Taskboard - Anleitung für Benutzer:innen

Taskboard (https://taskboard.uibk.ac.at) ist eine Webanwendung zur kollaborativen Aufgabenverwaltung und Selbstmanagement, mit dem sich ToDo-Listen erstellen und in Themen gruppieren lassen. Das Werkzeug basiert auf dem Produkt Restya und eignet sich um

  • persönliche Aufgaben und ToDos in der täglichen Arbeit zu organisieren (Selbstmangement)

  • kleinere Projekte zu managen mit agilen Methoden wie Scrum und Kanban große Ziele in kleine Aufgaben herunterzubrechen und dabei immer den Überblick über den Projektfortschritt zu erhalten

  • Ideen zu sammeln und gemeinsam weiterzuentwickeln

  • Aufgaben in Abteilungen und Arbeitsgruppen gemeinsam zu verwalten und stets den Überblick über eigene ToDos und Fortschritte im ganzen Team zu haben

Grundlagen

Die Idee und Funktion von Taskboard basiert auf der agilen Methode eines Kanban-Boards, auf dem stets Aufgaben und Fortschritte in einem Projekt auf einen Blick sichtbar sind. Karten mit Aufgaben wandern dabei von links nach rechts durch die Spalten der einzelnen Bearbeitungsstatus. Das Verschieben der Aufgaben-Karten von ToDo über in Bearbeitung nach erledigt sowie das organisieren mit Label und Farben, macht Spaß und eine mit der Zeit immer vollere Erledigt-Kolonne motiviert.

Board
Beispiel für ein Taskboard

Board

Ein Board ist der Ort an dem alle Aufgaben zu einem bestimmten Thema organisiert werden. Ein Board kann alleine oder im Team mit weiteren Mitgliedern genutzt werden.

Liste

Eine Liste repräsentiert die Bearbeitungsphase, in der sich eine Aufgabe befindet. Ein Board hat mehrere Listen, z.B. "ToDo", "in Bearbeitung", "Erledigt".

Karte

Eine Karte stellt eine Aufgabe dar. In ihr können neben der Beschreibung auch weitere Informationen wie Fälligkeit, Bearbeiter, Labels etc. gespeichert werden.

Organisation

Eine Organisation ist eine Gruppe von Personen, der mehrere Boards zugeordnet sein können.

Login

Melden Sie sich unter https://taskboard.uibk.ac.at mit Ihrer Benutzerkennung und ZID-Passwort an.

Übersicht und Menü

Auf der Startseite von Taskboard finden sie ein Übersicht all Ihrer Boards. Unter "Meine Boards" sind persönliche Taskboards gelistet, darunter ggf. die Taskboards, in denen Sie aufgrund der Zugehörigkeit zu einer Organisation Mitglied sind.

Durch Klick auf   bzw.   gelangen Sie zu den Boards, die sie als Favoriten gekennzeichnet haben und jenen, die bereits geschlossen und somit inaktiv sein

Arbeiten mit dem Taskboard

Startseite und Menü

Auf der Startseite "Meine Boards" finden sie eine Übersicht aller Boards, die Ihnen gehören oder in denen Sie Mitglied sind. Durch Klick auf die Icons rechts oben können Sie zu Ihren Favoriten wechseln  [Stern] oder sich geschlossene Boards [Trashcan] anzeigen lassen.

Das Menü befindet sich ganz unten auf der Seite

  • Restya-Icon restya-logo: Hiermit gelangen sie von jeder Ansicht wieder auf die Startseite

  • Boards: Suche nach einem bestimmten Boards und Listen der Boards in den Kategorien geschlossene, favorisierte und Meine Boards so wie die Möglichkeit ein neues Board zu erstellen.

  • Organisationen: Öffnet die Organisationen-Ansicht mit einer Liste aller Organisationen, in denen Sie Mitglied sind.

  • Quicklinks zu Ihren favorisierten Boards

  • Benutzer-Menü

    • Abmelden

    • Kurzbefehle

    • Profil: persönliche Einstellungen

    • Sprache ändern

  • Benachrichtigungen

Ein Board erstellen

Klicken Sie im Menü auf Boards und dann auf + Board oder Organisation hinzufügen (Anmerkung: das Hinzufügen von Organisationen übernimmt der Support für Sie) und wählen Sie anschließend Neues Board

Geben Sie im Formular den gewünschten Namen des Boards ein. Achten Sie insbesondere wenn Sie mit mehreren Personen zusammenarbeiten darauf, einen aussagekräftigen und eindeutigen Namen zu wählen, z.B. statt "Todos" besser "Todos Abteilung XY".

Unter Vorlage wählen Sie das gewünschte Listen-Layout, also welche Spalten ihr Board haben soll. Die Listen können Sie auch später noch umbenennen oder erweitern.

Standardmäßig ist ein Board immer privat, kann also nur von Eigentümer und Mitglieder gesehen werden. Soll das Board einer bestehenden Organisation zugeordnet werden, wechseln sie auf die Option Organisation und wählen anschließend die gewünschte Organisation aus - damit sind automatisch alle Mitglieder einer Organisation auch Mitglieder des neuen Boards.

Ein Board kann auch öffentlich sein - wählen Sie diese Option aber mit Bedacht. Damit haben nicht nur alle Taskboard-Benutzer:innen Leserechte auf die Aufgaben-Liste sondern ihr Board mit allen Details zu Aufgaben und Mitglieder-Namen ist weltweit öffentlich einsehbar. Holen Sie sich daher immer vorab das Einverständnis zur Veröffentlichung aller Board-Mitglieder ein.

Klicken Sie abschließend auf den Button Hinzufügen. Ihr neues Board wird erstellt und angezeigt.

Haben Sie bereits ein Taskboard in einer anderen Anwendung wie Asana, Kantree.io, Pipefy, Taiga, Taskwarrior, Trello oder Wekan und möchten statt des Cloud-Angebots nun lieber das Taskboard der Universität Innsbruck nutzen? Exportieren Sie Ihr Board aus der alten Anwendung im JSON-Format (bzw. CSV-Format für Pipefy). Gehen Sie in Taskboard auf Boards --> Board oder Organisation hinzufügen und wählen Board importieren. Geben Sie an, aus welcher Anwendung sie ein Board importieren wollen und laden dann die exportierte Datei hoch.

Board anpassen

Board-Menü

Das Board-Menü finden Sie ganz oben links in der Board-Ansicht.

  • Mitglieder: Klicken Sie auf den Mitglieder-Button und neue Personen zum Board hinzuzufügen. Geben Sie den Namen in das Suchfeld ein und wählen Sie die gewünschte Person in der Liste der Vorschläge. Alle Mitglieder sind standardmäßig Editoren. Wie sie die Berechtigungen ändern, erfahren sie unter Berechtigungen

  • Sichtbarkeit des Boards ändern: ändern Sie die Sichtbarkeit des Boards auf die gewünschte Stufe (Privat, Organisation, Öffentlich)

  • Darstellung der Karten: Wählen sie zwischen den Optionen Grid, Liste oder Kalender um sich die Aufgaben entweder als Kacheln, in tabellarischer Form oder als Eintrag in einem Kalender anzeigen zu lassen. Hinweis: In der Kalender-Ansicht scheinen nur Aufgaben auf, die ein Fälligkeitsdatum haben.

  • Einstellungen

    • Filter Karten: reduziert die Ansicht der Karten, die gewählten Optionen, z.B. mit bestimmten Labels versehen, oder Best. Mitglieder zugeordnet. Es erscheint ein Button Filter löschen im Bord-Menü, mit dem sie den Filter wieder zurücksetzen können.

    • Labels: zeigt eine Liste aller im Board verwendeten Labels. Durch Klick auf ein einzelnen Label, können sie den Namen und die zugewiesene Farbe bearbeiten.

    • Archivierte Artikel: Zeigt eine Liste der archivierten Karten an, die im Board selbst ausgeblendet werden.

    • iCal-Feed: Um das Board zu abonnieren und in einem anderen Kalender anzuzeigen, kopieren sie die angezeigte ical Feed-URL. Um die Aufgaben aus dem Board in Outlook anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor. Öffnen Sie die Kalenderansicht von Outlook. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Meine Kalender und wählen Kalender hinzufügen --> Aus dem Internet. Kopieren Sie die die iCal Feed-URL aus Taskboard in das Feld für den Speicherort und Klicken Sie auf Ok. Wählen Sie Ja bei der Frage nach Aktualisierungen abonnieren um Änderungen der Aufgaben stets aktuell in Outlook zu sehen. Hinweis: im Kalender-Feed werden nur Aufgaben angezeigt, bei denen ein Fälligkeitsdatum gesetzt ist.

    • Abonnieren: Hier können Sie wählen ob Benachrichtigungen über Neuigkeiten und Änderungen am Board per E-Mail an Sie gesendet werden sollen. Die Häufigkeit der E-Mails können Sie in Ihrem Profil wählen.

    • Hintergrund ändern: Um Ihr Board individuell zu gestalten und in der Übersicht der Board schneller wieder zu finden können Sie eine Farbe oder Hintergrundbild wählen. Klicken Sie dazu entweder auf die gewünschte Farbe oder auf das Feld unter Benutzerdefinierte um eine Bilddatei hochzuladen.

    • Board kopieren: Sie haben bereits ein Board, in dem alle Einstellungen, Listen-Layout, Mitglieder für sie passen und wollen ein neues ähnliches Board erstellen? Dann kopieren sie das bestehende Board und Wählen ob auch Mitglieder oder Karten mit übertragen werden sollen.

    • Anhänge anzeigen: zeigt eine Liste aller Dateien, die zu einzelnen Karten hochgeladen wurden

    • Zusätzliche Einstellungen: Hier können Sie einstellen

      • ob Titelbilder (Anhänge) von Karten angezeigt werden

      • Ob Sie Mitglieder des Boards oder einzelner Karten abonnieren möchten oder

      • wie die Karten in den einzelnen Listen sortiert werden sollen.

    • Board schließen: Die Arbeit an einem Projekt oder Thema ist abgeschlossen und sie möchten das Board archivieren? Dann wählen Sie diese Option. Archivierte Boards können Sie jederzeit unter Geschlossene Boards wieder öffnen oder endgültig löschen.

Listen-Layout

Die Listen eine Boards repräsentieren den Status eine Karte bzw. den Fortschritt einer Aufgabe. Das einfachste und üblichste Layout ist das dreistufige ToDo-Doing-Done. Manchmal kann es aber nützlich sein, weitere Zustände zu definieren, z.B. "wartend", wenn eine Bearbeitung nicht möglich ist, weil auf externe Informationen gewartet wird oder Sie wollen Aufgaben aus dem ToDo-Speicher priorisieren.

Hierfür können sie ganz leicht in eine bestehende Vorlage neue Listen hinzufügen, entfernen, nach Wunsch umbenennen oder die Reihenfolge ändern.

Um eine neue Liste hinzuzufügen, klicken sie auf Eine Liste hinzufügen in der letzten Spalte eines Boards. Wählen Sie einen Namen und speichern Sie mit dem sichern-Button.

Via Drag&Drop können Sie die Reihenfolge von Listen ändern.

Um eine nicht benötigte Liste zu löschen, gehen Sie in die Listeneinstellungen und wählen Sie ob sie diese nur archivieren oder endgültig löschen möchten.

Berechtigungen

Das Taskboard stellt verschiedene Berechtigungsstufen für ein Board zur Verfügung:

  • Owner: Besitzer des Boards. Darf Mitglieder hinzufügen, Listen und Aufgaben bearbeiten sowie alle Einstellungen des Boards ändern.

  • Editor: darf alle Karten eines Boards sehen und bearbeiten, Mitglieder bearbeiten

  • Viewer: Darf alle Details des Boards und der Karten sehen, aber keine Änderungen vornehmen.

  • Restricted: Sieht nur Karten, bei denen er als Mitglied eingetragen wurde. Diese darf er auch bearbeiten.

Um die Berechtigungen eines Boardmitglieds zu bearbeiten, klicken sie auf die Person in der Mitglieder-Liste, wählen Berechtigungen ändern und anschließend die gewünschte Berechtigungsstufe.

Aufgaben und ToDos erstellen und managen

Aufgaben werden im Taskboard durch Karten repräsentiert. Je nach Status der Bearbeitung befindet sich eine Karte in einer bestimmten Liste (Spalte) auf dem Board.

Um eine neue Karte zu erstellen, klicken Sie in der gewünschten Liste unten auf Eine Karte hinzufügen, geben eine kurze Bezeichnung für die Aufgabe ein und klicken auf Hinzufügen. In der Regel wird eine Karte in der ersten Spalte links erstellt und wandert im Laufe Ihrer Bearbeitung weiter nach rechts bis sie den letzten Status (i.d.R erledigt/done) erreicht hat und abgeschlossen ist. Ändert sich der Status einer Aufgabe, z.B. wenn mit der Bearbeitung begonnen wird, ziehen Sie die entsprechende Karte via Drag&Drop einfach in die nächste Liste.

Hin und wieder - insbesondere, wenn Sie nicht nur eine persönliche ToDo-Liste führen sondern mehrere Beteiligte auf einem Board zusammen arbeiten - braucht eine Aufgabe mehr Informationen als einen kurzen Titel. Um weitere Informationen zu hinterlegen, klicken Sie auf die entsprechende Karte, es öffnet sich ein Popup, in dem Sie nun eine Vielzahl weiterer Attribute angeben können:

  • Mitglieder: fügen Sie aus der Menge der Boardmitglieder ein oder mehrere Personen hinzu, die für die Bearbeitung dieser Aufgabe zuständig sind. In der Board-Ansicht wird das Profilbild bzw. Initialen der Mitglieder auf jeder Karte angezeigt, so dass alle Beteiligten sofort sehen, welche Aufgaben sie zu erledigen haben

  • Labels: Kennzeichnen Sie Karten mit selbst gewählten Tags um sie in Themen und Kategorien einzuteilen. Jedes Label hat eine eigene Farbe und wird auf der Karte in der Boardansicht angezeigt.

  • Beschreibung: Fügen Sie hier eine aussagekräftige Beschreibung über die Tätigkeiten und Ziele der Aufgabe hinzu. Gerade, wenn Sie Aufgaben für andere erstellen, sollten für diese durch die Beschreibung sofort klar sein, was zu tun ist. Speichern sie neue Beschreibungen und Änderungen immer durch den sichern-Button

  • Anhänge: hier können Sie für die Aufgabe relevante Dokumente ablegen, ein Screenshot oder ein PDF mit näheren Informationen. Bedenken Sie aber, dass das Taskboard weder eine Dokumentenmanagementsystem noch der Platz für eine Ablage von großen Dateien ist. Für sehr große Dateien, die ggf. auch dauerhaft erhalten bleiben sollen und/oder noch bearbeitet werden, wählen Sie einen Speicherplatz z.B. in Fileshare, Alfresco oder auf einem Netzlaufwerk und schreiben den Link zum Dokument in die Beschreibung oder einen Kommentar.

  • Farbe: zusätzlich zu Labels können Sie auch eine zweite Ebene der Kategorisierung durch Farben durchführen. Die Farbe der Karte wird als senkrechter Balken auf der linken Seite einer Karte in der Boardansicht dargestellt. Zum Beispiel könnten Sie damit Prioritäten kennzeichnen

  • Fälligkeitsdatum: Soll eine Aufgabe bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein, können Sie Datum und Uhrzeit der Fälligkeit setzen. Das Fälligkeitsdatum wird auf der Karte in der Boardansicht angezeigt und ändert seine Farbe von grün nach rot, je nachdem wie lange noch Zeit bis zur Erledigung bleibt.

  • Checkliste: Manche Aufgaben lassen sich in Unteraufgaben unterteilen. Nutzen Sie hierfür die Option eine Checkliste zu erstellen. Klicken Sie auf den Checkliste-Button, wählen Sie Optional einen Titel und klicken Sie auf "Hinzufügen". Die Checkliste erscheint nun zwischen Beschreibung und Anhängen. Fügen Sie einen Eintrag hinzu indem Sie den Titel in das freie Feld eintragen und auf Hinzufügen klicken. Jeder Eintrag der Checkliste ist mit einem Kontrollkästchen versehen, durch das sie die Unteraufgabe als erledigt markieren können. Je nachdem wie viele Punkte der Checkliste erledigt sind wird der Prozentsatz des Fortschritt angezeigt. Es ist auch möglich mehrere Checklisten pro Karte zu erstellen.

  • Aktionen: Es ist möglich Karten in andere Listen oder Boards zu verschieben, Kopien zu erstellen oder eine bestimme Karte zu abonnieren. Haben Sie eine Karte abonniert erhalte sie E-Mail-Benachrichtigungen (sofern diese in Ihrem Profil aktiviert sind) über Änderungen, die vorgenommen werden.

  • Archiv: Wenn Sie ein Board über einen langen Zeitraum verwenden, werden sich in der Liste der erledigten Aufgaben viele Karten ansammeln. Um das Board übersichtlich zu behalten, archivieren Sie von Zeit zu Zeit alte Aufgaben, die keine aktuelle Relevanz mehr besitzen oder löschen diese direkt. Unter Archivierte Artikel in den Boardeinstellungen finden sie eine Liste Ihrer archivierten Karten und können diese entweder wieder aufs Board zurückholen oder endgültig löschen.

  • Kommentare: Wenn Sie während der Bearbeitung kurze Notizen festhalten oder sich mit anderen Bearbeitern austauschen möchten, schreiben Sie einen Kommentar, dabei können Sie auch Emojis verwenden, auf eine andere Karte verweisen oder ein Mitglied des Boards explizit erwähnen. Zu Speichern nutzen Sie den Kommentar-Button.

  • Aktivität: alle Änderungen an der Karte sowie die Kommentare werden unter diesem Punkt gelistet.

Benutzer:innen-Profil

Zu Ihren persönlichen Einstellungen gelangen Sie indem Sie rechts unten auf Ihren Namen/Profilbild klicken und anschließend Profil wählen. In Ihrem Profil sehen Sie vier Reiter

  • Profil: zeigt ihre letzten Aktivitäten

  • Karten: zeigt eine Zusammenfassung aller zugewiesenen Karten aus allen Boards, also Aufgaben, bei denen Sie als Zuständige/r eingetragen sind sowie aller Karten, die von Ihnen erstellt wurden.

  • Einstellungen: können Sie weitere Angaben zu Ihrem Profil machen, etwa ein Profilbild hochladen. Außerdem könne Sie hier Ihre Benachrichtigungseinstellungen verwalten: wie oft Sie E-Mails von Abonnierten Boards erhalten wollen oder ob und über was Sie per Desktop-Benachrichtigung über Änderungen informiert werden möchten.

 

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