Forms - Personnel Department
Our forms are available in PDF or Word format. You can complete them directly on your computer and print them. A login with your username and password is required. Please note that we cannot accept any handwritten or electronic amendments of the forms.
Please only submit fully completed forms.
We offer further information on our Service & Information homepage and in the Uniwiki (Mostly German - for English information please click on the British flag where available).
Overview of English information in the Uniwiki
Antrag über VIS:online -> Meine Akten/Formulare
Bundesministerium Finanzen
Formular E30 9999
Bitte benachrichtigen Sie umgehend Ihre Vorgesetzten und die Dienstleistungseinheit Sicherheit und Gesundheit.
Unfallmeldung der BVAEB (für alle Mitarbeiter:innen inkl. Lehrlinge und freie Dienstnehmer:innen)
- Allgemeines Personal:
Dienstzeitregelung für die gleitende Arbeitszeit für das allgemeine Personal - vollbeschäftigt
Dienstzeitregelung für die gleitende Arbeitszeit für das allgemeine Personal - teilzeitbeschäftigt
Dienstzeitregelung (Dienstplan, fixe Arbeitszeiten)
- Wissenschaftliches KV-Personal:
Mitteilung der Sollarbeitszeit im Rahmen der freien Zeiteinteilung
- Wissenschaftliche Beamt:innen und Vertragsbedienstete (nicht anwendbar für wissenschaftliches KV-Personal):
Dienstzeitregelung für die gleitende Arbeitszeit
- Ausbildungskostenübernahme bei KV-Personal, Kosten über € 2.000,00
- Information Ausbildungskosten KV-Personal
- Information Ausbildungskosten Vertragsbedienstete und Beamt:innen
Meldung der höchsten abgeschlossenen Ausbildung laut BIDOK-Verordnung (Bildungsdokumentationsverordnung)
Antrag über VIS:online -> Meine Akten/Formulare
Bedeckbarkeitserklärung für die vom Vizerektorat für Forschung gewährte Nachwuchsförderung
- Abrechnung von Übersiedlungskosten (soweit bei Berufungsverhandlungen zugesagt)
- Abrechnung von Trennungsgebühren (soweit bei Berufungsverhandlungen zugesagt)
für Mitarbeiter:innen direkt im VIS:online
Virtuelle Tagungs- und Konferenzteilnahmen u.ä. müssen nicht über VIS:online beantragt werden. Dieses Tool ist ausschließlich für Präsenzaufenthalte und Präsenzteilnahmen außerhalb des Dienstortes gedacht!
Pluxee Restaurant Pass Virtuell
Antrag über VIS:online -> Meine Akten/Formulare
Drittmittelanstellungen und deren Änderungen sowie Nebentätigkeiten bezahlt aus Drittmitteln beantragen Sie im VIS:online "Drittmittelaufnahme" (außer Fallweise Beschäftigungen)
Ansuchen um Karenz nach dem Mutterschutzgesetz/Väterkarenzgesetz über Antrag über VIS:online -> Meine Akten/Formulare
Antrag:
Dienstzeitregelung zum Antrag:
- Dienstzeitregelung für fixe Arbeitszeit (allgemeines Personal)
- Dienstzeitregelung für Gleitzeit (allgemeines Personal)
- Dienstzeitregelung für Elternteilzeit (wissenschaftliches KV-Personal)
- Dienstzeitregelung für Gleitzeit (wissenschaftliche Beamt:innen und Vertragsbedienstete)
über VIS:online –> SAP Portal –> Meine Entgeltnachweise
Antrag über VIS:online -> Meine Akten/Formulare
Fahrtkostenabrechnung für dienstliche Fahrten von MitarbeiterInnen mit dem Privat-PKW: Bitte führen Sie das Formular mit einem Windows Gerät aus, bei Apple-Geräten kommt es zu Fehlern
Informationen zu Privat-PKW als Verkehrsmittel (für Mitarbeiter:innen der Universität)
Informationen zu "Fahrtkostenzuschuss" im Uniwiki
Freistellungen bis zu einem Monat beantragen Sie in VIS:online
Für Freistellungen über einen Monat gibt es folgende Anträge:
Wissenschaftliches KV-Personal:
- Antrag auf Freistellung §§ 10, 11 KV unter Entfall der Bezüge (länger als ein Monat)
- Antrag auf Freistellung §§ 10, 11 KV unter Beibehaltung der Bezüge (länger als ein Monat)
- Antrag auf Studienurlaub § 33 KV(Der Antrag auf Studienurlaub ist mind. 12 Monate vor dem geplanten Antritt im Dienstweg zu stellen.)
- Antrag Freisemester wegen Funktionsausübung
Wissenschaftliche Vertragsbedienstete und Beamt:innen:
- Antrag auf Freistellung unter Entfall der Bezüge
- Antrag auf Freistellung unter Beibehaltung der Bezüge(Der Antrag auf Freistellung unter Beibehaltung der Bezüge ist mind. 12 Monate vor dem geplanten Antritt im Dienstweg zu stellen.)
- BEIBLATT - zu Freistellung mit Bezüge
- Antrag Freisemester wegen Funktionsausübung
Freistellung und Studienurlaub: Ziele (Information im Uniwiki)
Ansuchen auf "Frühkarenzurlaub für Väter - Papamonat"
Meldung (bzw. Meldung der Geburt) eines Kindes (Antrag über VIS:online -> Meine Akten/Formulare)
Der Antrag gilt seit 01.10.2024 für KV-Personal, Vertragsbedienstete und Beamt:innen.
Vertragsbedienstete und Beamt:innen können mit diesem Antrag auch um den Kinderzuschuss ansuchen.
- Formular Haftungsausschluss deutsch
- Formular Haftungsausschluss englisch (Disclaimer of Liability)
Nur Übersetzungshilfe! Rechtsverbindlich ist der Vertrag in deutscher Sprache. Daher muss immer die deutsche Version unterschrieben werden.
Jahreslohnzettel L16: Einstieg über VIS:Online -> SAP Portal -> Meine Jahreslohnzettel.
- Leave of absence without a payment for educational and training purposes (§10 of the collective agreement): Please use the German form Antrag auf Karenzierung unter Entfall der Bezüge
Informationen zu den Anträgen und Formularen für den Kindergarten-Zuschuss und Zuschüsse für die Kleinkinderbetreuung finden Sie in den Uniwiki-Beiträgen:
Bitte beachten Sie auch die Informationen auf den Seiten des Familienservice der Universität
Krankenstände werden via VIS:online an die Personalabteilung gemeldet.
Details zu den Meldepflichten und zur Gesundmeldung siehe unter Krankmeldung.
Kündigung des Arbeitsverhältnisses durch die Arbeitnehmerin / den Arbeitnehmer
Meldung von Nebenbeschäftigungen: mind. 1 Monat vor der geplanten Aufnahme
- Antrags- und Abrechnungsformular für Nebentätigkeiten bezahlt aus Globalbudget oder Institutsgeldern
- Nebentätigkeiten bezahlt aus Drittmittelprojekten beantragen Sie mittels VIS-Applikation "Drittmittelaufnahme"
-> Informationen zum Antrag - Antrags- und Abrechnungsformular im Bereich universitärer Weiterbildung und Sprachenzentrum sowie im Rahmen spezieller Universitätsfinanzierungen (Forschungsförderung)
- Übersicht zur Abgeltung von Mehrdienstleistungen
- Für das Allgemeine und Wissenschaftliche Personal, Best Practice Anstellungen und Drittmittelpersonal tragen Sie die Daten direkt im VIS:online ein, siehe Informationen zum Dienstantritt und Leitfaden für Projektanstellungen.
- Für folgende Anstellungen benötigen Sie Personaldatenblätter:
Personaldatenblatt für Lehrlinge, Praktikant:innen und Ferialarbeitnehmer:innen des Allgemeinen Personals (Globalbudget)
Personaldatenblatt für Freie Dienstnehmer:innen (Globalbudget)
Personaldatenblatt für Fallweise Beschäftigte
Direktlink Antrag VIS:online (Meine Akten/Formulare)
Übermitteln Sie der Personalabteilung einen vollständig ausgefüllten und unterfertigten Ausdruck des Pendlerrechners.
Informationen zum Pendlerrechner, Pendlerpauschale, Pendlereuro und Fahrtkostenzuschuss
Die Halbierung des Pensionsbeitrages beantragen Sie mit diesem Formular bei der Pensionsversicherung (PV).
Bitte übermitteln Sie die Bestätigung der PV direkt an die Personalabteilung.
Antrag über VIS:online Persönliche Daten -> Meine Abwesenheiten -> Button: Pflegefreistellung
Antrag "Pflegekarenz und Pflegeteilzeit"
Antrag über VIS:online Persönliche Daten -> Meine Abwesenheiten -> Button: Sonderurlaub
Antrag über VIS:online Persönliche Daten -> Meine Abwesenheiten
Vordienstzeitenanrechnung für das allgemeine und wissenschaftliche Kollektivvertrags- und Drittmittelpersonal:
Antrag über VIS:online -> Meine Akten/Formulare
- Formular Werkvertrag - auch für FWF-Werkverträge, für Leistungen von Einzelpersonen. Das Honorar ist erst nach vereinbarungsgemäßer Werkserfüllung und -übergabe fällig. Beachten Sie die Informationen zum Werkvertrag.
- Contract for Work and Services Dated (Werkvertrag - englische Übersetzung): This is a translation assistance! Only the German original is valid. For correctness no responsibilityis taken.
Dieses Dokument stellt lediglich eine Übersetzungshilfe dar. Rechtsverbindlich ist der Vertrag in deutscher Sprache. Daher muss immer die deutsche Version unterschrieben werden. - ZS-QU1: Erklärung natürlicher Personen für Zwecke der Doppelbesteuerungsabkommen-Quellensteuerentlastung
ZS-QU1: Declaration by individuals for the purpose of tax treaty relief at source
Zustimmungserklärung / Einverständniserklärung des gesetzlichen Vertreters/der gesetzlichen Vertreterin zu einem Lehrvertrag sonstigen Ausbildungsvertrag gem. § 152 ff ABGB (Lehre, Lehrlinge)