Konfiguration von Stellvertretungen unter Outlook 2010 und Exchange 2010

Allgemeines

Unter Stellvertretung versteht man, dass z.B. User A E-Mails im Auftrag von User B sendet.

 

"send on behalf"

In Outlook kann einem Benutzer unter Datei:Kontoeinstellungen:Zugriffsrechte für Stellvertretungen erlaubt werden, eine Stellvertretung zu übernehmen. Die Stellvertretung kann auch auf alle anderen Outlook Ordner (Kalender, Aufgaben, Kontakte,...) ausgedehnt werden und entsprechende Berechtigungen (z.B.: nur lesen von Mails des Stellvertretenden aber kein Senden von Mails in dessen Namen,...) können vergeben werden. Diese Einstellungen kann jeder Benutzer selbst für seine Stellvertretung festlegen.

Kontoeinstellungen Outlook

 

Stellvertretung 1 

 

Beispiel:

Benutzer A beauftragt Benutzer B mit der Stellvertretung bezüglich E-Mail (d.h.: B vertritt A). Nun ist es für Benutzer B möglich E-Mails im Auftrag von A zu versenden.
Zuerst aktiviert Benutzer B beim Erstellen einer neuen E-Mail das Adressfeld Von... unter Ansicht:"Von"-Feld. Nun kann Benutzer B E-Mails im Auftrag von Benutzer A versenden, indem er die Mailadresse von Benutzer A in das Von-Feld einträgt. In der Absender-Mailadresse scheint nun der Text auf "Benutzer B im Auftrag von Benutzer A". Eine Ausgangskopie einer derartigen Mail wird im Gesendete Ojekte Ordner von Benutzer B abgelegt. Antworten auf solche E-Mails werden an Benutzer A gesendet.

Probleme mit gesendeten E-Mails

Wenn Stellvertretungen verwendet werden, landen alle Ausgangskopien von e-Mails im Gesendete Objekte Ordner des Stellvertreters. Wenn nun gewünscht wird, daß diese Mails im Gesendete Objekte Ordner des Stellvertretenen abgelegt werden, sind einige Konfigurationen in Outlook notwendig.

  • Erteilung der Stellvertretung (Outlook, Extras:Optionen:Stellvertretungen)
  • Anlegen einer neuen Kategorie mit Namen "im Auftrag"
    Neue E-Mail-Nachricht:Optionen:Kategorien:...:zur Liste hinzufügen
  • Erstellen eines Neue E-Mail-Nachricht Formulars welches immer zur Kategorie "im Auftrag" zugeordnet ist
    Neue E-Mail-Nachricht:Optionen: "im Auftrag" auswählen, anschließend unter Extras:Formulare:Formular veröffentlichen unter die Bibliothek für persönliche Formulare auswählen und den Namen auf "im Auftrag" festlegen. Nun kann das Formular geschlossen werden, den Hinweis zum Speichern bestätigt man mit Nein.
  • Erstellen einer Mail-Regel
    Beim Senden vom e-Mails mit Zuordnung zur Kategorie "im Auftrag" solle eine Kopie in den Gesendete Objekte Ordner des Stellvertretenen erstellt werden.
  • Berechtigung des Stellvertreters am Konto des Stellvertretenen setzen. Lesen auf Postfach, Stufe 4 auf Gesendete Objekte.
  • Einblenden des Kontos des Stelvertretenen in der Outlookkonfiguration des Stellvertreters
  • Einblenden des Von-Felds in der Outlookkonfiguration des Stellvertreters
    Neue E-Mail-Nachricht:Ansicht:"Von"-Feld
  • Verwenden des neuen Formulars
    Pull-Down-Menu von Neu:Formular auswählen:im Auftrag