Rechnungslegung
an die Universität Innsbruck, Büro für Öffentlichkeitsarbeit
Verehrte Geschäftspartner!
Folgende Vorgaben sind für die Rechnungslegung an die Universität Innsbruck unbedingt zu beachten, da es sonst zu massiven Zahlungsverzögerungen kommen kann.
Erklärung
Seit der Umstellung des Rechnungssystems auf der Universität Innsbruck können Rechnungen nur noch digital auf invoice@uibk.ac.at eingehen. Wenn möglich bitte gleichzeitig in cc an public-relations@uibk.ac.at. Dann weiß das Sekretariat, dass die Rechnung bereits da ist, kann sie schon vorab prüfen und recherchieren, wenn Sie nicht im Rechnungssystem erscheint.
Von der zentralen Eingangsstelle werden die Rechnungen ins System eingespeist und an die zuständigen Abteilungen zur Freigabe weitergeleitet. Sollte die Rechnung nicht klar zuordenbar sein, oder Fragen offenbleiben, muss die Rechnung zusätzlich einen Clearingprozess durchlaufen. Dieser bedeutet leider Zeitverlust bei der Freigabe und damit bei der Auszahlung des Geldes. Um diesen Schritt zu vermeiden, möchte ich sie bitten, bei allen Rechnungen unsere Kostenstelle (K711500, oder eine andere von uns bekannt gegebene Finanzstelle) bereits in die Adresse mit aufzunehmen. Bei Repräsentationsaufwendungen ist es außerdem notwendig, dass der Verwendungszweck und die genaue Bezeichnung der Veranstaltung inkl. Datum angegeben werden. (z.B. Preisverleihung am 05.12.2023)
Außerdem wird von jedem neuen Lieferanten eine Lieferantenbankdatenbestätigung benötigt.
Rechnungsadresse BfÖ
Universität Innsbruck
Büro für Öffentlichkeitsarbeit, K711500
ATU57495437
Innrain 52c
6020 Innsbruck