Qualitätssicherung in der Verwaltung

Ziele der Evaluierung

Gemäß  Satzungsteil Evaluierung dient die Evaluierung der Qualitätssicherung und Qualitätsverbesserung der an der Universität Innsbruck verfolgten Ziele und Kernaufgaben.  Sie soll die Planungs- und Entscheidungsprozesse
der Universität wirksam unterstützen. Sie erfolgt objektiv, transparent, sachgerecht, nicht-diskriminierend und unter Beachtung
der Rahmenbedingungen der Leistungserbringung.

Rechtliche Grundlagen

Grundlagen für die Evaluierung der Dienstleistungseinheiten sind zunächst § 14 des Universitätsgesetzes (UG) 2002 ("Evaluierung und Qualitätssicherung") sowie § 22 des Hochschul-Qualitätssicherungsgesetzes (HS-QSG). Vor diesem Hintergrund sind gemäß Satzungsteil Evaluierung alle Organisationseinheiten zu evaluieren. Die Evaluierung der Dienstleistungseinheiten erfolgt seit 2019. Zunächst wurden drei Organisationseinheiten im Rahmen eines Pilotprojektes evaluiert (projekt.service.buero, Büro für Gleichstellung und Gender Studies, Finanzabteilung). Die Erkenntnisse daraus fließen in die weiteren Evaluierungen der Dienstleistungseinheiten ein. An der Universität Innsbruck gibt es 21 Dienstleistungseinheiten (DLE), die jeweils in einem Zeitraum von sieben Jahren evaluiert werden sollen. 

Methode: Das Peer-Review-Verfahren

Die Evaluierung wird in Form eines Peer-Review-Verfahrens durchgeführt. Dieses ursprünglich der Forschung entliehene Verfahren beruht auf der Evaluierung durch einschlägig fachlich qualifizierte "Peers" (Kolleg:innen). Diese erfolgt auf Basis eines Selbstbeurteilungsberichtes der Dienstleistungseinheit und eines Vor-Ort-Besuchs der Gutachter:innen. Die daraus gewonnen Erkenntnisse und Empfehlungen werden in einem Gutachten festgehalten. Das Verfahren durchläuft mehreren Phasen:

  • Vorbereitungsphase
  • Einleitung des Evaluierungsverfahrens ("kick-off" mit zuständigem Rektoratsmitglied und Abteilungsleitung)
  • Verfassen des Selbstbeurteilungsberichtes
  • Vor-Ort-Besuch
  • Erstellung des Gutachtens
  • Verfassen der Stellungnahmen
  • Abschlussgespräch mit dem Rektorat

Vorbereitungsphase: In dieser Phase werden gemeinsam mit der Abteilungsleitung und dem zuständigen Rektoratsmitglied die sog. "Kernthemen" formuliert, die Gutachter:innenliste zusammengestellt und ein Zeitplan für das Verfahren entworfen. Kernthemen sind Begleitfragen, die den Gutachter:innen als Handreichung für das Verfahren mitgegeben werden und die sie als Ausgangspunkt für die Durchführung des Verfahrens verwenden können. 

Einleitung des Evaluierungsverfahrens: In einem gemeinsamen Termin mit dem zuständigen Rektoratsmitglied und der Abteilungsleitung werden die Kernthemen, die zu kontaktierenden Gutachter*innen und der Zeitplan festgelegt. Dieser Termin stellt den offiziellen Start ("kick-off") des Verfahrens dar. Im Anschluss daran werden der Senat, die beiden Betriebsräte und der Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen (AKG) über den Start des Verfahrens informiert.

Verfassen des Selbstbeurteilungsberichtes: Der Selbstbeurteilungsbericht wird von der Abteilung innerhalb von drei Monaten erstellt und im Anschluss daran (spätestens einen Monat vor dem Vor-Ort-Besuch) den Gutachter:innen zur Verfügung gestellt. Beim Erstellen des Berichtes werden die Kernthemen entsprechend berücksichtigt. Für die Struktur des Selbstbeurteilungsberichtes gibt es auch eine entsprechende Vorlage. Der Bericht umfasst durchschnittlich etwa 20 Seiten, abhängig von der Größe der zu evaluierenden Einheiten.

Vor-Ort-Besuch: Der Vor-Ort-Besuch der Gutachter*innen dauert 1,5 Tage. In diesem Zeitraum werden auf Basis des Selbstbeurteilungsberichtes und eines Fragenkatalogs, den die Gutachter:innen selbständig entwickeln, Gespräche mit den "Stakeholder:innen" der Dienstleistungseinheit geführt, d.h. jedenfalls mit dem zuständigen Rektoratsmitglied, der Leitung der DLE, Mitarbeiter:innen und Angehörigen jener Organisationseinheiten, die die Leistungen der jeweiligen DLE in Anspruch nehmen und/oder mit ihr zusammenarbeiten (z.B. andere DLE, Fakultäten/Institute, etc.). Auf diese Weise verschaffen sich die Gutachter:innen einen Gesamtüberblick, auf dem sie ein gemeinsames Gutachten verfassen.

Verfassen eines Gutachtens: Dieses wird innerhalb eines Monats übermittelt und der Leitung der DLE, dem Betriebsrat für das allg. Personal und dem AKG zur Stellungnahme innerhalb eines Monats übermittelt.

Abschlussgespräch mit dem Rektorat: Auf Basis der übermittelten Unterlagen erfolgt ein Gespräch der Leitung der DLE mit dem Rektorat, auf dessen Basis Maßnahmen vereinbart werden, die in Folge der Evaluierung umgesetzt werden sollen. Diese Maßnahmen werden in einem Protokoll ("Umsetzungsvereinbarung") festgehalten und nach einem Jahr nochmals in einem gemeinsamen Termin mit dem Rektorat auf ihre Umsetzung hin geprüft ("Zwischengespräch", Monitoring). 

 

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