Anleitung Alfresco Digital Workspace (ADW)

Diese Anleitung ist in Arbeit und wird laufend um weitere Inhalte ergänzt

Der Alfresco Digital Workspace ist eine eine Anwendung um Dokumente und Dateien an einem zentralen Speicherort abzulegen, zu bearbeiten und Kolleg:innen zur Verfügung zu stellen. Sie können sowohl persönliche Daten dort speichern als auch innerhalb Ihrer Organisation eine gemeinsame Ablage schaffen.

Melden Sie sich unter https://docs.uibk.ac.at/digital-workspace/ mit Ihrer C-Kennung und Passwort an.

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 In der Kopfzeile finden Sie die Suche und das Benutzer:innen-Menü, links die Navigation und im Inhaltsbereich Ihre Dateien.

BenutzerInnen-Menü

Wählen Sie die gewünschte Sprache oder melden Sie sich ab.

Navigation

In der Navigationsleiste links finden Sie folgende Bereiche 

  • Persönliche Dateien: Dies ist der Ort an dem Sie Ihre eigenen Dateien ablegen und verwalten. Jeder Mitarbeiter:in stehen 10 GB Speicher zur Verfügung.
  • Dateibibliotheken: Dies sind gemeinsam genutzte Bereiche. Für jede Organisationseinheit oder Arbeitsgruppe können Bibliotheken erstellt werden (auf Anfrage an docs@uibk.ac.at )
    • Als Favoriten markierte Bibliotheken: von Ihnen als besonders wichtig markierte Bereiche
    • Meine Bibliotheken: Alle Bereiche, in denen Sie Mitglied sind
    • Alle Bibliotheken: Alle für Sie sichtbaren Bereiche (solche in denen Sie bereits Mitglied sind oder eine Mitgliedschaft beantragen können)
  • Freigegeben: Liste der Dateien, die Sie für andere zur Leseansicht freigegeben haben
  • Zuletzt verwendete Dateien: Liste der Dateien, die Sie kürzlich erstellt oder bearbeitet haben
  • Favoriten: Liste der Dateien, die Sie als besonders Wichtig markiert haben
  • Papierkorb: Gelöschte Dateien

Mit Dokumenten und Dateien arbeiten

Erstellen

Um neue Dateien oder Ordner zu erstellen können, wechseln Sie in die gewünschte Bibliothek oder Ihre Persönlichen Dateien und dort ggf. den gewünschten Ordner. Sie haben zwei Optionen

  • "Neu"-Button: Wählen Sie zwischen den Optionen "Datei/Ordner hochladen" und wählen Sie den Speicherort der Datei auf Ihrem Arbeitsgerät, den Sie in den ADW kopieren möchten oder erstellen Sie via "Ordner erstellen" ein neues leeres Verzeichnis-
  • Drag&Drop: Markieren sie eine oder mehrere Dateien oder auch ganze Ordner in Ihrem Dateiexplorer und ziehen Sie diese einfach in den Inhaltsbereich des ADW. Die gewünschten Verzeichnisse und Ordner werden dann nacheinander hochgeladen.

Bearbeiten

Inhalt bearbeiten

  • Neue Version hochladen: wählen Sie diese Option, wenn Sie lokal auf ihrem Arbeitsgerät eine inhaltliche Überabeitung vorgenommen haben und die Datei aktualisieren wollen. Die Datei wird durch die neue Version ersetzt, der Verlauf der Versionen ist nachvollziehbar und es kann jederzeit wieder zu einer vorigen Version gewechselt werden
  • In Microsoft Office bearbeiten (nur Office-Dokumente): Editieren Sie Word- Excel- oder PowerPoint-Dateien mit Microdoft Office auf ihrem Arbeitsgerät. Wenn Sie diese Option wählen, wird das Dokument für andere Kolleg:innen gesperrt. MS Office fordert Sie auf Ihre Benutzer:innen-Kennung und Passwort einzugeben, im Anschluss können Sie das Dokument bearbeiten. Sobald Sie es lokal speichern und schließen, wird eine aktualisierte Version in den ADW hochgeladen und das Dokument wieder für Kolleg:innen freigegeben.
  • In OnlyOffice bearbeiten (nur Office-Dokumente): Anstelle Ihrer lokalen Office-Anwendung können Sie mit OnlyOffice das Dokument auch direkt mit dem Online-Editor bearbeiten (den Sie vermutlich bereits aus Olat und Fileshare kennen). Während Ihrer Bearbeitung ist die Datei für andere gesperrt. Sobald Sie die Bearbeitung beenden, wird eine neue Version des Dokuments erzeugt und die Datei wieder freigegeben.
  • Offline bearbeiten: Mit dieser Option, können Sie die Bearbeitung durch andere sperren und nach dem Download lokal auf Ihrem Arbeitsgerät bearbeiten. Wählen Sie nach der offline-Bearbeitung die Option "Neue Version hochladen" um die Datei im ADW zu aktualisieren und wieder für andere freizugeben.

 

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