Ablauf der Umstellung von Mail1 auf Exchange 2010

Hier finden Sie detaillierte Informationen zum Ablauf der Umstellung der Mail-Services von Mail1 auf Exchange 2010.

  1. Am 10.12.2012 geht an alle Personen, die zumindest ein Account an MAIL1 haben, eine Verständigung über die Umstellung mit einer Liste der betroffenen Accounts.

  2. Das BenutzerInnenservice (BS) des ZID nimmt mit Ihrer Organisationseinheit (OE) Kontakt auf und koordiniert bedarfsgerecht einen Umstellungstermin für einige oder alle Mitglieder Ihrer OE.

  3. Rechtzeitig vor der Umstellung erhalten Sie vom BS eine Verständigung über den Umstellungstermin. Falls Ihre KollegInnen im Institut eine derartige Verständigung bekommen, Sie aber nicht, kann es sein, dass Sie bereits Exchange verwenden und nicht umgestellt werden müssen. Andernfalls nehmen Sie bitte mit dem BS Kontakt auf (zid-service@uibk.ac.at).

  4. Im Rahmen der Koordination der Umstellung wird insbesondere mit Ihnen vereinbart, ob Sie eine automatische Migration Ihrer Mailboxen auf das neue System wünschen (empfohlen) oder diese Migration selber durchführen wollen.

  5. Die konkrete Umstellung geschieht in zwei Schritten, normalerweise an zwei aufeinanderfolgenden Arbeitstagen. Die konkreten Umstellungstage werden in individuellen Mail-Aussendungen an alle betroffenen BenutzerInnen bekanntgegeben.

    Am ersten Tag geschieht folgendes:

    1. Falls Sie noch keinen Exchange-Account haben, wird dieser um ca. 15:30 angelegt. Unter der Adresse https://exchange.uibk.ac.at (Outlook Web App) haben Sie ab diesem Zeitpunkt sofort Zugang zu Ihrem neuen Exchange-Account und können von dort aus neue Mails versenden.

    2. Ferner werden Nachrichten, die an Ihre Offizielle Mailadresse (normalerweise Vorname.Nachname@uibk.ac.at) gerichtet sind, ab diesem Zeitpunkt an Ihren Exchange-Account geleitet. Allfällige an Ihrem Mail1-Account eingerichtete Weiterleitungen (forward, vacation, procmail) sind damit unwirksam und müssen bei Bedarf am Exchange-Server eingerichtet werden.

    3. Falls eine automatische Migration vereinbart wurde, wird um ca. 16:00 Ihr Zugang zum Mail1-Server gesperrt und eine automatische Weiterleitung direkt adressierter Nachrichten an den Exchange-Server aktiviert. Sie haben also ab 16:00 keinen Zugang zu Ihren Bestands-Mails. Wir empfehlen Ihnen dringend, sich spätestens um 15:30 vom Mail-Server abzumelden.

      Anschließend wird Ihr kompletter Posteingang und alle Ihre vorhandenen Mailordner automatisch nach Exchange kopiert (Posteingang und Unterordner im Ordner "Migration_Mail1").

      Nach Abschluss dieses Kopiervorganges (wird vom ZID durch eine Mailnachricht an Ihren neuen Exchange-Account bestätigt) können Sie auf Ihre Bestands-Mails über den Exchange-Server zugreifen.

      Um den Kopiervorgang nicht zu stören, dürfen Sie vor dessen Abschluss nicht Ihr Passwort ändern und auch keine Mailfolder verschieben.

    4. Für allfällige Nacharbeiten (vor allem für Ihre Unterstützung durch MitarbeiterInnen des VOS, s.u.) können Sie Ihren Zugang zu Mail1 durch Synchronisation des Passwortes (Passwortformular im ZID-Web) reaktivieren. Bitte beachten Sie, dass auf Mail1 keine neuen Mails mehr zugestellt werden und dass Ihr Zugang zu Mail1 spätestens eine Woche nach der Umstellung ganz deaktiviert wird.


  6. Am zweiten Tag werden MitarbeiterInnen des Vorort-Service des ZID im Institut mit Ihnen die Umstellung komplettieren:

    1. Einrichten Ihres Mail-Klienten. Empfohlen: Outlook 2010 für Windows, Outlook 2011 für Apple; Mozilla Thunderbird (kein Kalender) oder Outlook Web Access (Mail und Kalender) für Linux

    2. Kontrolle der korrekten Übernahme der vorhandenen Mail-Inhalte bzw. manuelle Migration der Inhalte, wenn keine automatische Übernahme vereinbart war (nur mit Outlook möglich).

    3. Beratung/Unterstützung bei der Übernahme vorhandener Adressbücher, Weiterleitungen und Mailregeln.

  7. Allfällige private Geräte, deren Mailzugang von Mail1 auf Exchange umgestellt werden soll, bitten wir zeitnah selbst umzustellen. Die relevanten Zugangsdaten finden Sie in der Beschreibung der Einstellungen des Mailklienten für Exchange.

  8. Damit sollte Ihre Mailumstellung komplett abgeschlossen sein.

  9. Bei Bedarf kann mit dem Vorort-Service eine abweichende Vorgangsweise vereinbart werden.

  10. Spätestens 7 Tage nach der Umstellung wird Ihr Zugang zum Mail1-Server endgültig gesperrt.