Checkliste & Leitfaden
Hier finden Sie eine Checkliste und einen Leitfaden zur Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und Kongressen an der Leopold-Franzens-Universität Innsbruck.
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Sollten Sie Fragen diesbezüglich haben, können Sie sich gerne telefonisch unter +43 512 507 32031 oder direkt per E-Mail an veranstaltungen@uibk.ac.at melden.
Kinderbetreuung bei Veranstaltungen
Das Team des Familienservice unterstützt bei Bedarf Fakultäten und andere Organisationseinheiten der Universität Innsbruck bei der Organisation einer Kinderbetreuung während Tagungen/Kongressen/Veranstaltungen. Wir empfehlen eine frühzeitige Kontaktaufnahme (vor Tagungsausschreibung) mit dem Familienservice, damit die Details gemeinsam geplant werden können.
Mit dem Angebot einer Kinderbetreuung im Rahmen Ihrer Veranstaltung leisten Sie einen wichtigen Beitrag zur Vereinbarkeit von Beruf/Studium und Familie, denn Sie ermöglichen dadurch manchen Wissenschaftler:innen überhaupt erst die Teilnahme.
Wir bemühen uns, so weit wie möglich auf Ihre speziellen Anliegen einzugehen und Ihre Veranstaltung so gut wie möglich zu unterstützen.
Information zur Kinderbetreuung bei Veranstaltungen an der Universität
Behördliche Anmeldung von Veranstaltungen
Vergnügungssteuer laut
Tiroler Vergnügungsteuergesetz 1983
Vergnügungen sind bei der Stadt Innsbruck anzumelden. Die Anmeldung hat spätestens zwei Werktage vorher zu erfolgen. Auch mögliche steuerfreie Veranstaltungen sind anmeldepflichtig. Zur Anmeldung verpflichtet ist sowohl der Unternehmer der Veranstaltung als auch der Eigentümer der dazu benützten Räume oder Grundstücke.
ACHTUNG: ab 01. Januar 2018 entfällt die Vergnügungssteuer in Innsbruck.
Steuerpflichtige Vergnügungen sind insbesondere:
- Tanzbelustigungen, Kostümfeste, Maskenbälle
- Volksbelustigungen
- Mechanische Wiedergabe musikalischer Stücke
- Rundfunk – und Fernsehfunkempfang an öffentlichen Orten
- Sportliche Veranstaltungen
- Vorführungen von Licht- und Schattenbildern, Marionettentheater
- Vorführung von Bildstreifen und Großprojektionen durch Fernsehgeräte
- Theatervorstellungen, Ballette
- Konzerte und sonstige musikalische und gesangliche Aufführungen, Vorträge, Vorlesungen, Deklamationen, Rezitationen, Vorführungen der Tanzkunst
Die Annahme einer Vergnügung im Sinne dieses Gesetzes wird nicht dadurch ausgeschlossen, dass die Veranstaltung gleichzeitig auch noch erbauenden, belehrenden oder anderen nicht als Vergnügen anzusehenden Zwecken dient oder dass der Unternehmer nicht die Absicht hat, eine Vergnügung zu veranstalten.
Ansprechpartner
Magistratsabteilung IV – Gemeindeabgaben-Steuervorschschreibung
Maria-Theresien-Straße 18 / 2. Stock,
Zimmer 2202 (Herr Georg Bucher)
Tel.Nr.: 0512/5360-2202, Fax: 0512/5360-1740
E-Mail: post.abgabenvorschreibung@innsbruck.gv.at
Weitere Informationen
Anmeldung der Veranstaltung
bei der Bau- und Feuerpolizei
Vor allem Veranstaltungen mit Aufbauten (z. B. Zelte, Bühnen) sind bei der Bau- und Feuerpolizei anzumelden. Hierfür ist es notwendig, maßstabsgerechte Pläne mit den Aufbauten an die Behörde zu übersenden.
Ansprechpartner
Magistratsabteilung III – Bau- und Feuerpolizei, Umwelt
Maria-Theresien-Straße 18 / 4. Stock
DI Christian Kugler
Tel: +43 512 5360-3112, Fax: +43 512 5360-1762
E-Mail: post.baupolizei@innsbruck.gv.at
AKM Abgabe
Die AKM, ein Zusammenschluss von Urhebern (Autoren, Komponisten, Musikverlegern) ist eine Verwertungsgesellschaft im Bereich der Musik. Die Urheber übertragen den Organen der AKM die Wahrnehmung ihrer Urheberrechte. Die AKM ist genossenschaftlich organisiert und nicht auf Gewinn ausgerichtet. Nach Abzug der Spesen wird das Entgelt an die Urheber und Verleger weitergegeben.
- Wenn der Urheber noch lebt oder vor weniger als 70 Jahren verstorben ist
- Wenn es sich um eine öffentliche Veranstaltung handelt
- Wenn die Veranstaltung öffentlich für jeden zugänglich ist
- Wenn die Veranstaltung öffentlich angekündigt wurde (Plakate, Inserate, etc.)
- Wenn keine persönliche Beziehung der Gäste zum Veranstalter besteht.
- Auch bei Veranstaltungen mit freiem Eintritt bzw. bei Veranstaltungen, aus denen ein Verlust resultiert, ist das AKM Entgelt zu entrichten.
Ansprechpartnerin
Autorengesellschaft – AKM
Geschäftsstelle Innsbruck
Grabenweg 72, 6020 Innsbruck
Tel: +43 (0) 50717-17588
E-Mail: gest.innsbruck@akm.at
Homepage: https://www.akm.at/
Werbeabgabe laut Werbeabgabengesetz 2000
Bei der Werbeabgabe handelt es sich um ein Bundesgesetz, das Abgaben für Werbeeinschaltungen vorschreibt. Die Werbeabgabe wird für alle Veröffentlichungen von Werbungen in Printmedien, Hörfunk und Fernsehen, sowie für die Duldung der Benutzung von Flächen (z.B. Plakatwänden und Schaufenster) im Inland erhoben. Von der Steuer ausgenommen sind Informationen in nicht periodisch erscheinenden Druckwerken, die von Vereinen herausgegeben werden, wie z.B. Festschriften, Maturazeitungen oder Programmhefte.
Höhe der Werbeabgabe
Die Werbeabgabe beträgt 5 % der Bemessungsgrundlage. Die Bemessungsgrundlage resultiert aus allen Kosten, die die beauftragte Firma (z.B. Druckerei) dem Veranstalter in Rechnung stellt und ist in dieser inkludiert.
Da es sich bei der Werbeabgabe um ein Entgelt im Sinne des Umsatzsteuergesetzes handelt, unterliegt diese Abgabe dem Finanzamt der Stadt Innsbruck.
Ansprechpartner
Finanzabteilung der Universität Innsbruck
Leiter Herr Dipl.-Kfm. Fabian Kaiser
Josef-Hirn-Straße 5–7, 8. OG, 6020 Innsbruck
Tel.: 0512/507-22500
Fax: 0512/507-22699
Kongressförderung Innsbruck Tourismus
Innsbruck Tourismus stellt seit 1. Jänner 1992 für wissenschaftliche Kongresse und Firmentagungen nach Erfüllung entsprechender Richtlinien als finanziellen Anreiz Geldmittel zur Verfügung. Die Einhaltung der nachstehend angeführten, für die Förderung notwendigen Richtlinien, sind bindend.
Antrag auf Kongressförderung der Stadt Innsbruck Abrechnung nach dem Kongress
Die Antragstellung, Prüfung und Auszahlung erfolgt ausschließlich über den
Innsbruck Tourismus
Direktorin Karin Seiler-Lall
Burggraben 3
6020 Innsbruck
E-Mail: k.seiler@innsbruck.info
Die Entscheidung der Vergabe der Förderung obliegt dem Kongressbeirat.
Förderwerber ist entweder der Veranstalter, ein Professional Congress Organizer (PCOs) oder können Agenturen mit Vollmacht des Veranstalters sein.
Um die Förderung beantragen zu können, müssen die folgenden Bedingungen eingehalten werden:
- Nachweis der Teilnehmeranzahl mittels einer Teilnehmerliste inklusive der Länderangabe
- Pflichtfelder der Teilnehmerliste:
- Vorname
- Nachname
- Postleitzahl (Stadt)
- Land
- Nachweis des Nettonächtigungsumsatzes anhand des Nächtigungsnachweises. Als Alternativnachweis anhand der Teilnehmerliste wenn kein Nächtigungsnachweis möglich ist.
- Von den Teilnehmern müssen mindestens 30 % überregionale Teilnehmer sein, d. h. außerhalb von Tirol kommen
- Die Mindestdauer der zu fördernden Veranstaltung beträgt mindestens 3 Tage
- Veranstaltungen im Monat Dezember sind von der Förderung ausgeschlossen
- Einreichung folender Dokumentationen:
- Teilnehmerliste (verpflichtend)
- Buchungsstatistik als Nächtigungsnachweis
- Endgültiges Programm der Veranstaltung (verpflichtend)
- Die Förderungswürdigkeit muss gegeben sein
- Es gelten nur die Nächtigungen im Verbandsgebiet des Innsbruck Tourismus
- Der Verstalter muss einen Link auf die innsbruck.info Seite einrichten
Die Förderungspunkte 1 bis 10 sind zwingend erforderlich.
Die Förderungswürdigkeit ist grundsätzlich bei wissenschaftlichen Kongressen und Firmentagungen im Verbandsgebiet des Innsbruck Tourismus gegeben. Nach Abwägung des touristischen Interesses kann vom Förderungsbeirat im Einzelfall auch anderen Veranstaltungen eine Förderungswürdigkeit zuerkannt werden.
Das Ansuchen (Antragsformular) hat der Veranstalter unbedingt vor Beginn der Veranstaltung an den Innsbruck Tourismus z. H. Frau Direktorin Karin Seiler-Lall zu richten und es muss verpflichtend folgende Angaben beinhalten:
- Titel der Veranstaltung
- Termin und Dauer
- Veranstaltungslocation
- Erwartete Teilnehmerzahl
- Bewerbung der Veranstaltung (z. B. Auszug der Homepage)
- Organisation der Zimmerreservierung (z. B. über PCO, TVB, Agentur oder Einzelnachweis)
- Vorläufiges Budget (Umsatz und Aufwendungen in Summe)
| Stufe | Teilnehmer | Förderung | Förderung2 |
|---|---|---|---|
| in Prozent* | Maximalbetrag | ||
| 1 | 0–99 | 0 | 0 |
| 2 | 100–199 | 0.05 | € 1.000,00 |
| 3 | 200–399 | 0.045 | € 2.500,00 |
| 4 | 400–799 | 0.04 | € 4.000,00 |
| 5 | > 800 | 0.03 | € 10.000,00 |
* Des gesamten Nettonächtigungsumsatzes
Definition Teilnehmer
- Besucher der Veranstaltung
- Mitarbeiter der ausstellenden Unternehmen
- Mitarbeiter der Sponsoren
- Mitarbeiter der Veranstaltung
- Referenten
b. Förderung von Veranstaltungen ohne Nächtigungsnachweis
Es wird nicht in allen Fällen möglich sein, den durch die Teilnehmer erzielten Nettonächtigungsumsatz klar nachzuweisen, da Teilnehmer immer häufig individuelle Buchungskanäle nutzen. Aus diesem Grund kann der Kongressbeirat nach Maßgabe der Größe der Veranstaltung und Anzahl der nachgewiesenen überregionalen Teilnehmern alternativ eine Formel zur Berechnung des Förderungsbeitrages heranziehen.
Berechnungsgrundlage für die Förderung sind die laut Teilnehmerliste nachgewiesenen überregionalen Teilnehmer (überregional = außerhalb von Tirol). Bei einem nicht nachgewiesenen Nettonächtigungsumsatz werden als Basis für die Berechnung der Förderung 50 % der nachgewiesenen überregonalen Teilnehmer (lt. Teilnehmerliste) und die Veranstaltungsdauer (lt. Veranstaltungsprogramm) abzüglich einem Tag als durchschnittliche Nächtigungsdauer zugrunde gelegt.
Zur Berechnung wird ein durchschnittlicher Hotelpreis herangezogen. Der Preis wird vom Kongressbeirat jeweils am Jahresende für das Folgejahr festgelegt.
Die Formel zur Berechnung der Förderung an den Kongressveranstalter lautet:
Auszuschüttende Förderung = [Veranstaltungsdauer in Tagen – 1] x [50 % der überregionalen Teilnehmer] x [durchschnittlicher Hotelpreis] x [Prozentsatz der jeweiligen Stufe anhand Teilnehmerzahl]
Die auszuschüttende Förderung wird bei der jeweiligen Stufe mit einem Maximalbetrag gedeckelt.
Nach Vorlage der Endabrechnung (Abrechnungsformular) und aller zur Beurteilung der Förderungswürdigkeit eingebrachten relevanten Unterlagen, kann der Förderungsbeitrag direkt an den Veranstalter oder an den von ihm namhaft gemachten Leistungsträger vor Ort bzw. im Nachgang der Veranstaltung ausbezahlt werden.
Förderungsbeiträge werden auf Basis der Beschlüsse des Kongressbeirates grundsätzlich nach Abschluss der Veranstaltung ausbezahlt.
Die Förderungsvergabe erfolgt durch den Kongressbeirat. Der Beirat tritt zur Förderungsvergabe zwei bis drei Mal jährlich zusammen.
Vorbehaltliche Förderungszusagen können nur bei Erfüllung der Kriterien erteilt werden und nach Beschluss des Beirates ausbezahlt werden.
Der Kongressbeirat ist ein Kollektivorgan zur Entscheidung der Vergabe. Rechtsanspruch auf Förderung der Veranstaltung besteht für den Veranstalter bzw. Erfüllungsgehilfen (PCO, Agentur etc.) keiner.
Die Kongressförderung ist ein freiwilliger Marketingzuschuss seitens des Innsbruck Tourismus.
Innsbruck Tourismus
Burggraben 3
6020 Innsbruck
T +43 512 59 850
F +43 512 59 850-107
office@innsbruck.info
Innsbruck, Juli 2017
Nutzung von Räumen
der Leopold-Franzens-Universität durch Studierendenorganisationen und -initiativen
Laut Österreichischem Hochschulgesetz (§ 9) erhalten Fraktionen der Österreichischen HochschülerInnenschaft und Studienvertretungen im Rahmen ihrer Aufgaben Raumressourcen an der Universität kostenfrei zur Verfügung gestellt. Veranstaltungen aller anderen Organisationen sind demnach kostenpflichtig.
Jede Verwendung von Räumen der Leopold-Franzens-Universität Innsbruck bedarf eines genehmigten Antrages.
Räume können nur dann zum gewünschten Termin zur Verfügung gestellt werden, wenn dadurch der Lehr- und Forschungsbetrieb der Universität Innsbruck nicht beeinträchtigt wird.
Anforderungen, die über die Grundausstattung für Veranstaltungen (Raum, Laptop, Beamer, Leinwand) hinausgehen, werden immer nach den geltenden Tarifen verrechnet. Alle Veranstaltungen unterliegen den Vorgaben der Haus- und Benutzungsordnung sowie den entsprechenden Sicherheitsauflagen.
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Nutzen Sie unsere Expertise aus der Organisation unserer vergangenen Green Events wie dem Neujahrsempfang und dem Sommerfest für Mitarbeiter*innen.
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