Automatische Mail-Umleitung (forward)

Sie können entweder alle Mails, die in Ihrem Exchange-Account eintreffen, an eine andere Adresse umleiten (einfache Umleitung) oder beliebig komplexe Filterregeln zur selektiven Um- oder Weiterleitung von Mails erstellen.

Einfache Mailumleitung

  1. Bauen Sie eine Verbindung mit Outlook Web App auf: https://exchange.uibk.ac.at

  2. Melden Sie sich mit Benutzerkennung und Passwort des betreffenden Accounts an.

  3. Sie gelangen in die Ansicht des Posteingangs. Rechts oben "Optionen/Posteingangsregel erstellen" auswählen.

  4. Allenfalls vorhandene Regeln werden angezeigt und können durch Auswahl/Details editiert werden. Neue Regel mit "Neu/Neue Regel für eingehende Nachrichten erstellen..." anlegen.

  5. Es erscheint ein Dialogfeld "Neue Posteingangsregel". Als erstes unten auf "Weitere Optionen" klicken, um den vollen Funktionsumfang zur Verfügung zu haben. Die Erstellung der Regeln, Aktionen und Ausnahmen sollte im Prinzip selbsterklärend sein.

  6. Zur Erstellung einer einfachen, unbedingten Umleitung sämtlicher Mails wählen Sie "Neu..." + "Neue Regel für eingehende Nachrichten erstellen..."
    "Wenn die Nachricht eintrifft und:" + "[auf alle Nachrichten anwenden]"
    "Gehen Sie folgendermaßen vor:" + "Nachricht umleiten an..."
    unten als Empfänger die Zieladresse eintragen

Mailfilterregeln

Zweck von Mailfilterregeln ist, abhängig von Kriterein (wie z.B. Absender, Stichwörter im Betreff, Adressat etc.) bestimmte Aktionen (wie z.B. Ablegen in einem Ordner, Um- oder Weiterleiten etc.) auszulösen. Filterregeln können über Outlook oder Outlook Web Access (OWA) eingerichtet werden; für reproduzierbare Ergebnisse wird der OWA-Zugang empfohlen und in der Folge beschrieben.

Die Vorgangsweise ist prinzipiell dieselbe wie oben beschrieben und sollte selbsterklärend sein. Zur Definition von Regeln aktivieren Sie bitte "Weitere Optionen...", damit stehen Ihnen die unten beschriebenen Möglichkeiten (und viele mehr) zur Verfügung.

  1. Aktion "umleiten" bedeutet, daß der originale Absender erhalten bleibt (bounce), "weiterleiten", daß als Absender der aktuelle Mailaccount eingefügt wird (forward).

  2. Um- oder weitergeleitete Mails werden per Voreinstellung auch an den eigenen Posteingang zugestellt. Um das zu unterbinden, muß man bei der Regel eine zusätzliche Aktion "Aktion hinzufügen" + "und..." + "Nachricht löschen" erstellen. Die Anzeige in der Hauptansicht der Posteingangsregeln ("löschen" erscheint vor "umleiten") is irreführend, die Nachricht wird tatsächlich weitergeleitet.

  3. Mails, die direkt innerhalb des Exchange-Servers zugestellt wurden, haben in der Absenderadresse nicht die Zeichenkette uibk.ac.at, sondern /o=uibk. Um also alle Mails, die ihren Ursprung an unserer Universität haben, zu filtern, ist folgende Regel zu erstellen:

    "Wenn die Nachricht eintrifft und" + "enthält diese Wörter" + "in der Absenderadresse..."
    uibk.ac.at (grüne "+"-Schaltfläche verwenden)
    oder
    /o=uibk (eingeben, grün "+", dann OK)

  4. Mit Aktion ("Gehen Sie folgendermaßen vor") und allfälligen Ausnahmen fortsetzen. Nach Erstellen der Regel mit "Speichern" abschließen und die Regel testen.