Umstellung 2008 - Informationen für Institutsbenutzer

Die hier zusammengestellten Informationen gelten für alle Universitätsangehörigen (mit Ausnahme der Studierenden, für die es einen eigenen Infotext gibt) und für alle sonstigen Benutzer der Dienste des ZID. Im folgenden bezeichnen wir diesen Benutzerkreis salopp als "Institutsbenutzer" und die betroffenen Organisationseinheiten als "Institute".

Beachten Sie bitte auch den einführenden Text Umstellung 2008 - die Änderungen im Überblick.

Inhalt

  1. Dauer und Ablauf der Umstellung
  2. Vorbereitungen seitens der Benutzer
  3. Zugriffsvarianten und -probleme während des Umstellungszeitraums


Dauer und Ablauf der Umstellung

Die Umstellung erfolgt institutsweise im Zeitraum zwischen August und voraussichtlich Dezember 2008. Dazu nimmt ein Mitarbeiter des ZID mit dem jeweiligen Institut Kontakt auf und vereinbart einen Umstellungstermin. Am Tag der Umstellung werden die meisten Arbeiten vor Ort am Institut von ZID-Mitarbeitern und speziell dafür angestellten Hilfskräften in Zusammenarbeit mit den betroffenen Benutzern durchgeführt.

Bei der Umstellung sind Aktionen sowohl pro Benutzer als auch pro Arbeitsplatz-PC erforderlich:

Pro Benutzer:
Benutzerdaten vom NetWare-Server auf das neue Storagesystem übersiedeln
Falls erforderlich, Daten in ein Gruppenverzeichnis verschieben und Zugriffsrechte vergeben
Pro Arbeitsplatz-PC:
PC in die Active-Directory-Domäne UIBK aufnehmen
Lokale Benutzerprofile den Domänenbenutzern zuordnen, ev. nicht mehr benötigte lokale Benutzer löschen
Bei Bedarf Anmeldung auf bestimmte Benutzer einschränken
Novell Client deinstallieren


Vorbereitungen seitens der Benutzer

Sie können den Umstellungsvorgang beschleunigen und dem Umstellungsteam die Arbeit erleichtern, wenn Sie schon vor dem Umstellungstermin die folgende Checkliste durchgehen und am Tag der Umstellung die benötigten Informationen bereit halten.

Für welche Benutzerkennungen bin ich zuständig?

Sie können vom ZID mehrere Benutzerkennungen bekommen haben, eine persönliche und weitere "projektbezogene". Sofern diese Benutzerkennungen die NetWare-Benutzung einschließen, müssen sie alle umgestellt werden.

Passwörter

Zu jeder Benutzerkennung gehören eigene Passwörter, möglicherweise sogar unterschiedliche für NetWare und Active Directory. Während der Umstellung ist es von Vorteil, wenn Sie pro Benutzerkennung ein einheitliches Passwort verwenden. Um das sicherzustellen, können Sie das Passwort-Änderungsformular des ZID verwenden.

Nicht mehr benötigte Serverdaten löschen

Durchsuchen Sie den Inhalt von Laufwerk I: (z.B. mit dem Windows Explorer) und löschen Sie alle Dateien und Ordner, die Sie nicht mehr benötigen. Schauen Sie dabei auch in die von Ihnen angelegten Ordner hinein. Die möglicherweise vorhandenen Ordner

I:\CONFIG2
I:\Eigene Dateien
I:\Windows NT 5.1 Workstation Profile

sind für den Betrieb der Uni-PCs vorgesehen. Wenn Sie normalerweise keinen Uni-PC verwenden, können Sie diese Ordner löschen (schauen Sie aber sicherheitshalber vorher nach, ob nicht doch wichtige Dokumente in I:\CONFIG2\Desktop oder in I:\Eigene Dateien abgelegt sind!). Wenn Sie regelmäßiger Benutzer eines Uni-PC sind, dann lassen Sie diese Ordner samt Inhalt unverändert stehen.

Nicht mehr benötigte NetWare-Zugriffsrechte entfernen

Auf dem NetWare-Server können Sie in Ihrem Homedirectory oder in darunter liegenden Ordnern anderen Benutzern Zugriffsrechte erteilt haben. Manche dieser Zugriffsrechte waren möglicherweise nur kurzfristig nötig. Da alle Zugriffsrechte vom Umstellungsteam manuell übernommen werden müssen, sollten Sie vor der Umstellung die nicht mehr benötigten Zugriffsrechte entfernen.

Wenn Sie über Start / Ausführen... den Befehl nwsave ausführen, wird eine Liste der in Ihrem Homedirectory gesetzten Zugriffsrechte in die Datei I:\NWTrusteeRights.txt geschrieben. Wenn diese Datei nach der Ausführung von nwsave nicht vorhanden ist, dann sind keine Zugriffsrechte gesetzt und Sie können diesen Abschnitt überspringen.

Zum Entfernen von Zugriffsrechten klicken Sie im Explorer mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Ordner und wählen den Punkt Trustee Rights.... Markieren Sie dort alle Benutzer, die das Zugriffsrecht nicht mehr benötigen, und klicken Sie auf Remove. Entfernen Sie aber auf keinen Fall das Zugriffsrecht für Ihre eigene Benutzerkennung! Mit OK werden die Änderungen übernommen und das Dialogfenster wird geschlossen.

Nicht mehr benötigte Zeilen im NetWare Login Script entfernen

nwsave prüft auch, ob Sie einen persönlichen NetWare Login Script besitzen. Falls ja, wird dessen Inhalt in der Datei I:\NWLoginScript.txt abgelegt. Wenn diese Datei nach der Ausführung von nwsave nicht vorhanden ist, dann ist der Login Script leer und Sie können diesen Abschnitt überspringen.

Wenn Sie den Login Script oder Teile daraus nicht mehr benötigen, dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das rote N in der Taskleiste und wählen User Administration for ZID / Edit Login Script.... Markieren Sie die nicht mehr benötigten Zeilen und löschen Sie sie. Mit OK werden die Änderungen übernommen und das Dialogfenster wird geschlossen.

Welche Daten gehören in das Gruppenverzeichnis?

Daten, die Sie zusammen mit anderen Universitätsangehörigen bearbeiten oder die Sie anderen Universitätsangehörigen zur Verfügung stellen wollen, sollen in Zukunft nicht im eigenen Homedirectory, sondern im Gruppenverzeichnis Ihres Instituts abgelegt werden. Das gilt ganz besonders für die bisherigen "Institutsverzeichnisse" (vierstellige Benutzerkennungen) und für projektbezogene Benutzerkennungen, wo die gemeinsame Nutzung schon im Projektnamen aufscheint.

Jedes Institut und jede Organisationseinheit (laut aktuellem Organisationsplan der Universität Innsbruck) erhält im Rahmen der Umstellung ein eigenes Gruppenverzeichnis, alle Gruppenverzeichnisse zusammen sind im neuen System unter dem Laufwerk J: sichtbar. Weitere Details dazu finden Sie im einführenden Text unter dem Kapitel Gruppenverzeichnisse und Organisationsgruppen.

Die Gliederung innerhalb des Gruppenverzeichnisses und die Namen der dort angelegten Unterordner sind dem jeweiligen Institut völlig freigestellt, denkbar ist z.B. eine Gliederung nach Abteilungen, Verantwortlichen oder Projekten. Zugriffsrechte können für jeden Unterordner separat eingestellt werden. Eine automatische Übernahme der NetWare-Zugriffsrechte ist leider nicht möglich, die ZID-Mitarbeiter helfen Ihnen aber am Tag der Umstellung, im Gruppenverzeichnis die benötigten Zugriffsrechte einzustellen.

Auf welche fremden Daten muss ich zugreifen?

Wenn Sie vor der Umstellung auf NetWare-Daten von anderen Benutzern zugegriffen haben, funktionierte das vermutlich

  1. über den Laufwerksbuchstaben J: (unter dem in Zukunft die neuen Gruppenverzeichnisse sichtbar sind)
  2. über einen eigenen Laufwerksbuchstaben, den Sie mit Netzlaufwerk verbinden oder im persönlichen NetWare Login Script definiert haben
  3. direkt über einen UNC-Pfad, z.B. \\S06K2\USER\HOME\C108300\...

Die ZID-Mitarbeiter werden Ihnen am Tag der Umstellung helfen, diese Zugriffe an das neue System anzupassen.

Für welche PCs bin ich zuständig?

Umgestellt werden müssen nicht nur die Arbeitsplatz-PCs der Institutsmitarbeiter, sondern auch die PCs in den Labors, in der Bibliothek usw. Betroffen sind vor allem PCs mit Windows-Betriebssystemen, aber auch alle Geräte mit Mac OS und Linux, sofern sie bisher irgendwie auf die NetWare-Server zugegriffen haben.

Privat oder teilweise privat genutzte PCs sind von der Umstellung ebenfalls betroffen, falls darauf ein Novell Client installiert ist. Ob solche PCs im Rahmen der Umstellung in die Active-Directory-Domäne UIBK aufgenommen werden sollen, wird von Fall zu Fall individuell entschieden: wenn der "Hauptwohnsitz" eines PC im Datennetz der Universität ist, wird es sinnvoll sein, ihn in die Domäne aufzunehmen, sonst eher nicht.

Administratorpasswort

Während der Umstellung ist es nötig, sich ein- oder mehrmals als lokaler Administrator oder als sonstiger Benutzer mit lokalen Administratorrechten am PC anzumelden. Das dazu erforderliche Passwort muss zum Umstellungstermin bereitliegen.

Sind lokale Benutzer am PC erforderlich?

Früher müssten unter bestimmten Bedingungen lokale Benutzer am PC eingerichtet werden. In den meisten Fällen sind diese lokalen Benutzer nach der Umstellung nicht mehr nötig und werden deshalb vom Umstellungsteam gelöscht. Im neuen System wird die Rolle der lokalen Benutzer von den in der Active-Directory-Domäne UIBK gespeicherten Benutzern übernommen.

Wenn Sie für irgendwelche Spezialzwecke gewisse lokale Benutzer weiterhin benötigen, (z.B. weil ein Softwareprodukt das verlangt oder Sie gelegentlich netzunabhängig mit ganz spezifischen Benutzereinstellungen arbeiten müssen), teilen Sie das bitte dem Umstellungsteam rechtzeitig mit. Der lokale Administrator bleibt auf jeden Fall erhalten.

Sind Zugriffsrechte oder Freigaben auf der lokalen Festplatte eingerichtet?

Individuelle Zugriffsrechte auf der lokalen Festplatte (z.B. nur ein bestimmter Benutzer darf auf E:\Daten schreiben, alle anderen dürfen dort nur lesen) sind relativ selten, müssen aber im Rahmen der Umstellung gesondert behandelt werden.

Vorsicht: bisher war es üblich, bei Ordnerfreigaben die Zugriffsrechte auf Freigabeebene großzügig einzustellen (Vollzugriff für die Gruppe "Jeder" war keine Seltenheit), weil zum Zugriff ein am PC lokal eingerichteter Benutzer samt Passwort nötig war. Nach der Umstellung können alle Domänenbenutzer auf einen derart freigegebenen Ordner zugreifen! Sie müssen also die Zugriffsrechte auf Freigabe- oder auf Dateisystemebene genauer als bisher festlegen. Das Umstellungsteam hilft Ihnen gerne dabei.


Zugriffsvarianten und -probleme während des Umstellungszeitraums

Da sich die Umstellung über einen relativ langen Zeitraum erstreckt, gibt es während dieser Zeit verschiedenste Kombinationen aus schon umgestellten bzw. noch nicht umgestellten Benutzern, Arbeitsplatz-PCs und gemeinsam genutzten Daten. Auf Grund dieser Komplexität wird es im Herbst 2008 voraussichtlich zu vereinzelten Zugriffsproblemen kommen, wofür wir schon vorab um Verständnis bitten. Einige wichtige Fälle werden im folgenden behandelt.

Benutzer ist noch nicht umgestellt, PC aber schon

Typischer Fall: Sie sind Mitglied eines Instituts, dessen Umstellung noch bevorsteht, der PC im Hörsaal, Seminarraum oder ZID-Benutzerraum, mit dem Sie momentan arbeiten sollen, wurde aber bereits umgestellt, was Sie an dem Anmeldedialogfenster mit dem bunten Windows-Logo erkennen:

Weitere Details dazu finden Sie in einem eigenen Infotext.

Benutzer ist bereits umgestellt, PC aber noch nicht

Dieser Fall dürfte vor allem dann auftreten, wenn Sie mit einer Benutzerkennung für Studierende (beginnt mit CS..., alle diese Benutzerkennungen wurden Mitte August 2008 automatisch umgestellt) an einem PC in einem Institut arbeiten, das mit der Umstellung erst später drankommt. Beachten Sie dazu den entsprechenden Abschnitt im Infotext für Studierende.

Zugriff auf Daten eines bereits umgestellten Instituts

Bei der Umstellung werden alle Daten, die für den Zugriff durch institutsfremde Benutzer bestimmt sind, in das Gruppenverzeichnis des Instituts verschoben.

Schauen Sie zunächst, ob Sie im Netzlaufwerk J: bereits die ca. 130 Gruppenverzeichnise (c101, c102, c103, ...) sehen. Falls ja, sollten Sie die gewünschten Daten im Gruppenverzeichnis des entsprechenden Instituts vorfinden. Eventuell müssen Sie Ihre Konfiguration an die neuen Ablageorte anpassen. Falls Sie die gewünschten Daten nicht finden, müssen Sie beim jeweiligen Institut bzw. bei der Person, die Ihnen die Daten bisher zur Verfügung gestellt hat, nachfragen.

Wenn Sie kein Netzlaufwerk J: besitzen oder dort nicht die Gruppenverzeichnisse sehen (beispielsweise wenn Ihre Benutzerkennung noch nicht umgestellt wurde), gehen Sie für den Zugriff auf die Gruppenverzeichnisse folgendermaßen vor:

  • Wählen Sie im Windows-Explorer Extras / Netzlaufwerk verbinden....
  • Im Dialogfeld "Netzlaufwerk verbinden" wählen Sie als Laufwerk J:, falls es noch frei ist, sonst einen beliebigen anderen freien Laufwerksbuchstaben. Im Feld "Ordner" tragen Sie \\netshare\share ein. Klicken Sie auf Fertigstellen.
  • Im Dialogfeld "Verbindung zu netshare herstellen" geben Sie als Benutzername uibk\benutzerkennung (bitte Ihre eigene Benutzerkennung einsetzen) und als Kennwort geben Sie Ihr Active-Directory-Passwort ein.

Zugriff auf Daten eines noch nicht umgestellten Instituts oder Benutzers

Wenn Ihr PC bereits umgestellt wurde, haben Sie auf Daten, die noch am NetWare-Server liegen und noch nicht auf das neue Storagesystem verschoben wurden, keinen Zugriff mehr. Für diesem Fall können wir aus technischen Gründen derzeit leider keine befriedigende Lösung anbieten. Wenn Sie dadurch ernsthaft in Ihrer Arbeit behindert sind, nehmen Sie bitte mit dem ZID Kontakt auf (Tel. 0512 507-2399, E-mail zid-service@uibk.ac.at).