Datensatzverwaltung

Die Datensatzverwaltung ist das Verfahren zum Erfassen, Verwalten und Löschen von Unternehmensdatensätzen (Informationen, die die Geschichte, das Wissen und die rechtliche Grundlage eines Unternehmens betreffen) in einer konsistenten und einheitlichen Art und Weise, basierend auf den Richtlinien des Unternehmens. Diese Richtlinien orientieren sich an der Arbeit, die eine Organisation ausführt, den rechtlichen Risiken, denen sie ausgesetzt ist, und den Gesetzen und Bestimmungen, denen sie unterliegt. Office SharePoint Server enthält eine neue Reihe von Features zum Erstellen und Unterstützen der formalen Funktionen für die Datensatzverwaltung der Organisation.

Informationsverwaltungsrichtlinien

Organisationen können Informationsverwaltungsrichtlinien in Office SharePoint Server -Websites erstellen und verwenden, um die Einhaltung der Geschäftsprozesse des Unternehmens oder der rechtlichen oder behördlichen Bestimmungen zur Verwaltung von Informationen sicherzustellen. Informationsverwaltungsrichtlinien ermöglichen Websiteadministratoren oder Listenverwaltern, die Verwaltung der Inhalte zu steuern. Office SharePoint Server enthält verschiedene vordefinierte Richtlinienfeatures, die einzeln oder in Kombination von Organisationen zum Definieren von Informationsverwaltungsrichtlinien für ihre Website verwendet werden können. Diese Richtlinienfeatures können für eine ganze Websitesammlung oder für eine bestimmte Liste, Bibliothek oder einen Inhaltstyp definiert werden und beinhalten Folgendes: Überwachung, Barcodes, Bezeichnungen, Formularkonvertierung zur Archivierung und Ablauf. Darüber hinaus können Organisationen benutzerdefinierte Informationsverwaltungsrichtlinien entwickeln.

Verwaltung von Informationsrechten (IRM)

Organisationen können in Office SharePoint Server mit Hilfe von IRM die Aktionen einschränken, die Benutzer zu Dateien ausführen können, die von SharePoint-Listen oder -Bibliotheken heruntergeladen wurden. IRM verschlüsselt die heruntergeladenen Dateien und schränkt die Benutzer und Programme ein, die diese Dateien entschlüsseln können. Mit IRM können außerdem die Rechte der Benutzer eingeschränkt werden, die Dateien lesen dürfen, sodass sie Aktionen wie z.B. das Drucken von Kopien der Dateien oder das Kopieren von Text aus den Dateien nicht ausführen können.

Vorlage für eine Datenarchiv-Website

Die Datenarchiv-Websitevorlage in Office SharePoint Server 2007 hilft Organisationen beim Implementieren ihrer Datensatzverwaltungs- und Beibehaltungsprogramme. Diese Websitevorlage erweitert die Standardfeatures von Office SharePoint Server 2007 durch zusätzliche Datensatzverwaltungsfeatures und ermöglicht Folgendes:

  • Sicherheitsfunktionen

Die Datenarchiv-Websitevorlage verfügt über Features, die die Integrität der darin enthaltenen Datensätze sicherstellen. Datensätze werden niemals automatisch durch das System geändert. Deshalb sind Datensätze, die auf die Website hochgeladen und später wieder heruntergeladen werden, grundsätzlich identisch. Die Standardeinstellungen für die Datenarchiv-Website verhindern außerdem eine direkte Beeinflussung der Datensätze, indem alle Änderungen am Dokumentinhalt mit Versionsangaben versehen und bestimmte Änderungstypen überwacht werden. Datensatzverwalter können Metadaten zu Elementen getrennt von den Metadaten des Datensatzes hinzufügen und verwalten. Änderungen an Metadaten werden ebenfalls mit Versionsangaben versehen.

  • Datensatzrouting

Organisationen können eine Routingliste für Datensätze definieren, sodass an das Datensatzarchiv gesendete Datensätze automatisch an die richtige Bibliothek weitergeleitet werden.

  • Umsetzung der Informationsverwaltungsrichtlinien

Die Überwachungs-, Ablauf- und Barcoderichtlinienfeatures in Office SharePoint Server dienen der Datensatzverwaltung.

  • Haltestatus 

Office SharePoint Server unterstützt die Verwaltung von Rechtsfragen, indem Organisationen Datensätze bis zur Klärung in einen Haltestatus aufnehmen können. Datensätze, die Rechtsstreitigkeiten oder Untersuchungen unterliegen, können einer Haltestatusliste hinzugefügt und somit von Datensatzverwaltungsrichtlinien und vom Ablaufen ausgenommen werden. Elemente können jeweils mehr als einem Haltestatus zugewiesen werden.

  • Schnittstelle zur Datensatzerfassung 

Benutzer und automatisierte Systeme können Inhalte problemlos an eine Datenarchiv-Website senden, ohne dass dazu der Zugriff oder die Berechtigung für Inhalte der Website zwingend erforderlich ist. Inhalte können über einen Webdienst oder unter Verwendung von SOAP oder über E-Mail unter Verwendung von SMTP gesendet werden.