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#031: Digital4more

Andrea Rumpold: Hallo und herzlich willkommen bei einer neuen Folge des Betriebsrats-Podcast. Heute begrüße ich Frau Dr. Christine Fahringer, Leiterin des Büros Koordination Qualitätsmanagement QM. Das klingt schon nach England und britischer Geheimdienst, aber hier ist sie heute als SAP-Betriebskoordinatorin. Und Sie merken schon, es geht um SAP – sehr spannend – es geht um SAP Fiori. Mir fällt da immer eine gute italienische Eissorte ein. Keine Ahnung, warum ich diese Assoziation habe. Aber Frau Dr. Fahringer, die liebe Christine wird uns jetzt erklären, worum es eigentlich geht. Wir haben ja im Oktober schon eine Aussendung bekommen, aber jetzt mehr zu Digital4more. Liebe Christine, herzlich willkommen im Studio. 

Christine Fahringer: Hallo, grüße euch! Danke für Eure Zeit. Wir starten gleich mit SAP, was ist überhaupt SAP als Einleitung. Ganz einfach gesagt, SAP ist eine Software und wir nutzen diese Software für Personal und Finanzen. Das ist also unsere Hauptsoftware, die wir nutzen. Wenn ich sage wir, dann sind es ganz zentral die Personalabteilung, Budget und Controlling, Finanzabteilung und unterstützend auch die VIS-Abteilung.

Andrea Rumpold: Sehr gut. Auf VIS, da gehen wir später noch drauf ein, weil jeder kennt VIS, jeder hat VIS, jeder macht was im VIS.

Christine Fahringer: Jeder liebt VIS.

Andrea Rumpold: Jetzt meine erste Frage, wer ist Digital4more?

Christine Fahringer: Digital4more ist eine Idee oder Initiative von in Summe 5 Abteilungen. Das sind eh die genannten und ich in meiner Rolle als SAP-Betriebskoordinatorin. Also wie gesagt: Budget und Controlling, Personalabteilung, Finanzabteilung, VIS-Abteilung und ich. Und das Tolle daran ist, dass es eine Initiative dieser Abteilungen ist, als quasi eine Bottom-up-Initiative. Weil, oft ist es ja eher so bei Projekten – und Digital4more ist im Grunde ein Projekt –es ist oft so, dass man sagt, wir müssen was machen und vielleicht eine Idee, die eher so top down kommt. Und das Tolle bei diesem Projekt ist es eigentlich, dass es wirklich von den Fachabteilungen selber gekommen ist – im Sinne von, wir wollen.

Andrea Rumpold: Das ist immer ein guter Start und da stecken jetzt Personen dahinter. Wir sehen es ja auch am Foto, das ist ein sehr nettes Foto, wo die Initiator:innen und Mitglieder des Projektteams drauf sind. Wer ist denn das?

Christine Fahringer: Ich habe schon mit mir selber ein bisschen gescherzt, dass wahrscheinlich die größte Leistung bis jetzt ist, die Leute da gemeinsam auf ein Foto zu bringen. Weil, wer sie kennt, weiß, dass die alle sehr viel beschäftigt sind und das sind also die Kolleg:innen aus dem Projektteam. Also auf dem Foto – mal schauen, ob ich es zusammenbekomme – sind einmal die Susanne Tober, die stellvertretende Leiterin vom ZID, der Günther Polig, Leiter der VIS-Abteilung, von der haben wir ja gerade schon gesprochen. Dann ist die Sonja Spielmann, die stellvertretende Leiterin von Budget und Controlling, der Mario Jud, der Leiter von Budget and Controlling, dann der Fabian Kaiser, der Leiter der Finanzabteilung, der Hannes Brecher, der ist sozusagen unser Cheftester in der Finanzabteilung und der Ansprechperson oder First-Level-Support, um es technisch zu sagen, für SAP in der Finanzabteilung, dann der Heinz Reichsöllner, der ist zuständig für UniPERS, also das ist ein bisschen die Personalseite von SAP, das Personalprogramm von SAP und dann ist da noch die Verena Feil, die Leiterin der Personalabteilung, und auf dem Foto fehlt vom Projektteam noch Dietmar Reitmair, der stellvertretende Leiter der Finanzabteilung und die Johanna Staggl, die da auch eine ganz zentrale Rolle hat und die Cheftesterin im Bereich Personal ist. 

Andrea Rumpold: Jetzt haben wir also wirklich die Personen, die da dahinter stecken und ihr habt jetzt für uns alle nämlich für mehr als 4500 Mitarbeiter:innen, die SAP nutzen, was gemacht und zwar es stehen 20 Fiori Apps zur Verfügung.

Christine Fahringer: Genau!

Andrea Rumpold: Ich bin nicht auf dem Foto.

Christine Fahringer: Wir können gern so ein Foto machen, wo du dabeistehst. 

Andrea Rumpold: Aber, was ich sagen will ist, ich bin Nutzerin, bin jetzt aber nicht in der Personalabteilung, bin nicht in der Finanzabteilung, ich bin in der Studienabteilung und trotzdem kenne ich SAP und SAP Fiori. Warum? Wie nutze ich es?

Christine Fahringer: Ja, du nutzt es, ich sage mal das, was jetzt die 4500 Leute sehen, das ist nicht der volle Umfang von diesen 20 Apps, also wer nachgezählt hat, hat gesehen, ja es sind nicht 20. Aber ja, das hängt einfach damit zusammen, dass der Großteil der Apps ist im Finanzbereich und wenn du jetzt nicht budgetverantwortlich bist, dann siehst du diese Apps auch nicht einfach, weil du sie nicht brauchst. Was der Standard ist, sind die Personal-Apps, die du siehst, das wird auch sein Ausgabenersatz vielleicht, also Dinge, die du eigentlich machen kannst als Mitarbeiter:in, aber vorwiegend sind es die Personal-Apps, die da sichtbar sind und du kannst da abfragen, deine Personaldaten, Reisekostennachweise etc, Entgeltnachweise und so weiter.

Andrea Rumpold: Und jetzt, einige werden jetzt wirklich froh sein, dass sie also nicht so viel bezüglich der Finanz zu tun haben. Wenn man ins VIS, und da sind wir jetzt wieder beim VIS, auf die Startseite geht und unter Employee-Self-Service kann ich sehr schön anklicken und dann habe ich meine Kästchen und da sehe ich genau, wofür ich freigeschalten bin, so quasi, was ich nutzen kann und das muss man jetzt schon sagen, das ist jetzt schon auch mit der neuen VIS-Präsentation sehr einfach und sehr schön zu nutzen.

Christine Fahringer: Ja, das haben wir gehofft, dass das so ist.

Andrea Rumpold: Auf jeden Fall. Und da ist es angekommen. Du hast gesagt, ihr wolltet was machen, woher kommt denn der Wunsch?

Christine Fahringer: Ja, vielleicht auch vorab noch, weil du mir das eigentlich schön aufgelegt hast, dass Elfermeter-Tor, weil da gesagt wird, VIS Integration von SAP, und das ist eigentlich etwas, womit ich persönlich auch die größte Freude habe, weil in meiner Rolle als SAP-Betriebskoordinatorin habe ich mir gedacht, das ist für die User, es ist ja relativ kompliziert das Ganze und im VIS ist es auch schön gelungen, das so zu integrieren, dass du als User quasi noch einmal einsteigen musst und dann kannst du auf alles zugreifen und das finde ich auch das Wichtige dabei, nicht nur auf SAP zu fokussieren, sondern auch die ganz zentrale Rolle, die das VIS dabei spielt.

Andrea Rumpold: Sehr gut. 

Christine Fahringer: Und gerade das VIS ist ja extrem stark in der Usability und so und mit den Jahren haben wir gehofft, dass man das in SAP auch erreichen können, also in die Nähe zu kommen, weil VIS ist fast nicht zu toppen.

Andrea Rumpold: Jetzt gehe ich noch einmal zurück zu meiner Ursprungsfrage zu Digital4more, da haben sicher sehr viele noch Fragen. Was ist Digital Formore? Wer haben wir geklärt? Was ist es?

Christine Fahringer: Die Idee dahinter war eigentlich ganz stark, es gibt ja diese Schlagworte der digitalen Transformation in der Verwaltung und Digital4more ist sozusagen der Titel, der verschiedene SAP-Projekte miteinander vereint, aber mit dem Wunsch, diese digitale Transformation der Verwaltung voranzutreiben. Mir war ein bisschen ein Herzensanliegen, eben nicht nur zu sagen, digitale Transformation, sondern das Ganze auch spürbar zu machen und auch für die User erkennbar zu machen, da tut sich jetzt was und das ist ein Anliegen, was mich mit allen Kolleginnen und Kollegen verbindet. Das sind alles auch Fachabteilungen, die gewohnt sind, für sich auch Riesenprojekte abzuwickeln und das gemeinsame, was uns da wirklich verbunden hat, war wirklich, dass wir auch etwas vorantreiben wollen und eben auch in Richtung User was vorantreiben wollen und das Ganze ist auch in einen Kontext einzubetten, weil wir das eigentlich auch und das ist eigentlich glaube ich gar nicht so schlecht und einen sehr hohen Zeitdruck haben. Das heißt, wir haben eigentlich sowas wie einen Tag X, ich nenne es jetzt einmal, das ist – ich finde es eigentlich auch ganz witzig, weil es ist der Tag der Arbeit, wo wir alle frei haben, sprich der 1. Mai. Das ist der sogenannte Entwicklungsstopp beim HANA-Projekt, also beim SAP-Projekt – und jetzt bin ich wahrscheinlich ein bisschen zu technisch, aber das können wir vielleicht noch klären – und bis dahin können wir eigentlich noch wirklich Dinge produktiv schalten, also für euch zur Verfügung stellen und danach ist aber sozusagen mal ein Entwicklungsstopp, also eine Art Ruhezeit im Projekt, nicht für uns, aber eigentlich für Weiterentwicklungen, also was wir wirklich rausgeben können an die User vor dem Hintergrund, dass diese Gesamtumstellung auf die neue SAP-Version stattfindet.

Andrea Rumpold: Dann kann man eigentlich sagen, es passiert im Hintergrund noch einiges. Wir nutzen einen Bruchteil, habe ich richtig verstanden, und im Hintergrund passiert noch einiges.

Christine Fahringer: Ja, es ist eigentlich, das war mir, wie gesagt, das ist ein bisschen ein Herzensanliegen, das ist ein bisschen wie ein Eisberg. Also was die User momentan sehen oder mit dem Fiori sehen, ist eigentlich grob gesagt so das Siebtel, was oben ist, und das was drunter passiert, das sind restlichen sechs Siebtel sozusagen. Und das eine ist natürlich, wir haben ja, als wir das Projekt gestartet haben oder eigentlich, ich sage mal, mit der Öffentlichkeitsarbeit gestartet haben, das war, das war mir auch ein Anliegen und auch den Kolleg:innen, dass das auch gut kommuniziert war, weil das ja oft der Knackpunkt bei diesen Umstellungen ist, da kommt so ein bisschen Zack, Bumms etwas und dann wird gesagt, ja was soll das jetzt. Und das war uns ganz wichtig und das war eigentlich auch generalstabsmäßig geplant, wie das nach draußen geht an die User und dann haben wir das relativ schnell Zack, Zack, Zack so die Dinge rausgespielt, aber wie gesagt, immer vor dem Zeitdruck, dass es eigentlich das noch viel größere Projekt gibt, nämlich die HANA-Umstellung, das uns quasi dazu zwingt, relativ schnell Dinge produktiv zu schalten, weil wir eben da unter einem gewissen Zeitdruck arbeiten und das ist eigentlich ein sehr großer Teil der Arbeit. Und natürlich ja, das eine ist, als User sieht man dann, wenn es freigeschalten ist, aber natürlich gibt es da sehr viele Schritte davor und sehr viele Leute dahinter, die da einfach mit mitarbeiten müssen. Großes Danke an die Kolleg:innen vom ZID, von den verschiedenen Abteilungen, die da ineinandergreifen haben müssen und uns da unterstützt haben, dass wir dieses Single-Sign-on (SSO), also das ist, man loggt sich nur einmal ein mit der C-Kennung der Uni Innsbruck, also nicht mehr mit dem E-Mail und eigenes Passwort, sondern das es eben wirklich da so wie am Schnürchen geht.

Andrea Rumpold: Genau und so geht es ja wirklich, also wir haben es ja jetzt schon probiert und das ist alles sehr gut. Christine, du hast HANA erwähnt, jetzt will ich natürlich auch noch wissen, was ist das?

Christine Fahringer: HANA ist im Endeffekt die Abkürzung für die neue Version von SAP, das betrifft jetzt die User draußen derzeit überhaupt nicht, also die werden das wahrscheinlich nicht einmal, wenn es produktiv geht, so richtig mitbekommen, also wenn wir unsere Arbeit gut machen, dann wird es gar nicht mitbekommen. Das ist die Ironie an der Sache, dass es eigentlich sehr viel Arbeit ist. Es war für mich überraschend, als ich als erstes eingestiegen bin in das System, es schaut genauso aus wie es sollte. Also, es ist aber ein Riesen-Projekt mit über 20 Einrichtungen, die da mitmachen, also die Unis, das sind 300 Projektmitarbeiter:innen in diesem SAP-HANA-Projekt, das ist uniübergreifend, macht hauptsächlich das Bundesrechenzentrum BRZ und eine Unternehmensberatung noch dazu, und das ist das eigentliche Riesending, so ein bisschen der Ozeandampfer, der da schon Fahrt aufgenommen hat, das geht im Mai 2027 produktiv und wie gesagt, wenn es in einem Jahr läuft, so alles wie wir es uns vorgestellt haben, dann merkt ihr nichts davon.

Andrea Rumpold: Ja und das ist jetzt die Ironie, bei den meisten, die arbeiten, dass man eigentlich gar nicht sieht, der Output ist schön und so weiter, aber User oder andere bekommen gar nicht mit, was im Hintergrund gemacht wird. Wir können es uns aber vorstellen, auf jeden Fall, vor allem bei diesem Projekt. Jetzt haben wir sehr viel auch Technisches und so weiter besprochen, es war überhaupt sehr viel Information. Wenn ich mehr Information haben will und den Podcast anhöre und dann noch mehr will, dann den Artikel zu eurem Projekt, zu Digital4more lesen, dort ist ja sehr gut angeführt, wo ich weitere Informationen und laufende Updates erhalte, das ist einmal auf der Homepage, im Intranet und dann Digital4more und wie gesagt, VIS aufmachen, ich sehe es und dann klicke ich einmal drauf, ich klicke mich durch und sehe auch was los ist.

Liebe Christine, vielen Dank für diese kurze, aber sehr prägnante und sehr informative Einführung, es hat uns sehr gefallen. Ich wünsche dir und ich wünsche uns, jetzt weil es zeitlich natürlich passt, eine schöne Adventszeit und ich freue mich auf den nächsten Podcast. Alles Gute, auf Wiederhören!

(Dieses Transkript wurde unter Zuhilfenahme von Whisper erstellt.)