Geschäftsordnung für die Geschäftsführung der
„Österreichischen Katholikendatei“
(Amtsblatt der Österreichischen Bischofskonferenz, Nr. 22 vom 20. Mai 1998, II. 5.)
1.Mit Beschluss der Herbstkonferenz der österreichischen Bischöfe vom 4.-6. November 1997 wurde mit Wirkung vom 1. Jänner 1998 eine Geschäftsführung der Österreichischen Katholikendatei eingerichtet. Die Führung der laufenden Geschäfte der Österreichischen Katholikendatei ist dieser Geschäftsführung überlassen, die Österreichische Bischofskonferenz hat sich vorbehalten, Grundsatzfragen selbst zu entscheiden.
2. Grundsatzfragensind solche, welche die Existenz der Katholikendatei, eine Abänderung in ihrem Aufgabenbereich, eine Änderung oder Kündigung des Dienstleistervertrages oder eine Änderung der interdiözesanen Vereinbarungen betreffen. In diesem Fall hat die Geschäftsführung einen Beschlussantrag nach Einholung der Stellungnahme der Ordinariatskanzlerkonferenz an die Bischofskonferenz heranzutragen.
3. Die Geschäftsführungbesteht aus dem Sekretär der Österreichischen Bischofskonferenz, welcher sich durch eine von ihm nominierte Person vertreten lassen kann, einem von der Ordinariatskanzlerkonferenz entsandten Ordinariatskanzler, einem von der Finanzkammerdirektorenkonferenz entsandten Finanzkammerdirektor sowie dem Dienstnehmer, welcher leitend mit der Arbeit an der ÖKD beschäftigt ist, sowie dem Rechtsreferenten der Österreichischen Bischofskonferenz.
4. Sitzungen
a) Einberufung:
Die Sitzungen werden vom Sekretariat der Österreichischen Bischofskonferenz schriftlich unter Angabe einer Tagesordnung einberufen. Überdies ist eine Sitzung einzuberufen, wenn ein Mitglied der Geschäftsführung dies verlangt. Das Verlangen ist schriftlich an den Sekretär der Österreichischen Bischofskonferenz zu richten.
b) Protokoll:
Über die Sitzungen ist ein Protokoll zu führen, welches Zeitpunkt und Ort der Sitzung, die Tagesordnung und die Beschlüsse, welche auf der Sitzung gefasst werden, zu enthalten hat. Das Protokoll ist allen Mitgliedern zuzusenden. Erhebt ein Mitglied gegen eine Protokollierung binnen zwei Wochen nach Aussendung einen Einspruch, so ist das Protokoll in der nächsten Sitzung zu behandeln und über den Einspruch Beschluss zu fassen. Wird kein Einspruch erhoben, so gilt nach Ablauf der Frist von zwei Wochen das Protokoll als angenommen.
c) Beschlüsse:
Die Beschlüsse der Geschäftsführung werden mit absoluter Mehrheit der anwesenden Mitglieder gefasst. Die Geschäftsführung ist beschlussfähig, wenn mindestens drei Mitglieder anwesend sind. Bei Stimmengleichheit ist der Vorsitzende berechtigt, zu dirimieren.
d) Beiziehung von Fachleuten:
Der Vorsitzende ist berechtigt, von sich aus oder auf Verlangen eines Mitglieds Fachleute zu den Sitzungen oder zu einzelnen Punkten der Tagesordnung beizuziehen. Diese Fachleute haben kein Stimmrecht.
5. Beendigung der Mitgliedschaft:
Verliert ein Mitglied die Funktion, auf Grund dessen es Mitglied der Geschäftsführung ist, so tritt an seine Stelle der Amtsnachfolger. Bei den entsendeten Mitgliedern ist das entsendende Gremium aufzufordern, bei der nächsten ordentlichen Sitzung ein Mitglied zu wählen und in die Geschäftsführung zu entsenden. Bis zur Entsendung behält das bisherige Mitglied seine Mitgliedschaft.
6. Beschlüsse außerhalb von Sitzungen:
Die Beschlüsse werden in den Sitzungen gefasst. Ist eine dringende Angelegenheit zu beschließen und findet in der Frist, in welcher die Angelegenheit zu erledigen ist, keine Sitzung statt, so kann der Vorsitzende einen Beschluss auch im Umlaufverfahren einholen. In diesem Falle sind die stimmberechtigten Mitglieder verpflichtet, binnen 8 Tagen ihr Votum an den Vorsitzenden abzugeben. Für Beschlüsse im Umlaufverfahren ist Einstimmigkeit notwendig, wobei Stimmen, die nach der gesetzten Frist einlangen, nicht mitzurechnen sind.
7. Ordentliche Sitzungen:
Der Vorsitzende ist verpflichtet, die Geschäftsführung mindestens zwei Mal jährlich zu einer ordentlichen Sitzung einzuberufen, sonst nach Notwendigkeit bzw. auf Antrag.
8. Protokollführung:
Mit der Protokollführung ist ein Mitglied der Geschäftsführung zu beauftragen. Das Protokoll ist ehestens auszufertigen und zu versenden.
9. Sekretarielle Unterstützung:
Die sekretarielle Unterstützung wird seitens des Sekretariates der Österreichischen Bischofskonferenz wahrgenommen.
10. Änderungen und Inkrafttreten der Geschäftsordnung:
Die Geschäftsordnung bedarf der Beschlussfassung durch die Österreichische Bischofskonferenz und tritt mit Veröffentlichung im Amtsblatt der Österreichischen Bischofskonferenz in Kraft. Änderungen bedürfen ebenfalls dieses Beschlusses und der Veröffentlichung wobei die Geschäftsführung berechtigt ist, Vorschläge für Änderungen an die Österreichische Bischofskonferenz zu erstatten.
11. Berichterstattung:
Der Vorsitzende ist berechtigt, über die Tätigkeit und die Beschlüsse der Geschäftsführung der Österreichischen Bischofskonferenz, der Kanzlerkonferenz und der Konferenz der Finanzkammerdirektoren zu berichten.
Überdies sind die von den entsprechenden Konferenzen entsendeten Mitglieder (Kanzlerkonferenz, Finanzkammerdirektorenkonferenz) berechtigt, in ihrer Konferenz über die Tätigkeit und die Beschlüsse der Geschäftsführung Bericht zu erstatten.
Sonstige gesamtösterreichische Gruppen, welche mit Fragen der ÖKD auf Grund ihrer Zuständigkeit befasst sind (Matrikenreferenten, Kirchenbeitragsreferenten, EDV-Koordinatoren) können über Beschlüsse, welche sie unmittelbar oder mittelbar betreffen, von einem ermächtigten Mitglied der Geschäftsführung informiert werden.
12. Entschädigungen der Mitglieder:
Für die Tätigkeit in der Geschäftsführung stehen weder Bezüge noch Sitzungsgelder zu, anfallende Reisekosten werden bei Geltendmachung durch die Österreichische Bischofskonferenz vergütet.
Diese Geschäftsordnung wurde von der Österreichischen Bischofskonferenz am 2. April 1998 beschlossen und tritt mit der Veröffentlichung im Amtsblatt der ÖBK in Kraft.