UCware Benutzerhandbuch

UCware steht allen Universitätsmitarbeiter:innen inklusive wissenschaftlichem Personal mit einer eigenen Durchwahlnummer zur Verfügung.

Dieser Leitfaden erklärt alle wichtigen Schritte und Funktionen, um UCware effizient und sicher zu verwenden.

Inhalt

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Zugang zu UCware

Sobald Ihnen eine Durchwahlnummer der Universität zugewiesen wurde, erhalten Sie eine E-Mail mit allen Informationen, die Sie für den Start benötigen:

• Ihre persönliche Telefonnummer (Durchwahl)
• Eine PIN für den Zugang zu Ihrem Telefon
• Eine Einrichtungsanleitung

Zugriff auf UCware über das Tischtelefon (Büro)

• Verwenden Sie Ihr Tischtelefon direkt mit Ihrer Durchwahl und dem PIN.
• Ausführliche Anleitung: Snom Telefon Dokumentation - beschreibt Bedienungsverfahren, Anrufsteuerung und Anrufbeantworter.

Zugriff auf UCware über den Browser WebClient (Büro & Home Office)

• Die Weboberfläche ist für die Verwaltung Ihres Kontos unerlässlich. Anrufe können Sie zwar direkt über das Tischtelefon führen, für Einstellungen wie Rufumleitung oder Funktionstasten benötigen Sie jedoch den WebClient.
• Zugang über: https://telefon.uibk.ac.at
  • Vom Büro aus: funktioniert direkt über das Uni-Netzwerk
  • Von zu Hause aus: erfordert eine VPN-Verbindung
• Nutzung als Browser-Telefon im Home-Office
• Detaillierte Anleitung: WebClient-Dokumentation - enthält alle Funktionen im Überblick

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Hauptfunktionen und Anleitungen

Anmeldung beim Tischtelefon

Anmeldung an Ihrem persönlichen Tischtelefon.

Anleitung

1. Drücken Sie die Taste unterhalb des Schlüsselsymbols am Display Ihres Snom-Telefons (zweite Taste von rechts).
2. Geben Sie Ihre Telefonnummer ein und klicken Sie auf die Taste mit dem Häkchen.
3. Geben Sie Ihre PIN ein und klicken Sie auf die Taste mit dem Häkchen.
4. Nach erfolgreicher Anmeldung erscheinen Ihr Name und Ihre Durchwahlnummer im Display des Telefons.

Ausführliche Anleitung: Eine vollständige Anleitung zur Anmeldung und zur Fehlerbehebung finden Sie unter: Snom Telefon-Login-Anleitung.

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Rufumleitung

Leiten Sie eingehende Anrufe basierend auf Ihrer Verfügbarkeit und Ihren Präferenzen an eine andere Nummer oder die Voicemail weiter.

WICHTIG –  Leiten Sie Anrufe nicht an externe Nummern weiter, da dies nicht funktioniert und die Fähigkeit, Anrufe zu empfangen, vollständig beeinträchtigen könnte.

Rufumleitungsprofil erstellen

1. Rufen Sie in Ihrem Browser die Seite UCware Web-Client auf.
2. Klicken Sie auf Rufumleitungsprofile (Telefonsymbol mit Pfeil).
3. Erstellen Sie Ihre Weiterleitungsprofile.
   1. Klicken Sie auf die Schaltfläche + neben Rufumleitungsprofile. Dadurch wird ein neues Profil mit dem aktuellen Zeitstempel als Namen erstellt.
   2. Klicken Sie in der linken Spalte auf den Eintrag für das neu angelegte Profil. Auf der rechten Seite wird die Bearbeitungsansicht des Profils geöffnet.
   3. Passen Sie bei Bedarf den Profilnamen an.
   4. Passen Sie gegebenenfalls die Wartezeit für das Szenario "Keine Antwort (nach X Sekunden)" an.
   5. Wählen Sie mithilfe des entsprechenden Symbols einen Weiterleitungstyp für das gewünschte Szenario aus.
   6. Geben Sie je nach Typ entweder eine interne/externe Nummer ein oder wählen Sie eine aufgezeichnete Nachricht.
   7. Wiederholen Sie die Schritte 5-6, bis das Profil vollständig konfiguriert ist.
   8. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen.
   9. Um das Profil zu aktivieren, schalten Sie es manuell ein oder planen Sie es über den UCC-Client.
   10. Um ein gespeichertes Profil später zu bearbeiten, klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag in der linken Spalte.
4. Bedingungen festlegen (Immer, Abgemeldet, Besetzt, keine Antwort)

Vollständige Anleitung zur Einrichtung: Schritt-für-Schritt-Anleitung verfügbar unter: Konfiguration der Rufumleitung

Rufumleitungsprofil aktivieren

Nachdem Sie ein Umleitungsprofil erstellt haben, können Sie es auf zwei Arten aktivieren:

Option 1: UCClient (WebClient):

1. Melden Sie sich auf UCware Web-Client an.
2. Klicken Sie auf der linken Seite (Laptop/Telefon-Symbol) auf Rufnummernkonfiguration.
3. Klicken Sie auf Ihre eigene Nummer.
4. Wählen Sie das neu erstellte Profil aus dem Dropdown-Rufumleitungsprofile aus.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Ausführliche Anleitung: Manuelle Profilaktivierung .

Option 2: Direkt am Tischtelefon:

1. Drücken Sie die Taste mit dem Zahnrad-Symbol (Einstellungen) auf Ihrem Snom-Telefon.
2. Wählen Sie mit den Pfeiltasten "Rufumleitungen" aus und bestätigen Sie mit der Taste mit dem Häkchen.
3. In der folgenden Ansicht wählen Sie „Durchwahlen“ und bestätigen mit der Bestätigungstaste.
4. Wählen Sie nun die gewünschte Durchwahl. Wenn Sie mehrere Telefonnummern haben, werden hier mehrere Durchwahlen angezeigt. Bestätigen Sie mit der Taste mit dem Häkchen.
5. Sie können nun die gewünschte vorher im Webportal angelegte Rufumleitung auswählen und ebenfalls mit der Taste mit dem Häkchen aktivieren.

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Funktionstasten konfigurieren

Passen Sie die programmierbaren Tasten Ihres Telefons an, um schnellen Zugriff auf häufig verwendete.

Die am häufigsten verwendeten Funktionen

• Durchwahl - Eine interne Nummer anrufen
• Externes Ziel - Externe Nummer anrufen
• BLF - Interne Nummer anrufen oder einen Anruf im Namen des angerufenen Benutzers entgegennehmen. Wird vom Administrator konfiguriert
• Weiterleiten - Ermöglicht dem Benutzer, die Anrufweiterleitung an einen bestimmten Benutzer schnell zu aktivieren/deaktivieren

Anleitung

1. Melden Sie sich bei UCware Web-Client an.
2. Klicken Sie auf Tastenbelegung.
3. Klicken Sie auf das Gerät, das als verbunden angezeigt wird.
4. Klicken Sie auf die gewünschte Taste und geben Sie eine Bezeichnung ein.
5. Wählen Sie eine Funktion und speichern Sie.

Detaillierte Anweisungen: Tastenbelegung konfigurieren

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Rufumleitung einplanen

Automatische Aktivierung der Rufumleitung auf der Grundlage Ihres Zeitplans und Ihrer Verfügbarkeit.

Anwendungsfälle

• Besprechungszeiten: Automatische Weiterleitung während geplanter Besprechungen
• Mittagspause: Anrufe an Voicemail oder Kollegen weiterleiten
• Feierabend: Automatische Weiterleitung nach Dienstschluss (z. B. an Mobiltelefon oder Voicemail)
• Urlaub/Krankentage: Langfristige Weiterleitung einrichten

Detaillierte Anweisungen: Zeitgesteuerte Rufumleitung

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Aufnahme und Verwendung von Ansagen

Erstellen Sie benutzerdefinierte Sprachmitteilungen für verschiedene Anrufweiterleitungsszenarien.

Übliche Ansagentypen

• Abwesenheit: Bei Urlaub oder Krankheit
• Laufende Besprechung: Wenn Sie nicht verfügbar sind
• Nach Geschäftsschluss: Für Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten
• Abteilungsweiterleitung: Weiterleitung von Anrufern an die entsprechenden Abteilungen

Detaillierte Anweisungen: Ankündigung im UCC-Client aufzeichnen

Tipp: Nehmen Sie Ansagen in einer ruhigen Umgebung auf und sprechen Sie deutlich. Testen Sie Ihre Ansagen, bevor Sie sie für den Live-Einsatz aktivieren.

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PickUp-Gruppen

Mit PickUp-Gruppen können Teammitglieder die eingehenden Anrufe der anderen direkt von ihrem eigenen Telefon aus entgegennehmen. Dies ist besonders nützlich für Abteilungen, Projektteams oder Kollegen, die eng zusammenarbeiten und sich gegenseitig vertreten müssen.

Beantworten Sie Anrufe für Kollegen innerhalb Ihrer festgelegten Gruppe, wenn diese nicht verfügbar sind, um die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und sicherzustellen, dass keine wichtigen Anrufe verpasst werden.

Voraussetzungen - Administrative Einrichtung erforderlich

Bevor Sie PickUp-Gruppen verwenden können, müssen Sie die Erstellung einer Gruppe beantragen:

Schreiben Sie eine E-Mail an telefon-admin@uibk.ac.at
Wir benötigen folgende Angaben:

• Liste aller Teammitglieder, die in der Abholgruppe sein sollen
• Telefonnummer jedes Mitglieds
• Warten Sie auf die Bestätigung des Administrators, bevor Sie fortfahren.

Wichtig: PickUp-Gruppen funktionieren erst, nachdem der Administrator die Gruppe mit den von Ihnen angegebenen Mitgliedern erstellt hat.

Einrichten von PickUp-Tasten

Sobald Ihre Gruppe vom Administrator erstellt wurde, haben Sie zwei Möglichkeiten:

Option 1: Gruppen-PickUp-Taste (empfohlen)

• Konfigurieren Sie eine Gruppen-PickUp-Funktionstaste auf Ihrem Telefon
• Wichtiger Schritt: Wählen Sie den Namen Ihrer Pickup-Gruppe aus dem Dropdown-Menü
• Vorteil: Mit einer Taste können Sie Anrufe von jedem Kollegen in Ihrer gesamten Gruppe entgegennehmen

Option 2: Individuelle BLF-Tasten

• Richten Sie BLF-Funktionstasten (Busy Lamp Field) ein.
• Konfigurieren Sie jede Taste mit der Nebenstellennummer eines bestimmten Kollegen
• Vorteil: Sie sehen den Status einzelner Kollegen und können deren Anrufe entgegennehmen

Verwendung von PickUp-Grupppen

• Wenn das Telefon eines Kollegen klingelt, drücken Sie die konfigurierte Pickup-Taste
• Der Anruf wird sofort an Ihr Telefon weitergeleitet.
• Nehmen Sie normal ab und sprechen Sie dem Anrufer

Vollständiger Konfigurationsleitfaden: Detaillierte Anweisungen zum Einrichten von Pickup-Funktionstasten: Gruppe PickUp Konfiguration

 

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Erweiterte Funktionen

Warteschlangen (Queues) - Hauptnummern der Abteilungen

Warteschlangen (Queues) dienen der effizienten Verwaltung eingehender Anrufe an die Hauptnummern der Abteilungen, damit Sekretär:innen und bestimmte Mitarbeiter:innen die Anrufe für ihre gesamte Abteilung bearbeiten können.

Was sind Warteschlangen (Queues)?

Warteschlangen werden für Hauptnummern von Abteilungen verwendet, bei denen möglicherweise mehrere Personen Anrufe entgegennehmen müssen. Dieses System ist besonders nützlich für:

• Empfang der Abteilung: Haupttelefonnummern der Abteilung
• Sekretariatsvertretung: Mehrere Sekretäre teilen sich die Verantwortung für Anrufe
• Flexible Personalbesetzung: Teammitglieder können je nach Verfügbarkeit Warteschlangen beitreten/verlassen
• Professionelle Anrufbearbeitung: Stellt sicher, dass die Anrufe der Abteilung immer beantwortet werden

So funktioniert es

• Hauptnummer der Abteilung = Warteschlange (z.B. Sekretariat iup Hauptleitung)
• Sekretariate/Mitarbeiter:innen = Warteschlangenmitglieder, die diese Anrufe entgegennehmen können
• Sekretär:innen/Mitarbeiter:innen = Individuelle Durchwahlen (Mitarbeiter:innen behalten auch ihre persönlichen Durchwahlen)

Wer nutzt Warteschlangen?

• Sekretäre: Primäre Warteschlangenmitglieder für ihre Abteilungen
• Verwaltungspersonal: Zusätzliche Unterstützung nach Bedarf
• Abteilungsleiter:innen: Können sich bei Bedarf in Warteschlangen einreihen

Warteschlangenverwaltung (WebClient)

An-/Abmelden bei Warteschlangen im WebClient

• Melden Sie sich im UCware Web-Client an.
• Klicken Sie auf Rufnummernkonfiguration (Laptop/Telefon-Symbol).
• Unterhalb Ihrer Hauptnummer sind Ihre Warteschlangen aufgelistet.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für Ihre Warteschlange.

An-/Abmelden mit Telefon-Funktionstasten

• Melden Sie sich im UCware Web-Client an.
• Klicken Sie auf Tastenbelegung.
• Klicken Sie auf das Gerät, das als verbunden angezeigt wird.
• Klicken Sie auf die gewünschte Taste und schreiben Sie eine Beschriftung.
• Wählen Sie die Funktion Warteschlange an-/abmelden.
• Wählen Sie Ihre Warteschlange und speichern Sie.

Warteschlange Rufumleitung

• Konfigurieren Sie Weiterleitungsregeln für die gesamte Abteilungswarteschlange.
• Legen Sie unterschiedliche Weiterleitungen basierend auf Zeit, Verfügbarkeit oder besonderen Umständen fest.
• Verwalten Sie die Einstellungen für die Weiterleitung außerhalb der Geschäftszeiten und die Voicemail.
• Vollständige Warteschlangen-Anleitung: Warteschlange Anrufweiterleitung

 

Vollständiger Warteschlangen-Leitfaden: Umfassende Anleitungen für alle Warteschlangenfunktionen finden Sie unter: Dokumentation zur Warteschlangenverwaltung

 

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Anrufverwaltung für Vorgesetzte

Ermöglicht Sekretären, eingehende Anrufe für ihre Manager anzunehmen und zu verwalten, und bietet professionelle Anrufüberprüfung und administrative Unterstützung.

Was ist die Anrufverwaltung für Vorgesetzte?

Mit dieser Funktion kann das Sekretariat Anrufe, die für ihre Vorgesetzten bestimmt sind, direkt entgegennehmen. Die Vorteile umfassen:

• Anrufüberprüfung: Filtern Sie wichtige Anrufe und bearbeiten Sie Routineanfragen.
• Professionelles Erscheinungsbild: Stellen Sie sicher, dass alle Anrufe des Vorgesetzten sofort entgegengenommen werden
• Effiziente Verwaltung: Sekretariat kann Terminplanung, Informationsanfragen und Anrufweiterleitung übernehmen
• Flexible Erreichbarkeit: Der Vorgesetzte kann sich auf Besprechungen konzentrieren und gleichzeitig die Erreichbarkeit aufrechterhalten

Einrichtungsanforderungen

Diese Funktion erfordert vor der Verwendung eine administrative Konfiguration durch die Telefonadministration:

Schreiben Sie eine E-Mail an telefon-admin@uibk.ac.at und geben Sie folgende Infos an:

• Liste aller Sekretäre, die der Gruppe angehören sollen, und des Managements
• Durchwahlnummern jedes Mitglieds
• Warten Sie auf die Bestätigung der Administration, bevor Sie fortfahren.

Wichtig: Sowohl die Sekretärin als auch der Manager müssen diese Funktion vom Administrator aktivieren lassen, bevor sie genutzt werden kann.
Vollständige Warteschlangen-Anleitung: Detaillierte Anweisungen zur Einrichtung und Verwendung finden Sie unter: Vorgesetzer Rufbearbeitung Konfiguration

Typische Verwendungsszenarien

Wann ist die Funktion zu aktivieren?

• Vorgesetzer in Besprechungen: Sekretariat bearbeitet alle eingehenden Anrufe
• Stoßzeiten: Zusätzliche Unterstützung bei hohem Anrufaufkommen
• Reisetage: Sekretariat verwaltet Anrufe, wenn der/die Vorgesetzte (Management) abwesend ist
• Konzentrierte Arbeitszeit: Minimierung der Unterbrechungen der/des Vorgesetzten

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Fehlerbehebung

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Häufig gestellte Fragen

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Supportkontakt

E-Mail-Unterstützung

• Adresse: telefon-admin@uibk.ac.at
• Am besten geeignet für: Formelle Anfragen, Einrichtung von PickUp-Gruppen, Einrichtung von Vorgesetzer/Sekretariat, detaillierte Probleme

Telefonische Unterstützung

• Durchwahlen: Telefonadministration
  • Extern: +43 512 507 23444
  • Intern: 23444
• Am besten geeignet für: Dringende Probleme, sofortige Hilfe

Ticketsystem

• Portal: zid-ts.uibk.ac.at
• Am besten geeignet für: Nicht dringende Fragen

 

Die gesamte umfassende UCware-Dokumentation ist verfügbar unter: wiki.ucware.com/start