Auf Basis der gesetzlichen Grundlagen koordinieren wir nach Prüfung der budgetären Bedeckung die Ausschreibungen, erstellen die Arbeitsverträge/Nachträge, stellen die ordnungsgemäße Personalabrechnung sicher (z.B. die Anmeldung zur Sozialversicherung), wickeln die Anweisung der Gehälter und Reisekosten zeitgerecht ab, berechnen Personalkosten, und vieles mehr.

Die Universität Innsbruck wurde bereits mehrmals als attraktive Arbeitgeberin und mit dem Gütesiegel für betriebliche Gesundheitsförderung ausgezeichnet.

Gründe dafür sind unter anderem die flexiblen Anstellungsmöglichkeiten und attraktiven Arbeitsmodelle  wie Teilzeit, Pflegekarenz, Sabbatical, Homeoffice, stundenweiser Urlaubskonsum, flexible Arbeitszeit, Wiedereingliederungsteilzeit uvm., die durch die Personalabteilung abgewickelt werden. Die Personalabteilung bearbeitet auch die attraktiven betrieblichen Zusatzleistungen der Universität Innsbruck. So wurden im Jahr 2024 z.B. insgesamt 1.850 Öffi-Ticket-Zuschüsse ausbezahlt.

Durch die Veränderungen am Arbeitsmarkt hat sich auch die Personalarbeit in der Personalabteilung verändert und ist heute viel dynamischer. Digitale Prozesse, immer neue Anforderungen und flexible Arbeitsformen erfordern eine kontinuierliche Weiterentwicklung (fachlich und technologisch).

Wir in der Personalabteilung beraten die Mitarbeiter:innen und Führungskräfte sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache über die einschlägigen arbeitsrechtlichen Vorschriften und Prozesse, wie z.B: Arbeitszeit, Urlaubsregelungen, Karenz. Die Beratungsleistungen erfolgen per Telefon, per Email, virtuell oder in individuellen persönlichen Terminen.

Im Sinne eines modernen Dienstleisters entwickeln wir neue Abläufe und optimieren laufend unsere Geschäftsprozesse. Als Teil des „Digital4more“ Projektes arbeiten wir zielgerichtet und abteilungsübergreifend an kundenorientierten, effizienten und rechtlich fundierten Abläufen.

Zugleich sind wir als Fachabteilung bei sämtlichen personalrelevanten Projekten und Arbeitsgruppen der Universität Innsbruck beteiligt und setzen diese im Tagesbetrieb um (betriebliche Zusatzleistungen, Inklusionsangebote, Nachhaltigkeitsanreize uvm). 

Wir arbeiten kooperativ und stehen in ständigem Austausch mit unterschiedlichen Dienstleistungseinheiten und Beratungseinrichtungen, wie z.B. Budget und Controlling, Finanzabteilung, projekt.service.büro, Fakultäten Servicestelle, VIS Abteilung. Regelmäßige Treffen sind fester Bestandteil unserer Arbeit und verbessern übergreifende Prozesse, fördern das gegenseitige Verständnis sowie eine wertschätzende Zusammenarbeit.

Auch außerhalb der Universität pflegen wir Kontakte mit anderen Universitäten im In- und Ausland und sind Ansprechpartner für Sozialversicherungsträger, die Pensionskasse, das Bundesministerium für Frauen, Wissenschaft und Forschung, Fördergeldgeber:innen und andere Institutionen wie das Bundesrechenzentrum. 

Durch die gezielte Auswertung und Analyse von Personalkennzahlen leisten wir einen wesentlichen Beitrag für die strategische Steuerung der Personalentscheidungen des Rektorats (z.B. für Zielvereinbarungsgespräche, die Leistungsvereinbarungen, die Wissensbilanz, die Bildungsdokumentationsverordnung) sowie für universitätsweite Projekte und Vorhaben. Auch für externe Institutionen (wie z.B. für den Rechnungshof und Statistik Austria) werden unter unserer Verantwortung Berichte und Auswertungen erstellt.

Des weiteren werden personalbezogene Rückstellungsberechnungen für den Rechnungsabschluss (Urlaube, Jubiläumsstichtage, etc.) jährlich für die Bilanz der Universität Innsbruck von uns bereitgestellt.

Sämtliche Auswertungen und Berichte erfolgen selbstverständlich unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Um einen effektiven Informationsfluss an alle Mitarbeiter:innen sicherzustellen, bietet die Personalabteilung mehrere Kanäle an:

Im Rahmen des Fortbildungsprogrammes der Personalentwicklung werden zahlreiche Kurse zu unterschiedlichen personalrelevanten Themen von der Personalabteilung abgehalten: Arbeitsrecht als Teil der Grundausbildung, Karriere+ für wissenschaftliches Personal, Wissenswertes für Drittmittelanstellungen, arbeitsrechtliche Grundlagen für das Sekretariat, Online Fragestunden, etc.

Über unseren Newsletter informieren wir über aktuelle Neuerungen und interessante Themen.

Zusätzlich gestalten wir regelmäßig Intranetbeiträge, Uniwiki Seiten und weitere Informationsformate.

Die Qualität von Personaldaten ist ein zentraler Faktor für effiziente Personalprozesse, strategische Entscheidungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Durch klare Prozesse und Verantwortlichkeiten, regelmäßige Datenprüfungen auch durch technische Compliance-Tools, Einsatz moderner HR Software sowie laufende Schulungen wird die Qualität der Personaldaten sichergestellt. Wir arbeiten zudem am universitätsinternen Risikomanagement und internen Kontrollsystem aktiv mit. 

Die Personalabteilung unterliegt weiters vielfältigen Prüfungen, wie z.B. der Buchhaltungsagentur des Bundes für Beamte, zahlreicher Fördergeldgeber:innen, des Finanzamts und der Sozialversicherungsträger.