Versenden von großen Anhängen als Web-Link

Die Anleitung soll ihnen helfen große Dateianhänge an Ihre Partner übermitteln zu können, ohne deren Mailboxen unnötig zu belasten. Bitte erschrecken Sie nicht, diese Anleitung ist recht detailliert und deshalb etwas umfangreicher.

Nach dem ersten Probieren werden Sie merken, dass sich der Aufwand lohnt. Insbesondere ihre Mailpartner werden es ihnen danken, wenn Sie deren Mailbox nicht mehr verstopfen.

Ziel der Anleitung ist das Verschicken eines Links auf die Informationen anstatt die Daten selbst an die Empfänger zu übermitteln.

  1. Soferne Sie noch keine persönliche Hompage besitzen, können Sie diese über unser Online-Formular "Persönliche Homepage beantragen" beantragen. Der Dienst steht am nächsten Tag zur Verfügung.
    Es gilt zunächst Ihr Anfangspasswort.

  2. Übertragen der Daten mit FTP:
    In unseren Benutzerräumen können Sie die Daten mit dem Programm WS_FTP übertragen.
    Sie finden das Programm im Startmenü unter
    Start/Programme/Kommunikation/WS_FTP
    Zum Verbindungsaufbau mit dem Homepageverwaltungsserver geben Sie folgendes ein:
    Hostname/Address: info-adm.uibk.ac.at
    User-ID: Benutzerkennung/Benutzername (cxxxxx)
    Passwort:Ihr Homepage-PW (i.A. ihr Anfangspasswort)
    und bestätigen das mit 'OK'.

    Für private PCs etc. können Sie das Programm auch von unserem Software-Download-Bereich herunterladen.

    Statt mit FTP können Sie die Dateien auch gesichert mit WinSCP übertragen.
    Als weitere Alternative besteht innerhalb des Datennetzes der Uni die Möglichkeit Ihr Homepageverzeichnis auf ein Windows-Laufwerk zu mappen. Siehe dazu unsere Samba-Dokumentation.

  3. Im WS_FTP-Fenster sehen Sie auf der rechten Seite die Dateien, so wie sie am Server liegen, und auf der linken Seite die Dateien auf Ihrem Computer ( Verzeichnis C:\ oder I:\)

  4. Wechseln Sie am Info-Server (info-adm) durch Doppelklick in das Verzeichnis "homepage". Hier müssen Sie die zu versendenden Dateien ablegen.

  5. Nun können Sie Ihre zu publizierenden Dateien im linken Fenster markieren und durch Anklicken von "-->" auf den info-adm-Server übertragen. Die Dateinamen sollten keine Sonderzeichen und Leerzeichen enthalten.

  6. Geschafft: Jetzt können die Dateien über das HTTP-Protokoll heruntergeladen werden. Geben Sie dazu in Ihrem Browser die URL

    http://homepage.uibk.ac.at/~cXXXXX/Dateiname
    
    ein. Die Datei sollte zum Download angeboten werden.

    Beispiel:
    Sie haben die Benutzerkennung "cx12345" und die Datei "wichtigesDokument.zip" auf den Server ins Verzeichnis homepage geladen.
    Die Datei sollte dann unter http://homepage.uibk.ac.at/~cx12345/wichtigesDokument.zip heruntergeladen werden können.

  7. Erstellen Sie nun Ihre E-Mail und verweisen Sie in Ihrem Mail statt eines attachments auf die URL.
    Beispiel-Text:
    Liebe Kollegen!
    Die Unterlagen finden Sie unter
    http://homepage.uibk.ac.at/~cx12345/wichtigesDokument.zip
    ....

    Der Empfänger kann in seinem Mailprogramm dann auf den Link klicken und die Datei herunterladen ohne dass diese dessen Plattenplatz am Mailserver belastet.

Anmerkungen:

  • Sicherheit:

    Kann nun jeder die Datei herunterladen?
    Jein, nur solche Personen, die den URL der Datei kennen.
    Der Dateiname gilt gewissermaßen als Passwort. Wählen Sie deshalb Dateinamen, die z.B. nicht direkt aus bereits versendeten Linknamen abzuleiten sind, wenn sich die Liste der Empfänger unterscheiden soll.
    Prinzipiell existiert kein wesentlicher Unterschied zum Versenden der Dateien per Mail. Ebenso wie die Empfänger die verschickten Dateien unerlaubt weiterversenden könnten, können Sie nun den URL weitergeben.

  • sensible Dokumente

    Wirklich sensible Dokumente sollten unverschlüsselt weder per Mail noch anderwertig angeboten werden. Archivieren Sie diese zuvor in einem ZIP-Archiv und versehen Sie das Archiv beim Komprimieren zumindest mit einem Passwort.

  • Plattenplatz

    Leider ist jeder Plattenplatz endlich. Bitte löschen sie Dateien, die Sie bzw. Ihre Partner nicht mehr benötigen (oder schon heruntergeladen haben) wieder vom Homepage-Server. Dazu können Sie ebenfalls das WS_FTP Programm verwenden.