Die Inhaber von Projekt-Accounts mit Mailzugang werden getrennt kontaktiert und gebeten, uns die zugriffsberechtigten Personen mitzuteilen. Damit soll sichergestellt werden, dass alle Personen, die mit dem Account arbeiten, dies weiterhin tun können.
Was ist zu tun?
In der Woche vor der Umstellung ihres Mail-Accounts werden Sie per E-Mail über die bevorstehende Änderung informiert. Sie erhalten auch Hinweise auf weiterführende Informationen und die Dokumentation. Im Folgenden fassen wir für Sie schon einmal die Eckpunkte zusammen.
Wir empfehlen, bei dieser Gelegenheit eine Aktualisierung auf die neueste Microsoft-Office-Version vorzunehmen. Diese steht Ihnen ab sofort im Softwarecenter zur Verfügung. An Rechnern der Universität Innsbruck finden Sie dieses über die Suche im Windows Startmenü.
A) Datenübertragung
In puncto Datenübertragung müssen Sie keine Aktionen setzen. Alle Daten werden seitens des ZID im Hintergrund übertragen.
B) Mailzugriff
Beim Zugriff auf die Mails können einzelne Maßnahmen notwendig sein. Welche das sind, hängt von Ihrem Mail-Programm ab. Im Folgenden finden Sie Hinweise zu den am häufigsten verwendeten Klienten:
Outlook
Outlook erfordert im Zuge der Umstellung einen Neustart. Das heißt, dass Sie das Programm einmal schließen und neu öffnen müssen. Gewöhnlich können Sie ohne weitere Vorkehrungen nach dem Neustart weiterarbeiten. In manchen Fällen erfordert Outlook eine Neuanmeldung. Bitte gehen Sie hier nach Anleitung vor. Danach können Sie ohne weitere Änderung weiterarbeiten.
Outlook im Web
Falls Sie per „Outlook im Web“ („Outlook Web Access“) auf Ihre Daten zugreifen wollen, verwenden Sie bitte die folgende neue Adresse für das Mail-Portal: https://outlook.microsoft
Weitere Mail-Programme am Rechner
In der Dokumentation zum Mailsystem der Universität und zu den gängigsten Mail-Programmen finden Sie entsprechende Unterstützung. Sie können sich aber gerne auch an Ihre Ansprechpersonen beim Technischen Support oder beim Service Desk wenden.
Mail-Programm am Mobiltelefon
Sollten Sie Ihr Postfach auf einem Mail-Programm am Mobiltelefon eingebunden haben, löschen Sie bitte den bisherigen Account und binden Sie das Mailsystem als Microsoft-365-Account neu ein. (Hinweis: Das gilt nicht für die Uni-App, diese müssen Sie einfach aktualisieren, siehe nächster Punkt).
Uni-App
Eine Aktualisierung der App, die das neue Mailsystem unterstützt, steht bereits im App-Store zum Download bereit.
C) Weitere Informationen und Hilfe
Der ZID stellt auf seiner Homepage eine Dokumentation mit Anleitungen zum Mailsystem zur Verfügung. Im Rahmen der Umstellung werden die Informationen schrittweise aktualisiert und ergänzt. Sollten Sie Fragen zum Migrationsprozess haben, zögern Sie bitte nicht, sich an unsere Hotline unter +43 512 507-23999 oder an Ihre zuständige Ansprechperson des ZID – Technischer Support zu wenden.
Der ZID stellt Informationen zur Konfiguration der gängigsten Mail-Programme zur Verfügung. Wir bitten um Verständnis, dass nicht alle Mail-Clients im gleichen Ausmaß unterstützt werden können. Es werden aber allgemeine Zugangsdaten und Einstellungen zum Mailsystem dokumentiert, die Sie in solchen Fällen (aber ohne direkte Unterstützung für den Client selbst) gerne verwenden können. Darüber hinaus steht jederzeit auch der neue Webzugang zum Mailsystem zur Verfügung.
Gründe für die Umstellung
Microsoft beendet den erweiterten Support für Microsoft Exchange zum 14.04.2026. Das künftig verfügbare On-Premises-Nachfolgeprodukt (lokal betriebenes System) von Microsoft ist aus Sicht des ZIDs für unseren Betrieb nicht attraktiv. Vor diesem Hintergrund wurde die Migration auf M365 als die kurzfristig sinnvollste Variante gewählt, um den Betrieb der zentralen Mailservices sicherzustellen. Parallel werden Schritte gesetzt, um mittelfristig mit einem lokalen, offenen Mailsystem die digitale Souveränität der Universität zu wahren. Die Migration wird seit Dezember in Etappen umgesetzt.
Maßnahmen zur Wahrung des Datenschutzes
Nach der Migration des Mailservers werden die entsprechenden Daten in einer Microsoft-Cloud-Umgebung verarbeitet. Diesbezüglich wurden umfassende Maßnahmen getroffen, um den Schutz personenbezogener Daten und die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung sicherzustellen. Die Datenschutzkoordination und der Datenschutzbeauftragte wurden über die nötige Umstellung von einem lokalen zu einem Cloud-Betrieb informiert. Der ZID hat Maßnahmen gesetzt, um datenschutzrechtliche Risiken zu minimieren:
- Die Speicherung personenbezogener Daten erfolgt im Rahmen der EU Data Boundary auf Servern innerhalb der EU.
- Sämtliche Daten werden sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt.
- Es wird eine verpflichtende 2-Faktor-Authentifizierung für die Nutzung der E-Mail-Postfächer umgesetzt.
- Die Erfassung von Nutzungsdaten wird auf ein notwendiges Minimum reduziert, optionale Dienste werden nicht verwendet und Drittanbieter-Apps (abgesehen von explizit freigegebenen Integrationen) gesperrt.
Aktuell steht keine Alternative zur Verfügung, die lokal auf unseren Rechnern läuft, den Ansprüchen genügt und tragbar ist. Wir prüfen fortlaufend, inwieweit spezifische Bedarfe (z. B. besonders schützenswerte Kommunikationsszenarien) durch zusätzliche technische oder organisatorische Maßnahmen innerhalb der M365-Umgebung abgedeckt werden können.
Wahrung der digitalen Souveränität
Aus Sicht der Universität ist die Nutzung von Microsoft 365 mit Blick auf die digitale Souveränität keine optimale Lösung. Kurzfristig gab es jedoch keine gute Alternative. Daher wurde in Abstimmung mit dem Rektorat beschlossen, dass mit der Migration auch ein Projekt gestartet wird, das mittelfristig eine lokale, auf Open-Source-Systemen basierende Maillösung umsetzt. Gemeinsam mit den anderen Services des ZID soll damit eine einheitliche, lokale Infrastruktur für digitale Kommunikation und Kollaboration entstehen. Erste Schritte in diese Richtung wurden mit der Inbetriebnahme von Nextcloud („Universe“) und OpenProject bereits gesetzt. Mit der Umsetzung eines neuen Wiki-Systems sowie des Ticketsystems und dem Aufbau lokaler Cloud- und KI-Infrastruktur sind konkrete weitere Schritte für eine Reduzierung der digitalen Abhängigkeit und damit zur Wahrung der digitalen Souveränität bereits in Planung oder Umsetzung.