Outlook
In dieser Dokumentation wird die Einrichtung von Outlook (classic) mit einem Exchange Online Account der Universität Innsbruck beschrieben. Outlook (classic) ist Bestandteil des Microsoft Office-Pakets.
Für die Verwendung von Exchange Online ist eine aktuelle Microsoft Office Version notwendig (Office 2021 und aktueller).
Sie können Microsoft Office LTSC 2024 im Softwarecenter beziehen. An Geräten der Universität Innsbruck finden Sie das Softwarecenter über die Suche im Windows Startmenü.
Für Installationen auf Geräten, die nicht vom ZID verwaltet werden (zum Beispiel Privatgeräte), beachten sie bitte die Punkte im Abschnitt Self-Service.
Inhalt
Konto einrichten (Kurz-Version)
- Beim Erst-Aufruf von Outlook öffnet sich der Einrichtungsassistent.
- Folgen Sie den Anweisungen des Einrichtungsassistenten.
- Geben Sie bei der E-Mail-Adresse die persönliche E-Mail-Adresse Ihres Universitäts-Postfaches ein, normalerweise vorname.nachname@uibk.ac.at.
- Die Server-Einstellungen werden automatisch gesucht.
- Geben Sie im Anmeldeprozess das Passwort für Ihren persönlichen Account ein.
- Führen Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (UIBK MFA) der Uni Innsbruck durch.
- Folgen Sie den gegebenen Anweisungen bis der Einrichtungsprozess abgeschlossen ist.
Allgemeine Funktionen von Outlook
Geteilte Postfächer (shared mailboxes)
Eventuell geteilte Postfächer scheinen automatisch ohne Zutun in der Ordnerliste auf. Es gibt keinen Handlungsbedarf für Sie.
Automatische Antworten (Abwesenheitsnotiz)
Mit dieser Funktion wird der Absender automatisch über Ihre Abwesenheit informiert.
- Klicken Sie oben links auf Datei.
- Klicken Sie auf Automatische Antworten.
- Klicken Sie nun auf Automatische Antworten senden und wählen den Zeitraum aus, in dem die Meldung gesendet werden soll.
- Erstellen Sie den Text, welcher gesendet werden soll für Innerhalb meiner Organisation und Außerhalb meiner Organisation (Aus).
- Klicken Sie auf OK.
E-Mail-Weiterleitung
Sie können Weiterleitungsregeln an andere Empfänger einrichten. Gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
- Klicken Sie oben links auf den Reiter Datei.
- Klicken Sie auf Regeln und Benachrichtigungen. Der Einrichtungsassistenten öffnet sich.
Allgemein gilt: Eine Regel ohne Vorlage ist die Grundlage, die Bedingung bleibt leer (alle Nachrichten sind dann gemeint), als Aktion “diese an eine Person/öffentliche Gruppe weiterleiten”.
Sie haben zwei Optionen:
- weiterleiten: Diese Funktion ersetzt den Absender der ursprünglichen E-Mail mit der Person die diese Regel erstellt hat.
- umleiten: Diese Funktion bewahrt den ursprünglichen Absender.
Informationen zum Speicherplatz (Quota)
Die Postfach-Größe ist unter dem Reiter Datei im Abschnitt Postfacheinstellungen zu finden. Weitere Informationen zu unserem Speicherplatz-Angebot sind unter https://www.uibk.ac.at/de/zid/anleitungen-und-dokumentationen/daten-speichern-und-teilen/quota/ zu finden.
Outlook auf Apple macOS
Folgende Schritte sind relevant für den Einrichtungsassistenten auf Apple macOS.
- Geben Sie im ersten Einrichtungsschritt Ihren Anmeldenamen im Format c-Kennung@uibk.ac.at ein, zum Beispiel c123456@uibk.ac.at. Bitte beachten Sie: dies ist abweichend von der Apple Vorgabe!
- Wählen Sie als Anbieter Microsoft Exchange.
- Geben Sie im folgenden Anmeldeprozess das Passwort für den entsprechenden Account ein.
- Führen Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (UIBK MFA) der Uni Innsbruck durch.
- Folgen Sie den gegebenen Anweisungen bis der Einrichtungsprozess abgeschlossen ist.
Hinweise zu Versionen: Legacy Outlook / New Outlook
Legacy Outlook zeigt die klassische Bedienoberfläche und wird allmählich durch das moderne New Outlook abgelöst, dessen Look and Feel sich an Outlook im Web orientiert.
Innerhalb der Outlook-App gibt es die Möglichkeit, bei Bedarf die Benutzungsoberfläche zu wechseln. Falls die Anzeige von geteilten Objekten (Postfächer, Kalender, Ordner) benötigt wird, kann es sinnvoll sein, die klassische Ansicht (Legacy Outlook) zu verwenden. Auch für die Verwendung des lokalen (On-Premises) Exchange-Servers ist die klassische Oberfläche noch notwendig.
Allgemein wird jedoch empfohlen, das neue Outlook (New Outlook) zu verwenden, sofern keine Funktionen benötigt werden, die nur in Legacy Outlook verfügbar sind.
Geteilte Objekte (Postfächer, Kalender, Ordner)
Geteilte (freigegebene) Objekte werden bei macOS nicht in allen Fällen automatisch eingebunden (AutoMapping). Sollten die Objekte nicht sichtbar sein, dann müssen sie manuell eingebunden werden.
Manuelles Hinzufügen eines geteilten Postfachs
- Öffenen Sie Outlook in der Menüleiste.
- Klicken Sie auf Werkzeuge (Einstellungen) und dann auf Konten.
- Wählen Sie das betreffendes Konto aus.
- Öffnen Sie Stellvertretung und Freigabe.
- Klicken Sie unter Für mich freigegeben auf das Plus-Symbol.
- Geben Sie im Suchfeld die Kennung, die E-Mail oder den Name des geteilten Postfaches ein.
- Wählen Sie das entsprechende Ergebnis aus und klicken Sie auf Hinzufügen.
Self-Service - Konfiguration auf nicht gemanagten (privaten) Geräten
Dies wird als Unterstützung für eigene Installationen zur Verfügung gestellt.
Bei Problemen besteht kein Anspruch auf Unterstützung durch den Technischen Support.
Beim Erst-Aufruf von Outlook öffnet der Einrichtungsassistent, bitte folgen Sie den Ablauf des Assistenten.
- Wählen Sie Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen aus.
- Klicken Sie auf Microsoft 365.
- Geben Sie als E-Mail-Adresse Ihre Adresse im Format Vorname.Nachname@uibk.ac.at ein.
- Klicken Sie auf Weiter. Die Anmeldungseite von Microsoft öffnet sich.
- Geben Sie Ihren Anmeldenamen im Format c-Kennung@uibk.ac.at ein.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Geben Sie Ihr Passwort und die Zwei-Faktor-Authentifizierung mit der gewählten Methode (Security Key, Authenticator App) ein. Die Konfiguration wird nun Abgeschlossen. Dies kann einige Minuten in Anspruch nehmen.
- Das Informations-Fenster Ihre Privatsphäre ist wichtig erscheint im Hintergrund.
- Klicken Sie auf Schließen, um den Vorgang zu beenden.