Referat für HR Data Management, Evolution & Analysis
Wir im Referat für HR Data Management, Evolution & Analysis steuern die Implementierung, Optimierung und Weiterentwicklung von IT-Applikationen im Personalwesen der Universität Innsbruck. Mit klaren Prozessen und digitalen Lösungen sorgen wir dafür, dass HR-Services für Mitarbeiter:innen unkompliziert funktionieren und Daten in hoher Qualität verfügbar sind.
Nützliche Links
- Unidata
Die Universität Innsbruck liefert jährlich Kennzahlen an unidata, das offizielle Informationssystem des Bundesministeriums mit aktuellen Statistiken von österreichischen Hochschulen.
- Digital4more
Die Umstellung auf S/4 HANA ist ein universitätsübergreifendes, mehrjähriges Digitalisierungsprojekt, bei dem die Personalabteilung maßgeblich mitwirkt.
Personalapplikationen:
Wir betreuen die zentralen HR-Systeme der Universität Innsbruck wie bspw. SAP HCM, den elektronischen Personalakt Doxis4 winCube. Als Key-User sorgen wir im First- und Second-Level-Support für einen reibungslosen Betrieb und bilden die zentrale Schnittstelle zwischen Fachabteilung und Third-Level-Support.
Prozesse & Digitalisierung:
Wir treiben die Digitalisierung im Personalbereich aktiv voran und entwickeln Prozesse kontinuierlich weiter. Dabei erheben wir technische und rechtliche Anforderungen und setzen diese mit besonderem Fokus auf Benutzerfreundlichkeit und Effizienz um.
Reporting & Analyse:
Wir erstellen Berichte und Auswertungen für interne und externe Stellen wie beispielsweise Rektorat, Ministerien, Statistik Austria, Rechnungshof, Abgabenprüfer:innen, Wirtschaftsprüfer:innen. Wir erfüllen wir nicht nur gesetzliche Berichtspflichten, z. B. gemäß der Universitäts-, Hochschulstatistik- und Bildungsdokumentationsverordnung (UHSBV), sondern liefern auch aufbereitet Personalstammdaten für andere Organisationseinheiten sowie für die Universitätsleitung.
Unser Team betreut die zentralen Personalapplikationen der Universität Innsbruck und stellt sicher, dass die Schnittstellen zwischen den Systemen zuverlässig funktionieren. Damit schaffen wir die Basis für effiziente und digitale Prozesse in der Personalverwaltung.
- SAP HCM – das datenführende System
SAP HCM ist das zentrale HR-System und versorgt alle nachgelagerten Anwendungen mit relevanten Personaldaten. Für das vertragliche Personal kommt UNI.PERS, für das beamtete Personal PMSAP zum Einsatz. Die in SAP gepflegten Daten bilden das Fundament für sämtliche weiteren Personalanwendungen.
- Accenture HR Audit and Compliance Tool (AACT)
Dieses von der Personalabteilung implementierte Tool ermöglicht die regelmäßige Prüfung von Stammdaten und Abrechnungsdaten und trägt wesentlich zur Sicherung und Verbesserung der Datenqualität bei.
- VIS – maßgeschneiderte Lösungen für die Universität Innsbruck
Das Verwaltungsinformationssystem (VIS) wird vom Zentralen Informatikdienst (ZID) betrieben. In enger Zusammenarbeit mit der VIS-Gruppe des ZID stellen wir den Mitarbeiter:innen zahlreiche Employee-Self-Service (ESS) Funktionen zur Verfügung.
- Doxis4 winCube –digitale Personalakte und Workflows
Das Dokumentenmanagementsystem Doxis4 winCube wurde von der Personalabteilung implementiert und ermöglicht seit mehreren Jahren eine vollständig papierlose Arbeitsweise. Bereits bei der Einführung 2016 wurden sämtliche Personalaltakten mittels Barcodes digitalisiert. Seither werden monatlich rund 4.500 Personaldokumente direkt in Doxis von den Referent:innen verarbeitet. Der elektronische Personalakt wird mit Metadaten aus SAP befüllt und enthält sämtliche Personaldokumente - DSGVO-konform, revisionssicher und jederzeit digital verfügbar. Darüber hinaus bildet Doxis zentrale interne Abläufe ab, wie etwa Vier-Augen-Prüfungen oder digitale Freigabeworkflows.