Bedienung der Telefone

 

Einleitung

Im Allgemeinen wird das Telefon so ausgeliefert, dass die gewünschten Anmeldungen bereits eingerichtet sind. Sie erkennen das daran, dass in der oberen Zeile des Telefons entweder Ihre Telefonnummer und Ihr Name oder eine Funktionsnummer steht. Ist dies nicht der Fall, lesen Sie bitte zuerst den Abschnitt "An- und Abmeldung".

 

Bedienung von Sprachmenüs

An verschiedensten Stellen werden beim VoIP-Telefonsystem Sprachmenüs verwendet. Dabei werden Ihnen mögliche Eingaben oder eine mögliche Auswahl vorgelesen. Die Eingabe erfolgt über den Nummernblock des Telefons (und beschränkt sich daher im Wesentlichen auch auf Nummernkombinationen). In fast allen Fällen ist die Eingabe durch die Raute-Taste - "#" - zu bestätigen. Sie hören am Ende einer Ansage daher üblicherweise einen Satz wie "... und schließen Sie die Eingabe mit der Rautetaste ab." oder "... und drücken Sie (dann) die Raute-Taste".

 

Lautstärke

Links oben am Telefon finden Sie Tasten zum Ändern der Lautstärke. Die Tasten erfüllen mehrere Aufgaben:

  • Wenn Sie die Lautstärke ändern, ohne dass ein Telefongespräch geführt wird, wird die Lautstärke des Anruftons festgelegt.
  • Während des Gespräches ändern Sie die Lautstärke, mit der der Gesprächspartner wiedergegeben wird.

Unter der Lautstärkenregelung befindet sich die "Mute" Taste. Diese setzt die Verbindung auf lautlos, der Gesprächspartner kann Sie nicht mehr hören. Dies kann zum Beispiel verwendet werden, wenn Sie kurz mit einer anderen Person im Raum sprechen wollen.

Die Taste "Speaker" schaltet ein über den Telefonhörer geführtes Telefonat auf Lautsprecher und umgekehrt.

Die Taste "Headset" signalisiert dem Gerät, dass ein Headset angeschlossen wurde und dieses (anstelle des Hörers) verwendet werden soll.

 

An- und Abmeldungen

Die Funktionstasten der Telefone sind standardmäßig so belegt, dass auf den Tasten rechts oben An- und Abmeldungen möglich sind.

Wenn Sie die Taste "Anmelden" drücken, können Sie über ein interaktives Menü eine Telefonnummer am Telefon aktiv oder passiv anmelden. Wenn Sie eine Telefonnummer aktiv anmelden, wird eine gegebenenfalls schon vorhandene aktive Anmeldung auf passiv geändert.

Mit "Abmelden" melden Sie eine aktiv oder passiv angemeldete Telefonnummer ab. An einigen Telefonen - insbesondere öffentlichen Telefonen - ist die Verwendung von An- und Abmeldungen gesperrt.

Die aktiv angemeldete Telefonnummer wird in der zweiten Displayzeile dargestellt. Die passiv angemeldeten Telefonnummern folgen darunter. Bei angemeldeten Telefonnummern wird neben dem Telefonsymbol jeweils die Telefonnummer, gefolgt vom Namen der Person angezeigt, der die Telefonnummer zugeordnet ist.

Anrufe werden mit der aktiv angemeldeten Telefonnummer geführt.
Soll eine (beliebige) andere Telefonnummer verwendet werden, können Sie die Taste "Anrufen als" verwenden: geben Sie Ihre Telefonnummer und Ihren PIN-Code sowie die anzurufende Nummer ein (s. Beispiel unten).

Beispiel: Am Telefon ist die Nummer 12345 aktiv angemeldet. Sie möchten über die Nummer 67890 anrufen. Drücken Sie die Taste "Anrufen als" und warten Sie auf die Ansage. Geben Sie die Nummer 67890 und # ein. Geben Sie Ihren fünfstelligen Pin-Code und # ein. Geben Sie die Nummer ein, die Sie anrufen wollen, z.B. 0512 1234567 und schließen Sie die Eingabe mit der Rautetaste ab.

Beim Angerufenen erscheint als Anrufer die Telefonnummer und der Name, die Sie als Quelle angegeben haben (Beispiel oben: es wird 67890 angezeigt), nicht die Daten der am Telefon aktiv angemeldeten Telefonnummer (Beispiel oben: 12345).

Weitere Informationen zur Anmeldung:

Abgesehen von der Nutzung für ausgehende Anrufe bewirkt eine aktive Anmeldung auch folgende Aktionen:

  • Die Funktionstasten werden entsprechend der Konfiguration für die aktive Anmeldung belegt.
  • Das Telefonbuch für die aktiv angemeldete Telefonnummer wird eingespielt.
  • Die Einstellungen für diese Nummer können am Telefon (über die *Menü-Taste*) verändert werden.
  • Am Telefon kann (über die "snom"-Taste) schnell zwischen den Profilen einer Nummer umgeschaltet werden.
  • Bildschirmsperren sind mit dem PIN Code der aktiven Telefonnummer zu entsperren.
  • Werden Umleitungen gesetzt, gelten diese für die aktive Telefonnummer.

Die Anruftöne sind unabhängig davon, ob eine Anmeldung aktiv oder passiv erfolgt ist. Es werden jeweils die Anruftöne der Zieltelefonnummer verwendet.

Die Voicemailboxen werden für die aktiv und die passiv angemeldeten Telefonnummern angezeigt.

 

Anrufe tätigen

Interne Anrufe: wählen Sie die Nummer der gewünschten Person

Externe Anrufe: Die Eingabe des PIN-Codes ist nicht notwendig.
Dienstliche Anrufe: wählen Sie die gewünschte Rufnummer (Vorwahl + Rufnummer)
Private Anrufe: wählen Sie * und die gewünschte Rufnummer (Vorwahl + Rufnummer)

Hinweis: für Anrufe ins Innsbrucker Ortsnetz muss die Vorwahl (0512) mitgewählt werden!

Für den Wahlvorgang selbst gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • Geben Sie die Telefonnummer ein und heben Sie dann den Hörer ab. Sie können das Gespräch ganz normal über den Telefonhörer zu führen.
  • Heben Sie den Hörer ab, wählen Sie die Telefonnummer und drücken Sie dann die "OK" Taste (Häkchen), um ein Gespräch zu starten.
  • Freisprechen: Geben Sie die Telefonnummer ein und drücken Sie die "OK" Taste (das Häkchen). Das Gespräch wird nun im Freisprechmodus gestartet: Sie hören den Gesprächspartner über den Lautsprecher und können mit diesem ohne Verwendung des Telefonhörers über das integrierte Mikrofon sprechen. Durch Abheben des Hörers können Sie jederzeit in den "normalen" Gesprächsmodus via Telefonhörer wechseln.

Weitere Informationen:

Wenn an einem Telefon keine Telefonnummer aktiv angemeldet ist (s.o.), werden Sie nach der Wahl der Telefonnummer nach einer Telefonnummer und dem PIN-Code gefragt, der für den Anruf verwendet werden soll. Geben Sie diese am Nummernblock ein und schließen Sie die Eingabe jeweils mit der Rautetaste ("#") ab.

Wenn die Anrufsperre des Telefons aktiv ist, werden Sie nach der Wahl der Telefonnummer nach Ihrem PIN-Code gefragt. Geben Sie diesen am Nummernblock ein und schließen Sie die Eingabe mit der Rautetaste ("#") ab.

Wenn Sie eine Telefonnummer eingeben, wird automatisch versucht, diese auf Basis des zentralen Telefonverzeichnisses sowie Ihres eigenen Telefonbuches zu vervollständigen. Durch Wahl der Richtungstasten können Sie zwischen den vorgeschlagenen Telefonnummern wechseln.

Wählen Sie die Taste "Directory", um das zentrale Telefonverzeichnis der Universität Innsbruck zu durchsuchen. Sie können hier über die Mehrfachbelegung der Tasten - wie bei Mobiltelefonen - Buchstaben eingeben. Das Telefon versucht, die so eingegebenen Namen möglichst frühzeitig zu vervollständigen.

Wenn Sie die zweite Bildschirmtaste von rechts ("Telbuch") drücken, gelangen Sie in Ihr Telefonbuch. Verwenden Sie dieses am Telefon nur für die Suche von Telefonnummern und geben Sie die Daten über die Weboberfläche ein.

Die zweite Bildschirmtaste von links ("Listen") bringt Sie in die Anruflisten. Hier können Sie die Listen der verpassten, angenommen und der gewählten Telefonnummern aufrufen, die Telefonnummern auswählen und anrufen.

Die Taste "Redial" bringt Sie direkt in die Liste der gewählten Telefonnummern. Die Richtungstaste links bringt Sie zu den entgangenen, jene nach rechts zu den gewählten Telefonnummern.

Alle Menüs und Listen werden über die "Beenden"-Taste ("x") geschlossen.

 

Sperre des Telefondisplays

Standardmäßig kann ein Telefon, an dem eine Telefonnummer angemeldet ist, ohne weitere Eingabe eines PIN-Codes verwendet werden. Sie können das Telefon über die Funktionstaste "Sperren" für ausgehende Anrufe sperren. Es können dann nur noch Notrufnummern sowie die Telefonnummern für die Funktionstasten (An- und Abmelden) angerufen werden. Wenn Sie eine andere Telefonnummer anrufen, müssen Sie beim Gesprächsaufbau Ihren PIN-Code eingeben.

Um die Bildschirmsperre zu entfernen, drücken Sie noch einmal die "Sperren"-Taste. Nach Eingabe Ihres PIN-Codes wird das Telefon wieder entsperrt.


Hinweis: bei Funktionsnummern ist die Sperrfunktion deaktiviert.

 

Umleitungen

Im Allgemeinen erfolgt die Behandlung eingehender Anrufe über Profile, die auf der Webseite des Telefonsystems eingestellt werden. Da Umleitungen zu anderen Nummern aber so häufig verwendet werden, können Sie diese am Telefon direkt über eine Funktionstaste setzen. Beachten Sie jedoch, dass eine Umleitung am Telefon die Verwendung von Profilen deaktiviert! Sollten Sie daher komplexere Profile verwenden, sollten Sie die Umleitung ebenfalls über die Weboberfläche erstellen.

Ist eine Umleitung aktiv, wird dies am Display entsprechend dargestellt (es werden beide Telefonnummern angezeigt, mit einem Pfeil von der eigenen Telefonnummer zum Umleitungsziel).

 

Rückfragen

Sie können ein bestehendes Telefonat unterbrechen, um bei einer anderen Person telefonisch nachzufragen. Drücken Sie dazu im ersten Gespräch die "Hold" Taste. Ihr Gesprächspartner hört nun eine Wartemusik. Wählen Sie die zweite Telefonnummer, führen Sie das Gespräch und beenden Sie dieses über "x". Drücken Sie dann wieder die "Hold" Taste, um das ursprüngliche Gespräch fortzusetzen.

Sie können auch mehrere Gespräche auf "Halten" setzen. Sie sehen dann am Bildschirm eine Liste aller gehaltenen Gespräche und können zwischen diesen auswählen.

 

Weiterleiten von Telefongesprächen - Gesprächstransfer

"Transfer mit Rückfrage": Setzen Sie das erste Gespräch mit "Hold" auf Warten und wählen Sie dann die zweite Telefonnummer und bestätigen Sie mit "OK" (Häkchen). Wenn der zweite Teilnehmer abhebt, informieren Sie ihn über das zu transferierende Gespräch, drücken die "Transfer"-Taste und die "OK"-Taste (Häkchen), um die beiden Gespräche zu verbinden.

 

Dreierkonferenzen

Das Telefon kann dazu verwendet werden, um - ohne zentrales Konferenzsystem - eine "Konferenz" für 3 Teilnehmer durchzuführen.

Um zu einer bestehenden Verbindung zwischen zwei Telefonen eine weitere Verbindung hinzuzufügen und damit die Dreierkonferenz zu starten, setzt man die erste Verbindung auf "Hold". Anschließend wählt man die Telefonnummer des dritten Teilnehmers. Wenn dieser die Verbindung entgegengenommen hat, startet man mit "Conference" die Dreierkonferenz.

Ist der dritte Teilnehmer nicht erreichbar, reaktiviert man die angehaltene Verbindung durch Drücken von "Hold".

 

Do not Disturb (DND)

Die Taste "DND" setzt Ihr Telefon auf lautlos. Anrufern wird signalisiert, dass Sie nicht erreichbar sind (im Gegensatz z.B. zu einem Freizeichen). Abhängig von Ihrem Profil kann dies beispielsweise dazu führen, dass der Gesprächspartner in Ihrer Voicemailbox landet oder einfach ein entsprechendes akustisches Signal (ähnlich dem Besetztzeichen) hört.

Wenn "DND" gesetzt ist, können Sie die Anrufe tatsächlich nicht entgegennehmen, Sie sehen diese jedoch in der Liste der entgangenen Anrufe.

Wenn an einem Telefon mehrere Personen angemeldet sind, wird "DND" für alle Telefonnummern an diesem Telefon gesetzt. DND ist auch in Kombination mit Umleitungen interessant: Eine Umleitung leitet nur die aktive Anmeldung um, etwaige zusätzliche passive Telefonnummern werden weiterhin zugestellt. Sie können durch die Umleitung und das zusätzliche DND erreichen, dass an dem Telefon kein Anruf mehr entgegengenommen wird.

 

Telefoneinstellungen

Das Telefonsystem ist so konzipiert, dass die Einstellungen bevorzugt über die Weboberfläche vorgenommen werden; dort finden Sie auch Hilfe und Erläuterungen zu den einzelnen Optionen. Die wichtigsten Einstellungen sind jedoch auch direkt am Telefon über die "Menü-Taste" verfügbar.

Einige wenige Einstellungen - wie die Helligkeit des Displays - sind telefonspezifisch und werden nicht zwischen den Telefonen übertragen. Sie finden diese umter dem Punkt "Settings - Präferenzen" des Telefons.

Unter "Präferenzen - Display" können Sie den Kontrast des Displays einstellen und ob (und wann) die Hintergrundbeleuchtung des Telefons aktiviert werden soll.

Sollten Sie an Ihrem Telefon ungewöhnliche Probleme feststellen, können Sie über den Punkt "Wartung - Neustart" das Telefon neu starten um zu sehen, ob das Problem damit behebbar ist.

Die anderen Menüpunkte sind für Benutzer nicht relevant und sollten nicht verwendet werden.

 

Profile

Sie können für Ihre Nummer Profile definieren - sehen Sie dazu die Hilfe zur Weboberfläche. Am Telefon können Sie die bestehenden Profile und Zeitsteuerungen abfragen. Sie können am Telefon für die aktive Nummer bereits (über die Weboberfläche) erstellte Profile aktivieren. Drücken Sie dazu die "snom" Taste (die genau so beschriftet ist) und wählen Sie ein Profil aus. Sie können dieses nun aktivieren oder löschen. Drücken Sie danach "x", um zur Liste der Profile zurückzukehren.

Das Standardprofil

Als Standardprofil wird ein Profil vom Typ "Ruf" verwendet. Mit diesem können sehr komplexe Anforderungen erfüllt werden.

Dieses Profil ist standardmäßig wie folgt konfiguriert:

  • Es wird nur Ihre Telefonnummer angerufen, keine zusätzlichen Telefonnummern.
  • Wenn Ihr Telefon besetzt ist oder nach 20 Sekunden Nichterreichbarkeit gelangt der Anrufer automatisch in ein Rückfallmenü.
  • Im Rückfallmenü kann der Anrufer auswählen, ob er Ihnen in Ihrer Voicemailbox (Voicemailbox 1) eine Nachricht hinterlassen will oder ob er zur Vermittlung der Universität verbunden werden will.
  • Ist Ihre Nummer besetzt, kann der Anrufer außerdem einen "Rückruf bei Besetzt" einleiten.

Die anderen Punkte des Rückfallmenüs - das Verbinden zu einem Diensthandy und das Verbinden zu einer anderen (einzustellenden) Ansprechperson - sind nicht aktiv.

Sie können dieses Profil entsprechend Ihren Anforderungen anpassen.

Funktionsnummern

Funktionsnummern sind jene Nummern, die nicht direkt einer Person zugeordnet sind, sondern einer Funktion oder Aufgabe. Beispiele für solche Nummern sind:

  • FAX-Gerät
  • Seminarraum
  • Labor
  • Hotline
  • Funktionen - z.B. "Sekretariat"

Funktionsnummern können aktiv oder passiv angemeldet werden. Bei öffentlich zugänglichen Telefonen z.B. in Hörsälen, Seminarräumen, Labors werden die Funktionsnummern aktiv angemeldet.

Telefonieren mit den Funktionsnummern ist nur uni-intern möglich.

Die Anrufsperre ist bei Funktionsnummern deaktiviert.

 

Weitere Konfigurationen

Alle weiteren Einstellungen können über die Weboberfläche ZID-Telefonverwaltung konfiguriert werden: https://phone.uibk.ac.at

Informationen zur Bedienung über die Weboberfläche finden Sie unter Einstellungen über die Weboberfläche

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