Колко дълго трябва да продължи подобно събитие зависи от това КАК е организирано, КЪДЕ се провежда, КАКВО се очаква да бъде постигнато и КОЙ е поканен.
Едно научно кафе, което поставя в центъра на внимание експерти и техните знания и приканва участниците да следят дискусиите, да задават въпроси и да слушат отговорите, не трябва да отнемат повече от час и половина до 2 часа.
Едно научно кафе, което насърчава участниците да се включат в различни дейности и дискусии на малки групи и ги приканва да се разхождат и да се движат свободно, може да продължи до 3 часа или повече. Помислете за формата, който е най-подходящ за вашето събитие.
Няколко примера за краткотрайни и по-дълготрайни събития:
The Ботаническата градина на Софийския университет организира научно кафе, озаглавено „От природата чрез традиции до масата: Етно-ботанически данни за използването на диви растения за храна”. Това събитие се проведе в оранжерията на градината „Средиземно море” и продължи 2,5 часа. То включваше презентация за етноботаническото изследване на дивите васкуларни растения, традиционно използвани за консумация от човека в България и на Балканите. Тя беше последвано от дискусия, в която експерти и участници споделиха знания и кулинарни преживявания, свързани с ядливите растения и човешката дейност. Обстановката и продължителността на събитието позволиха на участниците да останат активни и ангажирани с темата.
Кралските ботанически градини на Хуан Карлос I, Университет Алкала де Енарес, организира научно кафе: „Опрашителите: един съществен ресурс в риск.” Това беше целодневно събитие с продължителност 8 часа. Целта на това научно кафе беше да анализира проблемите, свързани с кризата с опрашителите. Този проблем изискваше принос и действие от редица сектори на обществото, затова беше поканени широк кръг общественици. Включени бяха експерти в областта (техници и изследователи), създатели на политики и широката общественост (общо 120 души). Благодарение участието на Общинския съвет на Брихуега събитието се състоя в пределите на замъка Брихуега. Този град е столица на Ла Алкария, типичен пчелен район, където зависимостта от опрашители е особено важна за оцеляването и икономическия растеж. Събитието се състоя през юли, тъй като по това време градът е украсен с изделия, изработени от лавандула, за отпразнуване на най-пищното великолепие на неговите лавандулови полета.
Еднодневната продължителност на събитието позволи на организаторите да обхванат темата подробно. Сутринта беше посветена на редица разговори за хората и пчеларството - предоставяне на подробна информация по темата. Последваха дебат и обяд. Следобед разговорите бяха фокусирани върху кризата с опрашителите и отново завършиха с дебат, заключения и препоръки. Накрая се организира дегустация на мед. Това по-дълго събитие даде възможност да бъдат включени широк кръг от експерти и да се откроят различните заинтересовани страни и аспекти на тази тема
