Erweiterte Funktionen

Voicemailboxen

Jeder Telefonnumer des VoIP-Telefonsystems sind 9 Voicemailboxen zugeordnet. Diesen können unterschiedliche Ansagetexte zugeordnet werden. Außerdem kann eingestellt werden, ob nur ein Ansagetext für den Anrufer abgespielt werden soll oder ob dieser auch die Möglichkeit bekommen soll, eine Nachricht zu hinterlassen. Die Konfiguration erfolgt über die Weboberfläche des Telefonsystems.

Hinterlässt ein Benutzer eine Nachricht, wird diese per E-Mail zugesendet. Alternativ können Voicemailboxen auch über die Administrationsnummer der Voicemailbox aufgerufen werden (s.u.). 

Die Voicemailboxen werden am besten direkt aus den entsprechenden Profilen angesprochen. Es gibt unterschiedliche Profile, um permanent oder nur bei Nichterreichbarkeit auf die Voicemailbox umzuleiten. Alternativ dazu kann die Voicemailbox auch manuell über eine Umleitung gesetzt werden. Dies wird jedoch nicht empfohlen.

Um eine Voicemailbox über das Telefon aufzurufen, wählen Sie "333 + [Telefonnummer] + [1-9]", also zum Beispiel "333 12345 1" für die 1. Voicemailbox der Telefonnummer "12345".

Die Administrationsnummer der Voicemailbox erreichen Sie unter der Telefonnummer "334 + [Telefonnummer]", also zum Beispiel "334 12345" für die Administration der Voicemailbox der Telefonnummer 12345. Hier können Sie Voicemailboxen von einem beliebigen Telefon aus abrufen oder löschen.

An Ihrem Telefon finden Sie rechts oben eine Taste "Retrieve". Wenn Sie diese drücken, können Sie Ihre Voicemails verwalten: Sie können Voicemails ansehen, abrufen oder löschen und die Einstellungen und Ansagen für die Voicemailboxen ändern.

Pickup Gruppen

Pickup Gruppen helfen bei der Arbeit als Gruppe, indem Sie es ermöglichen, einfach den Telefonstatus eines Kollegen/einer Kollegin zu sehen oder für diese ein Telefonat entgegenzunehmen:Bei konfiguriertem Pickup blinkt die einer Person zugeordnete Funktionstaste orange auf, und am Bildschirm werden die Anrufinformationen angezeigt. Drückt man nun die blinkende Taste, nimmt man anstelle der angerufenen Person das Telefonat entgegen.Während eines Telefonats leuchtet die einer Person zugeordnete Funktionstaste permanent orange auf.Drückt man die Funktionstaste, während kein Anruf angenommen werden soll, wird die andere Person angerufen.

Um einen Missbrauch dieser Funktionalität zu verhindern, muss die Person, auf die ein Pickup "zeigen" soll, in seinen Einstellungen (auf der Weboberfläche) einstellen, dass das Pickup für die MitarbeiterInnen der eigenen Organisationseinheit und/oder für bestimmte andere Benutzer erlaubt ist.

Um das Pickup zu konfigurieren, belegt man in den Einstellungen eine Funktionstaste mit dem Typ "Pickup / BLF" und der Telefonnummer des Pickup Partners.

Anklopfen

Sie können in den Einstellungen unter Sonstiges über den Punkt Anklopfen aktivieren einstellen, dass Anrufer - anstatt zum Beispiel in das Menü zu gelangen oder einen Besetztton zu hören - bei Ihnen "anklopfen":

Wenn diese Einstellung aktiviert ist und Sie telefonieren, hören Sie bei einem neuen Anruf ein Anklopfsignal. Außerdem wird am Bildschirm angezeigt, dass jemand bei Ihnen anruft. Wenn Sie nun die OK Taste drücken, wird der bestehende Anrufer in eine Warteschleife gestellt und Sie sprechen mit dem anderen Teilnehmer.

Sie haben nun verschiedene Möglichkeiten:

  • Beenden Sie das zweite Gespräch und drücken Sie die Hold Taste, um zum ersten Gespräch zurückzukehren.
  • Drücken Sie die am Bildschirm mit Knf.An angezeigte Taste, um eine Dreierkonferenz zu starten.
  • Drücken Sie die am Bildschirm mit Transfer gekennzeichnete Taste, um die beiden anderen Gesprächspartner miteinander zu verbinden und selbst das Gespräch zu beenden.
  • Drücken Sie die Hold Taste, um den zweiten Anruf in eine Warteschleife zu schalten. Sie erhalten nun eine Liste aller gehaltenen Anrufe (den ersten und den zweiten Anrufer) und können diese über die Richtungstasten auswählen. Mit OK wechseln Sie dann zum gewünschten Teilnehmer, während der andere in der Warteschlange bleibt. Damit können Sie zwischen den Teilnehmern umschalten.

Funktionstastenbelegung

Die Funktionstasten des Telefons können über die Weboberfläche konfiguriert werden.

In den meisten Fällen wählen Sie als Typ "Direktwahl" und geben die zu wählende Nummer ein. Für Pickup-Gruppen (siehe oben) verwenden Sie den Typ "Pickup / BLF". Über den Typen "Action URL" können über HTTP Aktionen ausgelöst werden - Sie werden das mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit nie benötigen.

Sie können die Funktionstasten auch verwenden, um die Aktionen der anderen Funktionstasten vollständig zu automatisieren. Die Aktionen der Funktionstasten werden durch Aufruf von Telefonnummern realisiert:

  • 33601: Anmelden
  • 33602: Abmelden
  • 33603: Umleitung
  • 33604: Anrufen als
  • 33606: Sperre

Danach folgt ein interaktives Menü. Veranschaulicht am Beispiel des Umleitungsmenüs:

  • "Drücken Sie 1, um die Umleitung zu aktivieren."
  • "Drücken Sie 2, um die Umleitung zu deaktivieren."
  • "Beenden Sie Ihre Auswahl mit der "#"-Taste."

Wenn Sie nun die Umleitung ("1#") wählen, bekommen Sie folgende Ansage:

  • Geben Sie das Umleitungsziel ein und drücken Sie die "#"-Taste.

Nachdem Sie das Ziel eingegeben haben - zum Beispiel "12345#" - erhalten Sie eine Bestätigung:

  • Die Umleitung wurde gesetzt.

Sie können nun Ihre Auswahl in den Menüs automatisieren, indem Sie die Auswahl direkt nach der Nummer, jeweils getrennt durch die Rautetaste, eingeben:

  • 33603#1#12345#

Analog dazu zum Entfernen der Umleitung:

  • 33603#2#

Diese Rufnummern können Sie nun auch für die Belegung der Funktionstasten verwenden.