Stellvertretungen in Outlook einrichten
Stellvertretungen einrichten
Mit Stellvertretungen in Outlook können Sie einer anderen Person den Zugriff auf Ihr Postfach und bestimmte Funktionen (z. B. Kalender, Posteingang) gewähren. Dies ist besonders in Assistenz- oder Teamumgebungen sinnvoll.
Schritt-für-Schritt-Anleitung:
- Outlook starten und oben links auf Datei klicken.
- Klicken Sie auf Kontoeinstellungen und dann Zugriffsrechte für Stellvertretung.
- Auf Hinzufügen… klicken und im Adressbuch die gewünschte Person auswählen.
- Berechtigungen für Kalender, Posteingang, Aufgaben, Kontakte und Notizen festlegen.
- Optional: Häkchen bei Stellvertreter erhält Kopien von Besprechungsanfragen.
- Mit OK bestätigen und Outlook ggf. neu starten.
Hinweis: Für die vollständige Nutzung ist in der Regel ein Exchange- oder Microsoft 365-Konto erforderlich. Bestimmte Rechte (z. B. 'Senden als') müssen vom Administrator freigeschaltet werden.
Unterschiede: „Senden als“ vs. „Senden im Auftrag von“
Senden als
- Die E-Mail erscheint, als hätte der Postfachbesitzer sie selbst verschickt.
- Beispiel: Du sendest eine Mail im Namen deines Chefs. Der Empfänger sieht nur die Adresse deines Chefs.
Senden im Auftrag von
- Die E-Mail zeigt den Namen des Stellvertreters UND des Postfachbesitzers.
- Beispiel: „Max Mustermann im Auftrag von Dr. Müller“. Für den Empfänger ist erkennbar, dass du gesendet hast.
Unterschiede im Überblick
| Funktion | Anzeige im von-Feld | Wer muss freischalten? |
|---|---|---|
| Senden im Auftrag von | „Max Mustermann im Auftrag von Dr. Müller“ | Postfachbesitzer direkt in Outlook (Stellvertretung) |
| Senden als | Nur der Postfachbesitzer (z. B. „Dr. Müller“) | Administrator (Exchange / O365 Admin Center) |
Kurz gesagt:
-
„Senden als“ = wirkt, als hätte der Chef selbst gesendet.
- „Senden im Auftrag“ = sichtbar, dass es im Namen des Chefs gesendet wurde.