Update zur Service-Unterbrechung fileshare.uibk.ac.at

Liebe Universitätsangehörige,

aufgrund eines technischen Fehlers ist es zu einer Störung am Fileshare Service gekommen, für dessen Analyse und schrittweise Behebung leider eine mehrtägige Unterbrechung notwendig war.Ein externer Angriff kann ausgeschlossen werden.
Uns ist bewusst, dass viele von Ihnen Fileshare und die dort abgelegten Daten für die tägliche Arbeit oder Studium benötigen. Deshalb haben wir uns entschieden, Ihnen ab 25.02.2026 ca. 8:00 Uhr wieder den Zugriff auf das Service zu ermöglichen.

Wir weisen allerdings darauf hin, dass unsere Arbeiten weiterhin andauern und es bei einzelnen Dateien noch zu Fehlern kommen kann.

Der aktuelle Stand:

  • In etwa 5% der Bibliotheken in Fileshare wurden einzelne korrupte (fehlerhafte) Dateien identifiziert.
  • Sollten Sie ihre Bibliotheken mit dem "Desktop Syncing Client" (nicht zu verwechseln mit den "Desktop Drive Client") in Ihr lokales Verzeichnis am Arbeitsgerät synchronisiert haben, muss überprüft werden, ob alle Bibliotheken richtig synchronisiert wurden (im Desktop Syncing Client durch die „grüne Wolke“ markiert). Sollte eine Bibliothek mit einer „grauen Wolke“ vermerkt sein, müssen Sie bitte mit der rechten Maustaste auf die Wolke klicken und den Menü-Punkt „Re-sync“ auswählen. Die betroffenen Dateien erscheinen dann mit dem Namenszusatz „SFConflict“ plus Author und Datum in der jeweiligen Bibliothek. (Eine „weiße Wolke“ zeigt an, dass die Bibliothek nicht lokal synchronisiert war. In diesem Fall sind keine weiteren Schritte notwendig.)
  • Sollten Sie Fileshare nur über das Web-Interface nutzen, kann es weiterhin zu Problemen kommen, sofern Dateien in ihren Bibliotheken von dem Fehler betroffen ist. Wir bitten in diesem Fall noch um etwas Geduld.

Eine vollständige Liste der betroffenen Dateien liegt uns vor, und derzeit werden diese aus Backups wiederhergestellt. Das wird allerdings einige Zeit in Anspruch nehmen - ein genaues Datum können wir leider noch nicht nennen.
Es kann notwendig sein, für die Wiederherstellung auf bis zu zwei Wochen alte Backups zurückzugreifen. Wir werden versuchen, einen Abgleich zwischen den betroffenen Daten und bereits mittels Synchronisation behobenen Fehlern zu machen und werden Sie informieren, falls wir bei Dateien in Ihren Bibliotheken noch Fehler vermuten.

Wichtiger Hinweis:
Nach momentanem Kenntnisstand können wir nicht ausschließen, dass es bei einzelnen wenigen Dateien zu einem Datenverlust kommt.
Da es sich dabei um personenbezogene Daten handeln kann, stehen wir im Austausch mit der Datenschutzkoordination.

Wir wollen an dieser Stelle darauf hinweisen, dass wir „UNIverse“ (https://universe.uibk.ac.at) als neue Kommunikations- und Kollaborationsplattform an der Universität eingeführt haben. Diese dient ebenfalls zur Ablage und der gemeinsamen Bearbeitung von Dateien und soll bis zum Sommer Fileshare in seiner Funktionalität komplett ablösen.
Sie können die Plattform gerne jetzt schon als Ersatz für Fileshare verwenden. Für Studierende steht der Service ab März zur Verfügung.
Im Verlauf des März werden wir Anleitungen erstellen, wie Sie ihre Dateien einfach von Fileshare auf „UNIverse“ übersiedeln können.

Wir entschuldigen uns vielmals für die entstandenen Unannehmlichkeiten. Wir können Ihnen versichern, dass wir mit Hochdruck an der Behebung des Problems arbeiten.

Mit freundlichen Grüßen

Zentraler Informatik Dienst

Update on the Service interruption fileshare.uibk.ac.at

Dear University Members,

Due to a technical error, there was a malfunction in the fileshare service, for the analysis and gradual elimination of which unfortunately an interruption of several days was necessary. An external attack can be ruled out.
We understand that many of you need Fileshare and the data stored there for your daily work or study. That's why we've decided to give you access to the service again with effect on Feb 25th 2026 around 8:00 am.

However, we would like to point out that our work is still ongoing and that errors may still occur with individual files.

The current status:

  • In about 5% of the libraries in Fileshare, individual corrupt (faulty) files were identified.
  • If you have synchronized your libraries with the "Desktop Syncing Client" (not to be confused with the "Desktop Drive Client") to your local directory on the work device, it must be checked whether all libraries have been synchronized correctly (marked by the "green cloud" in the Desktop Syncing Client). If a library is marked with a "gray cloud", please click on the cloud with the right mouse button and select the menu item "Re-sync". The affected files will then appear in the respective library with the name suffix "SFConflict" plus author and date. (A "white cloud" indicates that the library was not synchronized locally. In this case, no further steps are necessary.)
  • If you only use Fileshare via the web interface, you may still experience problems if files in your libraries are affected by the error. In this case, we ask for a little patience.

We have a complete list of affected files, and they are currently being restored from backups. However, this will take some time - unfortunately we cannot give an exact date yet.
It may be necessary to use backups up to two weeks old for the restore. We will try to make a comparison between the affected data and errors that have already been fixed by synchronization and will inform you if we still suspect errors in files in your libraries.

Important note:
Based on the current state of knowledge, we cannot rule out the possibility that data loss may occur with a few individual files.
Since this may be personal data, we are in contact with the Data Protection Coordination.

We would like to point out at this point that we have introduced "UNIverse" (https://universe.uibk.ac.at) as a new communication and collaboration platform at the university. This is also used for filing and collaborative editing of files and is expected to completely replace Fileshare in its functionality by the summer.
You are welcome to use the platform as a replacement for Fileshare right now. The service will be available to students from March.
Over the course of March, we'll be creating instructions on how to easily move your files from Fileshare to UNIverse.

We apologize for the inconvenience caused. We can assure you that we are working flat out to fix the problem.

Kind regards
Central IT Service

 

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