Outlook in Kombination mit Exchange und IMAP (mail1.uibk.ac.at)

Outlook verwendet die vorhandenen Mailserver (z.B.: mail1.uibk.ac.at) als "Hautpmailserver", neben dem Mailkonto für mail1.uibk.ac.at wird ein zusätzliches Mailkonto für Exchange Server eingerichtet. Sämtlicher Mailverkehr wird weiterhin über die bestehenden Mailserver "mail1.uibk.ac.at" abgewickelt. In Outlook werden also zwei Mailkonten verwaltet (mail1.uibk.ac.at und Exchange Server).

Mails (Terminvereinbarungen werden vom Exchange Server als e-Mails verschickt) welche von anderen Benutzern am Exchange Server an Sie adressiert sind, werden an Ihren vorhandenen Mailserver (z.B.: mail1.uibk.ac.at) weitergeleitet.

Jegliche E-Mail, welche am Exchange Server abgelegt wird, wird in dieser Konfiguration gelöscht!

Es handelt sich hierbei um eine Möglichkeit Exchange nur für Kalenderdaten zu nutzen, die empfohlene Konfiguration ist aber eine Umstellung Ihres Mailaccounts auf Exchange (siehe: http://www.uibk.ac.at/zid/systeme/microsoft/exchange/#antrag)

 

 


 


Voraussetzungen

Beim Verbindungsaufbau von außerhalb der Universität Innsbruck ist es notwendig entweder den VPN-Zugang zu benützen oder Outlook für RPC over HTTP zu konfigurieren, da ansonsten aus Sicherheitsgründen kein Verbindungsaufbau mit dem Exchange Server möglich ist.

Die Hardwarevoraussetzungen Ihres PCs müssen für folgende Betriebssysteme und Anwendungen ausreichend sein:

  • gültiger Exchange Server Account
  • Betriebssysteme Windows XP SP1, Windows 2000 SP4
  • Microsoft Outlook 2003
  • Microsoft Internet Explorer ab Version 5

Weitere Voraussetzungen:

  • Client für Microsoft-Netzwerke muss installiert und aktiviert sein!
  • Falls Sie eine Personal Firewall verwenden (Windows XP, ZoneAlarm,...) muss die IP-Adresse des Exchange Servers und der UDP/TCP Port 135 zugelassen werden.

 

 

Einrichten des IMAP-Mailkontos für mail1.uibk.ac.at oder mail2.uibk.ac.at

Falls Sie bereits ein IMAP/POP3 Konto für Ihren Uni Innsbruck Mailaccount konfiguriert haben, können Sie diesen Punkt überspringen und mit der Einrichtung des Exchange Kontos fortfahren!

 

Über Start:Einstellungen:Systemsteuerung:Mail erreichen Sie die Übersicht über die einzelnen Outlook Profile.

 

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Wählen Sie das aktive Outlook Profil und anschließend Eigenschaften aus, falls kein Profil zur Auswahl zur Verfügung steht, klicken Sie auf Hinzufügen um eines zu erstellen.

 

 

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Klicken Sie auf E-Mail-Konten...

 

 

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...ein neues E-Mail-Konto hinzufügen, weiter...

 

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IMAP auswählen und auf weiter klicken...

 

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Geben Sie hier bitte Ihre Benutzerdaten an. Beachten Sie die unterschiedlichen Posteingangsserver (IMAP) für Institutsmitglieder (mail1.uibk.ac.at) und für  Studierende (mail2.uibk.ac.at).

Falls Sie die Internetdienste eines Drittanbieters verwenden, müssen Sie anstatt des Postausgangsservers (SMTP) der Uni Innsbruck den Namen des SMTP-Servers des Drittanbieters eintragen.

Falls Sie jedoch die Verschlüsselung der Übertragung zum Mailserver verwenden möchten (s.u.) können Sie den SMTP-Server der Uni Innsbruck verwenden.

Klicken Sie anschließend auf Weiter und Fertig stellen...

 

 

Verschlüsselung der Übertragung zum Mailserver

Eine Verschlüsselung der Datenübertragung zum Postausgangsserver ist innerhalb der Uni nicht generell freigeschaltet. Diese Einstellungen sind nur sinnvoll, wenn Sie auf Ihre Mail von außerhalb der Uni zugreifen und die Internetdienste eines Drittanbieters verwenden.

Bei allen Mailprogrammen werden Sie beim ersten Verschicken einer Nachricht nach einem Passwort gefragt. Geben Sie als Passwort für "smtp.uibk.ac.at" Ihr Mailserverpasswort ein. Sie können dieses dann auch in Ihrer Mailkonfiguration dauerhaft speichern lassen.

Unter Start:Einstellungen:Systemsteuerung:Mail:E-Mail-Konten:Erweitert:Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten wählen Sie Ihr IMAP Mailkonto aus und klicken auf Ändern. Unter Weitere Einstellungen:Postausgangsserver und Einstellungen:Erweitert sind folgende Einstellungen durchzuführen:

 

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Beenden Sie alle Fenster mit OK bzw. Fertig stellen.

 

Löschen von IMAP-Mails

Normalerweise werden E-Mails auf einen IMAP-Mailkonto beim Löschen nur als gelöscht "markiert". Um nun E-Mails endgültig aus Ihrem IMAP-Konto zu entfernen, wählen Sie den jeweiligen Ordner aus und klicken auf Bearbeiten:Gelöschte Nachrichten permanent löschen.

Diesen Menüpunkt können Sie auch in der Menüleiste verfügbar machen. Klicken Sie dazu auf Ansicht:Symbolleiste:Anpassen, wählen im Fenster Kategorien den Punkt Bearbeiten aus. Im gegenüberliegenden Fenster steht nun der Punkt Gelöschte Nachrichten permanent löschen zur Verfügung. Klicken Sie diesen jetzt an, lassen die rechte Maustaste gedrückt und ziehen das Objekt auf die Menüleiste an die gewünschte Position.

symbolleiste anpassen

 

 

Einrichten des Exchange Kontos

Um das Exchange Konto einzurichten, klicken Sie in Outlook wiederum auf Start:Einstellungen:Systemsteuerung:Mail:E-Mail-Konten:Erweitert, wählen Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen aus.

 

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Das Anklicken von Exchange-Cache-Modus verwenden ermöglicht den Einsatz von Offlineordnern, welche z.B. das Eintragen von Terminen etc. erlauben, auch wenn keine Verbindung zum Exchange Server besteht. Die erstellten Daten werden lokal abgelegt und werden bei Wiederherstellen der Verbindung mit den Daten am Exchange Server synchronisiert. Welche Ordner auch Offline zur Verfügung stehen sollen, können Sie unter "Einrichten der Übermittlungseinstellungen" nachlesen.

Nachdem Sie den Namen des Exchange Servers und Ihren Benutzernamen eingegeben haben, klicken Sie auf Namen prüfen. Geben Sie im folgenden Fenster Ihren Benutzernamen im Format Domäne\Benutzername ein (Domäne = uibk)!

 

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Geben Sie hier Ihre Domäne\Benutzerkennung und Ihr Exchange Server Passwort ein.

 

Anschließend kehren Sie wieder zu folgendem Fenster zurück und klicken auf Weitere Einstellungen.

 

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Die Option "Exchange-Cache-Modus verwenden" sollten Sie nur aktivieren, wenn Sie ein Notebook verwenden und sämtliche Outlookdaten auch "offline" zur Verfügung stehen sollen!

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Unter Sicherheit können Sie die Verschlüsselung aktivieren, falls Outlook bei jedem Start nach Benutzernamen und Passwort fragen soll, ist die entsprechende Klickbox zu aktivieren. Fahren Sie fort mit OK und Weiter...

 

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Nun werden Sie darauf hingewiesen, das Ihre Outlookdaten (Kalender, Aufgaben, Kontakte etc.) noch lokal auf Ihrer Festplatte abgelegt werden. Um dies zu ändern bestätigen Sie vorerst mit Ja und anschließend mit Fertig stellen.

 

Umstellen der "Nachrichtenübermittlung"

Falls Sie bereits Outlook ohne Exchange in Verwendung hatten und Daten in Outlook vorhanden sind (Termine, Aufgaben, Kontakte etc.) und Sie diese Daten künftig am Exchange Server verwalten und ablegen möchten, müssen Sie die jeweiligen Datensätze in den jeweiligen Outlook Ordner in das Postfach am Exchange Server verschieben.

Um alle künftigen Outlook Daten am Exchange Server anzulegen und verfügbar zu machen, klicken Sie in Outlook auf E-Mail-Konten:Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten und wählen unter Neue Nachrichten übermitteln an Ihr Postfach aus. Beachten Sie auch, dass Microsoft Exchange Server als Standard aktiviert ist (Microsoft Exchange Server markieren und Als Standard festl. anklicken).

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Beachten Sie auch, dass Ihr Exchange-Mailkonto als Standard ausgewählt ist und bestätigen Sie mit Fertig stellen. Die folgende Meldung bestätigen Sie wiederum mit OK, beenden das Mail-Setup Fenster mit Schliessen und starten Outlook neu.

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Je nach Konfiguration von Outlook werden Sie bei dessen Neustart nach Benutzerkennung und Passwort am Exchange Server und am IMAP-Mailserver gefragt. Beachten Sie bitte, dass Sie auf beiden Systemen unterschiedliche Passwörter verwenden können!

 

Importieren und Exportieren von Outlook Daten

Falls Sie Outlook bereits als Mailklient für Ihren Uni Innsbruck Mailaccount konfiguriert hatten und bereits Daten in Outlook ablegten (Termine, Aufgaben, Kontakte), müssen Sie diese Daten zuerst exportieren um sie dann am Exchange Server Konto wieder importieren zu können. Eine Anleitung für den Import Export von Outlookdaten finden Sie unter: Importieren und Exportieren von Outlook Daten

 

Verwenden des LDAP-Servers der Uni Innsbruck

Um den LDAP-Server (E-Mail-Adressbuch) der Uni Innsbruck verwenden zu können, ist Outlook dementsprechend zu konfigurieren. Durch Ausführen der Datei o2003_ldap.prf wird das LDAP-Verzeichnis automatisch eingerichtet.

 

Zur manuellen Einrichtung klicken Sie auf Start:Einstellungen:Systemsteuerung:Mail:E-Mail-Konten und wählen folgende Punkte aus:

 

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Fügen Sie den Namen des LDAP-Servers ein (ldap.uibk.ac.at) und klicken Sie auf Weitere Einstellungen.

 

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Ändern Sie den Anzeigenamen des Adressbuchs auf Uni Innsbruck und klicken Sie im Anschluss auf Suche.

 

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Nachdem Sie die Suchbasis wie dargestellt eingetragen haben, schließen Sie mit OK, Weiter und Fertig stellen ab. Ab nun steht das E-Mail-Adressverzeichnis der Uni Innsbruck für Outlook zur Verfügung.

 

 

Einrichten des Outlook Adressbuches

Falls Sie Ihre Outlook Kontakte als E-Mail-Adressbuch verwenden möchten (wird empfohlen), starten Sie Outlook und klicken Sie bitte in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf Kontakte, wählen Eigenschaften:Outlook Adressbuch und aktivieren Diesen Ordner als Adressbuch anzeigen

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Beenden Sie das Fenster mit OK.

 

Für weitere Konfigurationen des Adressbuchs klicken Sie auf Extras:Adressbuch und wählen Extras:Optionen aus. Danach wählen Sie die Einstellungen wie in der Grafik dargestellt:

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Beenden Sie alle Fenster mit OK.

 

 

Einrichten der Übermittlungseinstellungen

Hier können Sie festlegen, welche Ordner der jeweiligen Mailkonten auch Offline zur Verfügung stehen sollen. Starten Sie Outlook und klicken Sie auf Extras:Senden und Empfangen:Übermittlungseinstellungen:Übermittlungsgruppen definieren.

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Wählen Sie die Einstellungen wie abgebildet, markieren Alle Konten und klicken auf Bearbeiten.

 

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Nun können Sie zuerst am Mailserver (mail1.uibk.ac.at oder mail2.uibk.ac.at) die Ordner auswählen, deren Inhalte auch offline zur Verfügung stehen soll. Falls Sie eine langsame Einwahlverbindung (Modem) verwenden, sollten Sie den Punkt Nur Kopfzeilen downloaden verwenden.

 

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Ebenso können Sie vom Exchange Server die jeweiligen Offline Ordner auswählen.

Nach der Auswahl beenden Sie alle Fenster mit OK.

 

 

Einrichten der Mail-Regeln

Damit z.B. auch weiterhin alle Gesendeten Mails am IMAP-Mailserver zur Verfügung stehen, müssen in Outlook Mailregeln konfiguriert werden.

 

Verschieben von Gesendeten Mails in den Gesendete Objekte Ordner am IMAP-Mailserver "mail1.uibk.ac.at" oder "mail2.uibk.ac.at"

Eine vorbereitete Mail-Regel wird vom ZID zum Download angeboten. Klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf sent.rwz, wählen Sie Ziel speichern unter aus und speichern Sie die Datei auf Ihre lokale Festplatte. Starten Sie Outlook und klicken auf Extras:Regeln und Benachrichtigungen.

 

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Wählen Sie Posteingang [mail1.uibk.ac.at] aus und klicken auf Optionen.

 

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Klicken Sie auf Regeln importieren, wählen anschließend die zuvor heruntergeladene Datei Sent.rwz aus und bestätigen alle Fenster mit OK.

 

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Nun klicken Sie auf den Link Gesendete Objekte und wählen den Gesendete Objekte oder Sent Ordner an Mailserver mail1.uibk.ac.at oder mail2.uibk.ac.at aus. Schließen Sie alle Fenster mit OK.

Jetzt müssen Sie nur noch unter Extras:Optionen:E-Mail-Optionen den Punkt "Nachrichtenkopien im Ordner "Gesendete Objekte" speichern " deaktivieren!

Überprüfen Sie bitte die Funktion der Mailregel durch Senden einer Test-E-Mail!