • Join-Methode
  • Informationen zu Leistung, Fehlerbehebung und Diagnose
Benutzer*innengenerierte Informationen

Bei den Angeboten im Service als optionale Komponenten, zu denen das Aufzeichnen von Besprechungen und die gemeinsame Nutzung von Dateien gehören, werden nachfolgenden personenbezogene Daten verarbeitet:

  • Besprechungs- und Anrufaufzeichnungen
  • hochgeladene Dateien

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ ist Art 6 Abs 1 lit b DSGVO (Vertragsanbahnung bzw. -erfüllung), soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen oder die Verarbeitung von personenbezogenen Daten für die Erfüllung eines Vertrages nicht erforderlich sein, ist die Rechtsgrundlage Art 6 Abs 1 lit f DSGVO. Unser (berechtigtes) Interesse besteht in diesen Fällen an der technisch fehlerfreien und effektiven Durchführung von „Online-Meetings“ sowie der Durchführung von Fehler- und Verfügbarkeitsanalysen.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang den Hinweis zum Widerspruchsrecht.

Empfänger*innen

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Professor*innen, Studierenden, Kund*innen, Interessent*innen oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Webex ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA (Cisco Systems, Inc. mit Sitz in San José Kalifornien) erbracht wird. Wir haben mit Cisco als unserem Dienstleister eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art 28 DSGVO abgeschlossen. Da eine Datenübermittlung in die USA nicht ausgeschlossen werden kann, haben wir mit Cisco Standardvertragsklauseln nach Art 46 Abs 2 DSGVO abgeschlossen

Als ergänzende Schutzmaßnahmen kommt eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung zum Einsatz. Ferner haben wir unsere Webex-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von „Online-Meetings“ nur Rechenzentren in der Europäischen Union genutzt werden.

Speicherdauer

Benutzer*innengenerierte Informationen, die im Rahmen von Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich gelöscht, sobald sie nicht mehr für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, benötigt bzw durch die Benutzer*innen pro aktiv gelöscht werden. Gegebenenfalls getätigte Aufzeichnungen werden automatisch spätestens nach 30 Tagen gelöscht. Zudem erfolgt eine automatisierte Löschung aller Benutzer*innengenerierte Informationen nach 60 Tagen ab Kündigung des Dienstes bzw. Löschung des User-Accounts.“

Cisco speichert darüber hinaus Host- und Nutzungsinformationen drei Jahre lang für den Nachweis der Erbringung der Dienstleistung. Nach Beendigung des Service (Vertragsverhältnisses) bewahrt Cisco Benutzer*innen- (Name und UUID) und Rechnungsinformationen 7 Jahre lang auf. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden diese Daten von Cisco gelöscht oder anonymisiert.

Weitere Informationen

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung sind der Datenschutzinformation von Webex zu entnehmen.

Cookies

Zweck

Das Webex-System verwendet Browser-Cookies. Die eingesetzten Cookies sind so genannte „Session-Cookies“. Sie werden nach Ende Ihres Besuches automatisch gelöscht. Diese sind notwendig damit das System funktioniert und Sie die gewünschten Leistungen in Anspruch nehmen können. Außerdem können Cookies dazu verwendet werden, angemeldet zu bleiben. Die Cookies werden verschlüsselt transportiert.

Rechtsgrundlage

Der Einsatz von Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs erforderlich sind, werden auf Grundlage des berechtigten Interesses gespeichert (§ 165 Abs 3 TKG 2021, Art 6 Abs 1 lit f DSGVO). Das berechtigte Interesse besteht in der technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung der Dienste. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang den Hinweis zum Widerspruchsrecht auf der Hauptseite.

Empfänger*innen

Cisco Systems, Inc. als Auftragsverarbeiter.

Speicherdauer

Die Cookies werden automatisch nach dem Ende des Besuches der Webseite gelöscht. 

ConfTool: Software zur Organisation von Konferenzen

Für die Organisation von Veranstaltungen setzen wir das ConfTool-System des Softwaredienstleisters ConfTool GmbH ein. Dieser ist unser Auftragsverarbeiter.

Verarbeitete Daten innerhalb von ConfTool

Im Rahmen der Erstregistrierung wird ein Benutzerkonto angelegt. Durch das Benutzerkonto haben Sie einen Überblick über die zu Ihrer Registrierung gespeicherten Daten bzw. über die von Ihnen eingereichten Beiträge.

Zudem werden im Rahmen der Organisationsplanung folgende weitere pb Daten zu den Teilnehmer/innen verarbeitet:

  • Daten zur Beitrags- und Gutachtenverwaltung
  • Daten im Rahmen der Frontdesk Funktion (Teilnehmer/innensuche (ID), Benutzer/innensuche, vollständige Teilnehmer/innenliste, Liste bereits angekommener Teilnehmer/innen, Liste bisher ausgebliebener Teilnehmer/innen)

Wenn Sie als Gutachter/in registriert sind, verarbeiten wir zu Ihrer Person zusätzlich Daten, die für die Zwecke der Gutachtensverwaltung erforderlich sind, worunter beispielsweise Ihre zum Gutachten abgegebenen Vermerke, der Dateierstell-, Upload- und Downloadzeitpunkte der zu bewertenden Beiträge und der aktuelle Gutachtensstatus zählen.

Wenn Sie per Kreditkarte zahlen verarbeiten wir zusätzlich Daten zur Zahlungsabwicklung (insbesondere Name, Vorname, Kreditkartendaten).

Weiters verarbeiten wir insbesondere folgende administrative Daten zu den Benutzern/innen, die für die Abwicklung der Organisation erforderlich sind:

  • Rollen,
  • Protokolldaten,
  • Daten zum Benutzer/innenstatus

System Logging

Zweck

Das ConfTool-System erhebt und speichert automatisch Informationen, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt, in einem "Server Log" und einem "ConfTool Benutzerprotokoll". Diese sind insbesondere:

  • Zugegriffene Seite und übermittelte Parameter
  • Datum und Uhrzeit der Serveranfrage
  • Browsertyp und Browserversion
  • Verwendetes Betriebssystem
  • Referrer URL
  • IP-Adresse und Hostname des zugreifenden Rechners

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Daten werden hauptsächlich genutzt, um die Sicherheit und Benutzbarkeit des Systems zu verbessern und sie erlauben es uns Ihnen zu helfen, wenn Sie Fragen zur oder Probleme bei der Benutzung des Systems haben.

Rechtsgrundlage

Grundlage für die Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse (§ 96 Abs. 3 TKG 2003, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), das sich aus dem oben beschriebenen Zweck ergibt. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang den Hinweis zum Widerspruchsrecht auf der Hauptseite   .

Empfänger*innen

ConfTool GmbH als Auftragsverarbeiter.

Speicherdauer

Ihre pb Daten werden 4 Wochen auf den Webservern der Universität Innsbruck gespeichert (betrifft die kostenlose Standardversion von ConfTool).

Cookies

Zweck

Vom ConfTool-System eingesetzte Cookies sind so genannte „Session-Cookies“. Die von der Universität Innsbruck angebotene kostenlose Standardversion setzt ein technisch erforderliches „Session-Cookie“. Diese sind notwendig, damit das System funktioniert und Sie die gewünschten Leistungen in Anspruch nehmen können. Sie werden nach Ende Ihres Besuches automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage

Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs oder zur Bereitstellung bestimmter, von Ihnen gewünschter Funktionen erforderlich sind, werden auf Grundlage des berechtigten Interesses gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO). Das berechtigte Interesse besteht in der technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung der Dienste. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang den Hinweis zum Widerspruchsrecht auf der Hauptseite   .

Empfänger*innen

ConfTool GmbH  als Auftragsverarbeiter.

Speicherdauer

Die Cookies werden automatisch nach dem Ende des Besuches der Webseite gelöscht.

EasyConference

EasyConference ist eine Videochat Anwendung, mit der Sie spontane Meetings in kleineren Besprechungsrunden durchführen können. Technisch basiert das System auf der Software „Jitsi Meet“.

System Logging

Zweck

EasyConference erhebt und speichert automatisch Informationen, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Diese sind insbesondere:

  • Zugegriffene Seite und übermittelte Parameter
  • Datum und Uhrzeit der Serveranfrage
  • Browsertyp und Browserversion
  • Verwendetes Betriebssystem
  • Referrer URL
  • IP-Adresse und Hostname des zugreifenden Rechners
  • Verbindungsdaten, Start, Dauer, Teilnehmer*innen, Organisator*innen, Qualitätsinformationen

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Daten werden hauptsächlich genutzt, um die Sicherheit und Benutzbarkeit des Systems zu verbessern und sie erlauben es uns Ihnen zu helfen, wenn Sie Fragen zur oder Probleme bei der Benutzung des Systems haben.

Rechtsgrundlage

Grundlage für die Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), das sich aus dem oben beschriebenen Zweck ergibt. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang den Hinweis zum Widerspruchsrecht.

Empfänger*innen

Es werden keine Daten an Dienstleister*innen oder Dritte übermittelt.

Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden 30 Tage gespeichert.

Cookies

Zweck

Das EasyConference-System verwendet Cookies. Die eingesetzten Cookies sind so genannte „Session-Cookies“. Sie werden nach Ende Ihres Besuches automatisch gelöscht. Diese sind notwendig damit das System funktioniert und Sie die gewünschten Leistungen in Anspruch nehmen können.

Rechtsgrundlage

Der Einsatz von Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs erforderlich sind, werden auf Grundlage des berechtigten Interesses gespeichert (§ 165 Abs 3 TKG 2021, Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO). Das berechtigte Interesse besteht in der technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung der Dienste. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang den Hinweis zum Widerspruchsrecht.

Empfänger*innen

Es werden keine Daten an Dienstleister*innen oder Dritte übermittelt.

Speicherdauer

Die Cookies werden automatisch nach dem Ende des Besuches der Webseite gelöscht.

LimeSurvey

LimeSurvey ist ein Online-Umfragetool und als Webservice unter https://umfrage.uibk.ac.at/limesurvey verfügbar. LimeSurvey erlaubt Benutzer*innen schnell und einfach Fragebögen zu entwickeln, effizient Online-Umfragen durchzuführen sowie diese zu
verwalten.

Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Teilnahme an Umfragen, bei der LimeSurvey zur Anwendung kommt, vom System verarbeitet werden.

Es gibt drei Ebenen, auf denen es zur Verarbeitung von personenbezogen Daten kommen kann:

  • Antworten auf die Umfrage (Umfrage-Daten)
  • Umfrage-Metadaten (Umfrage-Daten)
  • System-Daten

Die unterschiedlichen Optionen der jeweiligen Ebene werden im Folgenden detailliert beschrieben.

Umfrage-Daten

Antworten

Umfragen können personenbezogene Daten direkt abfragen. Falls dies zutrifft, ist die Umfrage Administrator*in dafür  verantwortlich, eine spezifische Datenschutzinformation zu der jeweiligen Umfrage zur Verfügung zu stellen. Die Datenschutzinformation soll Sie als Nutzer*innen von LimeSurvey-Umfragen über die Art, den Umfang und den Zweck der Erhebung und Verwendung von personenbezogenen Daten informieren.

Metadaten

Umfragevorlage

Je nach Konfiguration kann eine Umfrage mit der E-Mail-Adresse der Teilnehmer*innen in dem Sinne verknüpft werden, dass ersichtlich ist, zu welcher Umfrage sie eingeladen wurden und an welcher Umfrage erfolgreich teilgenommen wurde.

Umfrageantwort

Umfragen können von den jeweiligen Administrator*innen so erstellt werden, dass die Teilnehmer*innen über ein Token mit der Umfrageantwort verknüpft werden. Token können verwendet werden, um eine einmalige Teilnahme zu gewährleisten und/oder um eine Person mit Folgeumfragen oder verwandten Umfragen in Verbindung zu bringen.

Bei Umfragen ohne Token gibt es keine Verbindung zwischen Teilnehmer*innen und den gespeicherten Daten.

Werden Umfrage-Token verwendet, die nicht gespeichert werden, wird nach Abschluss der Umfrage die Zuordnung zwischen Teilnehmer*innen und deren Antworten verworfen. Werden jedoch Umfrage-Token nach Abschluss der Umfrage gespeichert, wird diese Zuordnung beibehalten.

Verknüpfung von Teilnehmer*innen mit Umfrageantworten über ein Token


Ohne Verknüpfung Temporäre Verknüpfung Bleibende Verknüpfung
Während/vor
Abschluss der
Umfrage
Keine Speicherung  Verknüpfung zwischen
Teilnehmer*innen und
Antworten
Verknüpfung zwischen
Teilnehmer*innen und
Antworten
Nach Abschluss
der Umfrage
Keine Speicherung Keine Verknüpfung
zwischen
Teilnehmer*innen und 
Antworten
Verknüpfung zwischen
Teilnehmer*innen und
Antworten

Die Umfrageadministrator*in ist dafür verantwortlich, den Teilnehmer*innen mitzuteilen, welcher
der oben genannten Fälle zutrifft.

System-Daten

Zweck

LimeSurvey verarbeitet auf System-Ebene automatisch insbesondere folgende Informationen:

  • Datum und Uhrzeit der Serveranfrage
  • IP-Adresse
  • verwendetes Betriebssystem
  • Browseridentifizierung
  • Referrer URL
  • zugegriffene Umfrage
  • Cookies

Das LimeSurvey-System verwendet so genannte „Session-Cookies“. Diese sind notwendig, damit das
System funktioniert und die gewünschte Leistung in Anspruch genommen werden kann.

Rechtsgrundlage

Grundlage für die Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), das
sich aus dem oben beschriebenen Zweck ergibt.

Der Einsatz von Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs erforderlich sind, werden auf Grundlage des berechtigten Interesses gespeichert (§ 96 Abs. 3 TKG 2003, Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO). Das berechtigte Interesse besteht in der technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung der Dienste.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang den Hinweis zum Widerspruchsrecht auf der Hauptseite.

Empfänger*innen

Vom LimeSurvey-System werden keine Daten an Dienstleister*innen oder Dritte übermittelt. Für den Fall, dass die Antworten personenbezogene Daten enthalten und diese an Dritte weitergegeben werden, ist die Umfrage-Administrator*in der jeweiligen Umfrage dafür verantwortlich, dies in der umfragespezifischen Datenschutzinformation anzugeben.

Speicherdauer

LimeSurvey verwendet temporäre Session-Cookies, die nicht auf dem Computer der Umfrageteilnehmer*innen gespeichert werden, sondern nur im Speicher existieren, bis der Browser geschlossen wird. Bei jedem Klick wird das Cookie an den Server übertragen. Das Cookie auf dem Server wird zusammen mit den bisherigen Antworten der Teilnehmer*innen gespeichert. Sobald die Umfrage abgeschlossen ist oder 3 Tage Inaktivität verstrichen sind, wird dieser serverseitige Cookie Speicher entfernt. Bei Abschluss der Umfrage werden die Antworten wie unter Umfrage-Daten beschrieben gespeichert.

Die restlichen Daten werden nach einem Tag anonymisiert.

 

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