Mailserver - Mailnachrichten archivieren und löschen

Inhalt

 


Allgemeines

Die genaue Vorgangsweise zum Archivieren der Maildaten hängt vom Mailprogramm ab, das Sie verwenden. Wir haben für Sie detailliert die Vorgangsweise für das Programm Mozilla/Messenger beschrieben. Die Anleitung gilt ebenso für das Mailprogramm Thunderbird. Für andere Mailprogramme ist die Anleitung sinngemäß zu verwenden.

Sie können die Anleitung auch verwenden um Ihre Mailnachrichten endgültig zu archivieren, bevor ihr Mailkonto z.B. auf Grund der Beendigung Ihres Studiums gesperrt/gelöscht wird.

Eine Anleitung zur Installation/Konfiguration von Thunderbird finden Sie hier.

 

Animierte Anleitung:

Ein Bild ist besser als tausend Worte - eine Animation noch besser. Versuchen Sie es mit unserer animierten Anleitung. Sollte die Flash Applikation nicht starten, installieren Sie bitte zuvor den Flash Player von Macromedia und starten Sie Ihren Browser neu.

 

Übersichtsbild

 

Vorgangsweise

  1. Archivordner anlegen:

    Wählen Sie dazu im Kontextmenü des Mailordners "Lokale Ordner" (Ordnerübersicht / lokale Ordner / rechte Maustaste) die Funktion "Neuer Unterordner" .

    Institutsbenutzer können Archivordner auch am zentralen Mailserver unter dem Ordnerfolder "Archive" anlegen. Das hat den Vorteil, dass sich der ZID um die Datensicherung etc. kümmert.
    Legen Sie einen passenden Namen fest und klicken Sie auf OK.

  2. zu löschende bzw. archivierende Nachrichten identifizieren:

    Zum einfacheren Auffinden von großen Nachrichten können Sie Ihre Nachrichten in der Nachrichtenübersicht nach der Größe sortieren, indem Sie auf "Größe" klicken.

    Mozilla Nachrichtenübersicht

    Wird noch keine Spalte "Größe" angezeigt, gehen Sie wie folgt vor:

    Klicken Sie auf das Fenstersymbol am rechten Eck dieser Leiste, und aktivieren Sie die Spalte "Größe". Durch Verschieben der Trennbalken zwischen den Spaltenüberschriften können Sie die Breite der Spalten Ihren Wünschen entsprechend anpassen.

  3. Markieren Sie nun die Nachrichten, die Sie löschen bzw. archivieren wollen mit der Maus:

    Sie können auch mehrere Nachrichten markieren, indem Sie zuerst die oberste Nachricht mit der Maus markieren und dann, während Sie die Shift-Taste gedrückt halten, die letzte ebenso durch Mausklick markieren.
    Wenn Sie beim Markieren gleichzeitig die Strg-Taste gedrückt halten, können Sie die die Liste der ausgewählten Nachrichten um einzelne Nachrichten erweitern.
    Alle markierten Nachrichten sollten nun blau hinterlegt sein.

  4. Nun können Sie die Nachrichten Archivieren bzw. Löschen:

    Zum Löschen der Nachrichten drücken Sie die "Entf"-Taste.
    Zum Verschieben der Nachrichten in einen Archivordner ziehen Sie die Nachrichten mit der Maus über den gewünschten Zielordner.

  5. Mit "diesen Ordner komprimieren" werden die Nachrichten endgültig am Mailserver entfernt:

    Alle "gelöschten" Nachrichten sind nun mit einem "roten Kreuz" markiert hinterlegt. Im Kontextmenü des Ordners (Anklicken des Ordners mit der rechten Maustaste im linken Fenster=Ordnerübersicht) finden Sie den Menüpunkt "Diesen Ordner komprimieren"

  6. Alternativ können Sie auch ganze Ordner durch "Ziehen mit der Maus" in Ihren Archive-Bereich oder auf Ihren PC unter "Lokale Nachrichten" verschieben.

 

 

Fragen und Antworten

  • Ich bin Institutsbenutzer und kann meinen Ordner-Folder "Archive" nicht finden

    Bitte kontrollieren Sie bei den erweiterten Einstellungen Ihres Unimailkontos (Ordnerübersicht/Mail Uni Innsbruck/rechte Maustaste/Eigenschaften/Servereinstellungen/Erweitert), dass alle Felder (bis auf IDLE-Kommando unterstützen) leer bzw. nicht angehakt sind. Starten Sie ggf. Mozilla neu. (Datei/Beenden)

  • Wo liegen die lokalen Mailordner auf meiner Festplatte?

    Den Speicherort der lokalen Mailordner finden Sie ebenfalls in den Einstellungen von Thunderbird (Ordnerübersicht/lokale Ordner/rechte Maustaste/Eigenschaften/Lokaler Ordner).
    Sie können den Pfad übernehmen, in dem Sie mit der Maus ins Eingabefeld "Lokale Ordner" klicken, die Tastenkompinationen Strg-A und Strg-C drücken und den Pfad dann mit Windows-Start/Ausführen/Strg-V in einem Windows-Explorer-Fenster öffnen.

    Wenn Sie Ihre Daten sichern wollen, ist dieser Order auf CD zu brennen bzw. auf einen USB-Stick zu kopieren.

    Sie können in diesen Ordner auch MBOX-Dateien ablegen, wie Sie z.B. beim Exportieren eines Mailfolders aus Web-Mail entstehen (Web-Mail-Menü/Ordner/einen Ordner auswählen/Aktion: Ordner herunterladen). Nach einem Neustart von Mozilla werden die Mailnachrichten in einem neuen Order=Dateiname unter "Lokale Ordner" angezeigt.

  • Ich verwende Outlook Express - wo finde ich den Ordner-Folder "Archive" ?
    • Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Ordnerübersicht auf Ihr Mailkonto und wählen Sie den Menüpunkt "IMAP-Ordner".
    • Im neuen Fenster "IMAP-Ordner einblenden/ausblenden" klicken Sie rechts auf "zurücksetzen"
    • Die Liste Ihrer Mailordner am Mailserver wird dann neu zum Klienten übertragen.
    • Wählen Sie nun mit "Einblenden" jene Ordner (inklusive dem Ordnerfolder "Archive") aus, die Sie in Outlook Express sehen wollen und schließen Sie das Fenster mit "OK".
    • Weitere Informationen zu Outlook Express finden Sie hier.

 

Weitere Informationen

zu den Mailservern der LFU finden Sie im ZID-Web