Opencast Ankündigung der Lifecycle-Einführung | Dez 2025
Wir führen eine Aktualisierung der Verwaltung von Videoinhalten im Opencast-Medienarchiv der Universität ein, die am 1. Februar 2026 in Kraft tritt.
Wir führen diese Änderung ein, um sicherzustellen, dass mit digitalen Aufzeichnungen verantwortungsvoll umgegangen wird: Daten sollen nur so lange gespeichert werden, wie sie tatsächlich benötigt werden. Das dient dem Datenschutz, verhindert die unnötige Ansammlung alter Dateien und unterstützt eine effiziente Nutzung des verfügbaren Speicherplatzes. Gleichzeitig behalten Nutzer*innen die Kontrolle darüber, welche Aufzeichnungen langfristig gesichert bleiben sollen.
Was ändert sich?
Ab dem 1. Februar 2026 werden Videos, die nicht mit aktiven OpenOLAT-Kursen verknüpft oder über das AV-Portal öffentlich freigegeben sind, am Ende eines jeden Semesters überprüft. Wenn ein Video nach drei Jahren (bei Lehrinhalten) oder vier Jahren (bei Nicht-Lehrinhalten) nicht in einem OLAT-Kurs geteilt oder öffentlich zugänglich gemacht wurde, wird es vom Status "Veröffentlicht" in den Status "Depubliziert" verschoben. Depublizierte Videos werden 12 Monate, nachdem sie als depubliziert eingestuft wurden, gelöscht. Dieser Vorgang wird als "Lebenszyklus" bezeichnet. Die Lebenszyklusstatus sind wie folgt definiert:
- Veröffentlicht: Die Videos bleiben in OpenOLAT und im AV-Portal vollständig zugänglich.
- Depubliziert: Videos sind nicht mehr in Kursen oder öffentlichen Portalen sichtbar, stehen aber noch 12 Monate lang unter av-admin.uibk.ac.at zum Download bereit.
- Gelöscht: Nach Ablauf der 12-monatigen Schonfrist werden depublizierte Videos endgültig aus dem System entfernt.
Videos werden als Lehrveranstaltungen gekennzeichnet, wenn sie einen LV-Code im Titel oder in der Serienzuordnung enthalten.
Wichtig zu wissen:
Kein Video wird vor dem 1. Februar 2027 gelöscht. Videos von Lifecycle-Kandidaten, die im SS20/21 und SS21/23 aufgezeichnet wurden, werden erst ab dem 1. Februar 2026 nicht mehr zur Ansicht freigegeben und erst ein ganzes Jahr später gelöscht.
Damit haben Sie über ein Jahr Zeit, Ihre älteren Aufnahmen zu überprüfen und diejenigen herunterzuladen, die Sie für den persönlichen Gebrauch oder für die Zukunft aufbewahren möchten.
Wie erkenne ich, ob meine Videos betroffen sind?
- Generell gilt: Wenn Ihr Video in einem nicht gelöschten OLAT-Kurs (in Vorbereitung, veröffentlicht oder beendet) verwendet wird, gilt es als „verwendet“ und ist vom Opencast-Lebenszyklus nicht betroffen.
- Opencast- oder AV-Portal-Videos, die auf öffentlichen Websites (z. B. uniCMS, persönliche Webseiten usw.) eingebettet sind, gelten als „verwendet“ und sind daher nicht vom Opencast-Lebenszyklus betroffen.
- OpenOLAT kann Videouploads enthalten, die als rohe MP4-Dateien in OLAT hochgeladen wurden. Diese Dateien werden innerhalb von OLAT gespeichert und sind nicht vom Opencast-Lebenszyklus betroffen.
- Videos mit zwei Bildern (Kamera und Bildschirm) sind immer Opencast-Videos. Sie sind vom Opencast-Lebenszyklus betroffen, wenn sie nicht in OLAT verwendet oder nicht öffentlich über das AV-Portal freigegeben wurden und älter als drei Jahre sind.
Was Sie jetzt tun können
- Überprüfen Sie Ihre Videos - Loggen Sie sich auf av-admin.uibk.ac.at ein und überprüfen Sie, welche Aufnahmen unter Ihrem Namen aufgelistet sind.
- Laden Sie herunter, was Sie brauchen - Wenn es Videos gibt, die sie über den Zeitrahmen der Richtlinie hinaus behalten möchten, bitte laden Sie diese anhand unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung auf den Hilfeseiten von Opencast herunter.
- Löschen Sie, was Sie nicht mehr benötigen - Wenn Sie jetzt unerwünschte Dateien entfernen, wird Ihr Archiv übersichtlicher und weniger unübersichtlich.
- Beantragen Sie bei Bedarf eine Verlängerung - Bis Februar 2027 wird kein Video zur Löschung vorgesehen. Wenn Sie jedoch aus rechtlichen oder archivischen Gründen eine Aufzeichnung dauerhaft sichern müssen, wenden Sie sich bitte frühzeitig an den Service Desk, um eine Verlängerung zu beantragen.
Hinweis: Ein System, das Nutzer*innen bei der Meldung archivwürdiger Inhalte unterstützt, ist für 2026 geplant (siehe unten).
Ein Blick in die Zukunft: Langfristige Archivierung.
Wir beraten über ein neues universitätsweites digitales Archivsystem, das einen zusätzlichen Status "archiviert" für aufbewahrungsbedürftiges Medienmaterial einführen wird. Sobald dieses System fertig ist, können Sie Videos offiziell für die Langzeitarchivierung vorschlagen. Es werden keine Löschungen vorgenommen, bis das System voll funktionsfähig ist und alle Benutzer durch das neue Verfahren geführt wurden.
Wir verstehen, dass diese Änderungen als störend empfunden werden können, vor allem wenn die Videos jahrelange Lehrtätigkeit darstellen. Bitte seien Sie versichert, dass diese Maßnahme nicht darauf abzielt, Ihre Arbeit zu löschen, sondern vielmehr dafür zu sorgen, dass sie bei Bedarf zugänglich bleibt und sich nicht unnötig im digitalen Speicher ansammelt.
Wenn Sie Fragen haben, Hilfe beim Herunterladen von Aufnahmen benötigen oder wissen möchten, welche Videos Sie aufbewahren sollen, wenden Sie sich bitte an den Service Desk.
Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihren kontinuierlichen Beitrag zu unserer digitalisierten Spitzenlehre.
Mit freundlichen Grüßen,
DMLT