Zertifikat Sekretariatsmanagement

Zielgruppe: Institutssekretär:innen, Institutsreferent:innen und Sekretär:innen in der Verwaltung während der ersten drei Jahre der Beschäftigung.

Für die Ausstellung des Zertifikats weisen Sie insgesamt 65 UE an Fortbildungen bzw. On-the-job Trainings nach. Dabei absolvieren Sie 30 UE an Pflichtseminaren und 35 UE an Wahlseminaren.

Pflichtseminare - 30 UE

• Ihre Kommunikation im Office: spezifisches Kommunikationstraining
• On-the-job training - Institutssekretariat: Expert:innen informieren zur Budgetverwaltung, Terminkoordination, zum Schriftverkehr und bei Bedarf zur Projektkoordination und Forschungsadministration. Achtung: Nur für Sekretär:innen in den Fakultäten ein verpflichtender Ausbildungsbestandteil!

Wahlseminare - 35 UE

• Quickstart oder Restart: Mitarbeiter:innen der Fakultäten-Servicestelle führen in die Lehr- und Prüfungsadministration ein
• On-the-job Training -Dekanat: Referent:innen geben Einblick in wesentliche Schnittstellen & Kooperationsbereiche zwischen Institut und Dekanat
• Veranstaltungen aus den Modulen (s. Beschäftigung über 3 Jahre)
  • Kommunikation/Zusammenarbeit  
  • Hochschulbezogenes Know-how 
  • Büroorganisation/Arbeitstechniken

Internes Fortbildungsprogramm

Zielgruppe: Institutssekretär:innen, Institutsreferent:innen und Sekretär:innen in der Verwaltung mit mehr als drei Jahren Beschäftigung.

Für die Ausstellung des Zertifikats sind Fortbildungen im Ausmaß von insgesamt 65 UE notwendig. Um Ihre eigenen Schwerpunkte zu setzen, können Sie aus drei Modulen wählen: Kommunikation & Zusammenarbeit, Hochschulbezogenes Know-How und Büroorganisation & Arbeitstechniken. Wählen Sie bitte proModul mindestens 10 UE.

Modul Kommunikation/Zusammenarbeit

• Gemeinsam ein Sekretariat steuern und organisieren
• E-Mails: kurz, klar und verständlich
• Diplomatisch und wertschätzend kommunizieren
• Ihre Kommunikation im Office: souverän, eigenverantwortlich, effektiv
• Workshop für Ihre Stimme
• English at Work - Basic
• English at Work - Advanced

Modul Hochschulbezogenes Know-how

• Abrechnung von §26-Projekten
• Abrechnung von §27-Projekten
• Arbeitsrechtliche Grundlagen und Personalverwaltung für die Praxis im Sekretariat
• Ausschreibungs- und Besetzungsverfahren im Überblick
• Datenschutz in der Verwaltung
• Dateiablage, Dokumenten- und Prozessmanagement
• Einführung in BigBlueButton
• Erste Schritte in OLAT
• Fit in Finance
• Fit im Rechnungseingangsbuch
• Kollaborative Werkzeuge der Universität Innsbruck
• On-the-Job Training - Dekanat
• On-the-Job Training - Institutssekretariat
• Quickstart oder Restart (Einführung in die Lehr- und Prüfungsadministration)
• Projektdatenbankschulung
• Was die Forschung leistet? – Einführung in die FLD
• Wissenswertes im Verwaltungsablauf von Drittmittelprojekten
• VIS:online: Lehrdatenverwaltung
• VIS:online: Teilnehmer:innenverwaltung

Modul Büroorganisation/Arbeitstechniken

• Aufgaben in Outlook
• Bildbearbeitung mit GIMP
• Bringen Sie Ordnung in Ihr E-Mail Postfach
• Barrierefreies Veranstaltungswesen
• Büroorganisation im digitalen Zeitalter 
• Excel Grundlagen
• Excel Workshop: Datenlisten und Diagramme
• Excel Workshop: Pivot Tabellen
• Excel Workshop: mit Funktionen auswerten, strukturieren und weiterverarbeiten
• Gemeinsam ein Sekretariat steuern und organisieren
• EDV-Kurse im Bereich Office Management (auch Onlinekurse)
• Dateiablage, Dokumenten- und Prozessmanagement
• Lime Survey - Umfragetool
• On-the-job Training - Institutssekretariat
• Organisation von Tagungen und Kongressen
• Prinzipienorientiertes Zeitmanagement
• Protokolle erstellen 
• Rechtschreib.fitness@uibk.ac.at
• Social Media für Institute, Fakultäten und Co.
• Termine mit Outlook
• VIS:online: Lehrdatenverwaltung
• VIS:online: Teilnehmer:innenverwaltung
• Mit Windows 10 schneller und einfacher arbeiten

Alle Fortbildungen sowie deren Anrechnung zu den Modulen finden Sie im Internen Fortbildungsprogramm