Kinderbetreuung bei Veranstaltungen
Mit dem Angebot einer Kinderbetreuung im Rahmen Ihrer Veranstaltung leisten Sie einen wichtigen Beitrag zur Vereinbarkeit von Beruf/Studium und Familie, denn Sie ermöglichen dadurch manchen Wissenschaftler:innen überhaupt erst die Teilnahme.
Das Team des Familienservice unterstützt bei Bedarf Fakultäten und andere Organisationseinheiten der Universität Innsbruck bei der Organisation einer Kinderbetreuung während Tagungen/Kongressen/Veranstaltungen. Wir empfehlen eine frühzeitige Kontaktaufnahme (vor Tagungsausschreibung), damit die Details gemeinsam geplant werden können.
Prinzipiell betreuen wir Kinder im Alter von 6 Monaten bis 10 Jahren. Bei vorhandener Nachfrage kann diese Altersspanne innerhalb eines Ermessensrahmens angepasst werden.
Aus organisatorischen Gründen können maximal 12 Kinder (zur gleichen Zeit) betreut werden. Sollten die Anmeldungen diese Anzahl überschreiten, nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf, damit wir über etwaige Lösungen sprechen können.
Betreuungsschlüssel:
- 1 Betreuungsperson für bis zu 4 Kinder über 18 Monate (Aus pädagogischen Gründen und zur Gewährleistung der Betreuungsqualität wird ab zwei Kindern unter 18 Monaten das Betreuungspersonal auf zwei Personen aufgestockt)
- Ab 5 Kindern werden 2 Betreuungspersonen eingesetzt
Für die Betreuung vermitteln wir geeignete und erfahrene Betreuungspersonen.
Die Betreuungspersonen müssen für den gewünschten Zeitraum von der entsprechenden Organisationseinheit (Institut/Abteilung) der Universität angestellt werden. Gerne bereiten wir die jeweiligen Verträge vor (fallweise Beschäftigung/Nebentätigkeit, allg. Personal, Verwendungsgruppe IIIa; entspricht ca. € 25,-/h/Person). Bitte bedenken Sie, dass bei längeren Betreuungseinsätzen Pausen eingehalten werden müssen. Die maximale Betreuungszeit/Person/Tag beträgt 10 Stunden.
Sollten trotz erfolgter Anmeldungen keine Kinder zur Betreuung erscheinen, sind die Betreuungspersonen dennoch für den geplanten Betreuungszeitraum zu entlohnen.
Sollte Ihre Veranstaltung am Campus Innrain und außerhalb der Öffnungszeiten der SpielRäume stattfinden, kann die Betreuung in den SpielRäumen erfolgen. Bei einer sehr geringen Kinderanzahl ist eventuell eine Betreuung im Rahmen des SpielRäume-Betriebes möglich.
Ansonsten organisieren Sie einen Raum und wir stellen für die Zeit der Tagung die mobile Kidsbox zur Verfügung, um die Betreuung vor Ort einzurichten. Zusätzlich bringen die Betreuungspersonen je nach Bedarf weiteres altersgerechtes Spiel-, Mal- und Bastelmaterial sowie Bücher mit.
Bitte reservieren Sie für die Kinderbetreuung einen Raum in unmittelbarer Nähe zum Veranstaltungsort. Da wir die Aufsichtspflicht übernehmen, benötigen wir, um lange Wege zu vermeiden, WCs in unmittelbarer Nähe. Nach Möglichkeit sollte der Raum zudem mit einem Waschbecken ausgestattet und barrierefrei zugänglich sein. Bitte achten Sie darauf, dass der Betreuungsraum abgeschlossen werden kann, damit die Kidsbox nicht unbeaufsichtigt bleibt. Außerdem muss der Raum – jeweils 30 Minuten vor Betreuungsbeginn – für die Betreuungspersonen zugänglich sein (evtl. Freischaltung der Chips).
Wir empfehlen bereits mit Ausschreibung/Einladung (zu) Ihrer Veranstaltung – etwa auf der Tagungs-Homepage – auf die Möglichkeit der Kinderbetreuung hinzuweisen und ein entsprechendes Anmeldeformular zur Verfügung zu stellen, mit dem relevante Informationen/Daten/gewünschte Betreuungszeit abgefragt werden. Gerne stellen wir Ihnen dafür einen Entwurf zur Verfügung. Die Anmeldung zur Kinderbetreuung läuft ausschließlich über die (Tagungs-)Veranstaltung.
Bitte geben Sie uns bis zu einem vereinbarten Termin (ca. 5-6 Wochen vor Tagungsbeginn) den genauen Betreuungszeitraum und die Anzahl der zu betreuenden Kinder bekannt. Eine Vor- und Nachbereitungszeit der Betreuungspersonen von insgesamt mind. 30 Minuten täglich ist miteinzurechnen.
Zur Einhaltung der Aufsichtspflicht benötigen wir folgende Daten, die gesammelt bis zu einem vereinbarten Termin an uns zu übermitteln sind:
- Name und Geburtsdatum der Kinder
- Besonderheiten, die während der Betreuung zu beachten sind (z. B. Allergien, Unverträglichkeiten, Krankheiten)
- Name der/des Erziehungsberechtigten sowie Telefonnummer(n) für den Notfall
Außerdem muss den Eltern/Erziehungsberechtigten ein Formular übermittelt werden, das wichtige Informationen zu den Rahmenbedingungen der Kinderbetreuung enthält und spätestens zum ersten Betreuungstag unterschrieben von den Erziehungsberechtigten mitzubringen ist. Diese Information kann zusammen mit einem zur Verfügung gestellten Anmeldeformular oder gesondert übermittelt werden. Sie erhalten das Informationsformular auf Anfrage im Familienservice.
Während der Veranstaltung muss den Betreuungspersonen und Eltern/Erziehungsberechtigten eine Ansprechperson aus dem Organisationsteam zur Verfügung gestellt werden, die gegebenenfalls die KidsBox entgegennimmt und regelmäßig überprüft, ob alles in Ordnung ist oder Hilfe benötigt wird.
Für die Verpflegung der Kinder ist das Familienservice nicht zuständig. Die Kinder können eine Jause mitbringen. Bei einer Ganztagesbetreuung empfehlen wir, etwa im Rahmen eines Caterings, die Verpflegung der Kinder und ggf. auch der Betreuungspersonen mitzudenken. Je nach Veranstaltungsprogramm kann während der Mittagspause mit den Eltern oder im Rahmen der Kinderbetreuung gegessen werden. Wasser und gesunde Snacks für zwischendurch sollten von der Veranstaltungsorganisation bereitgestellt werden.
Als Veranstaltende übernehmen Sie die Kosten der Kinderbetreuung. Die Betreuungspersonen müssen von Ihnen angestellt werden. Die Kosten des Kinderbetreuungsangebots sollten möglichst früh kalkuliert und gegebenenfalls auf die Tagungspauschale umgelegt werden. Von den Eltern/Erziehungsberechtigten kann zusätzlich ein Beitrag erhoben werden.
Setzen Sie sich rechtzeitig mit dem Team des Familienservice in Verbindung. Wir unterstützen Sie bei der Organisation einer Kinderbetreuung während Ihrer Veranstaltung
Überlegen Sie die Zeitspanne, zu der eine Kinderbetreuung angeboten werden soll
Planen Sie ein Budget für die Kinderbetreuung ein. Zur Orientierung: 25€/Betreuungsperson/h (Betreuungsschlüssel beachten)
Überlegen Sie, wie die Kosten gedeckt werden sollen (nur von der Tagung, Elternbeitrag, beides, etc.)
Planen Sie (z.B. im Rahmen des Caterings) gegebenenfalls die Verpflegung der Kinder und der Betreuungspersonen mit ein. Je nach Veranstaltungsprogramm kann während der Mittagspause mit den Eltern oder im Rahmen der Kinderbetreuung gegessen werden.
Denken Sie bei der Planung der Räumlichkeiten die Kinderbetreuung mit und reservieren Sie zeitgerecht einen geeigneten Raum in der Nähe des Veranstaltungsorts und mit WC‘s in unmittelbarer Nähe. Achten Sie auf Barrierefreiheit (Kinderwagen).
Weisen Sie frühzeitig (z.B. beim Call for Papers und auf der Tagungshomepage) auf die Möglichkeit der Kinderbetreuung hin. Es empfiehlt sich, vorab zu ermitteln, ob prinzipiell Bedarf an einer Kinderbetreuung besteht.
Stellen Sie ein Anmeldeformular zur Verfügung. Lassen Sie den Erziehungsberechtigten unbedingt auch die Elterninformation zukommen, die unterschrieben spätestens am ersten Betreuungstag abzugeben ist. Bitten Sie um eine verbindliche Rückmeldung der Eltern (Muster Anmeldeformular und Elterninformation erhalten Sie im Familienservice)
Geben Sie eine Anmeldefrist an (ca. 5 Wochen vor Veranstaltungsbeginn).
Erstellen Sie eine Liste mit Name und Alter der Kinder
Übermitteln Sie bis zu dem mit uns vereinbarten Termin den genauen Betreuungszeitraum, Anzahl und Alter der zu betreuenden Kinder sowie alle für die Betreuung relevanten Informationen/Daten an familienservice@uibk.ac.at
Vergessen Sie nicht, zusätzlich zum eigentlichen Betreuungszeitraum eine Vor- und Nachbereitungszeit von mind. 30 min täglich mit einzurechnen.
Stellen Sie eine Ansprechperson aus dem Organisationsteam für die Betreuungspersonen und Eltern/Erziehungsberechtigten zur Verfügung. Diese sollte gegebenenfalls auch die KidsBox entgegennehmen und regelmäßig überprüfen, ob alles in Ordnung ist oder Hilfe benötigt wird.
Der Kinderbetreuungsraum sollte eine halbe Stunde vor Beginn für die Betreuungspersonen zugänglich sein (evtl. Schlüssel/Freischaltung Chip)
Stellen Sie gegebenenfalls Wasser und gesunde Snacks für zwischendurch bereit.
Informieren Sie das Team des Familienservice/die Betreuungspersonen über kurzfristige Absagen.
Reichen Sie die Verträge (Nebentätigkeit / fallweise Beschäftigte) bei der Personalabteilung ein und wickeln Sie die Zahlung ab; die Betreuungspersonen übermitteln Ihnen eine genaue Aufstellung ihrer Betreuungszeiten. Gerne ist das Team des Familienservice Ihnen bei der Vorbereitung der Verträge behilflich.
Das Team des Familienservice freut sich nach der Veranstaltung über Feedback und eventuelle Verbesserungsvorschläge, dafür kann je nach Wunsch und Möglichkeit gerne ein Feedbackgespräch vereinbart werden.