Projektstart

Anforderung der SAP-Kontierung

Eine SAP-Nummer (PSP-Element bzw. Innenauftragsnummer) wird erst nach Bewilligung des Projekts und einer vorliegenden rechtsverbindlichen Zahlungszusage vom psb beantragt. Hierfür bitte die Bewilligung (i.d.R. der eingescannte Fördervertrag) unter Angabe der Projektdatenbanknummer an Dr. Arntraud Bacher bzw. Dr. Kurt Habitzel per E-Mail übermitteln. Sie werden anschließend per E-Mail über die eingerichtete SAP-Kontierung informiert. Nachstehendes Antragsformular wird für die Einsicht in den SAP-Kostenbericht benötigt:

Bevollmächtigung bei § 27 Projekten

Die Grundverträge mit dem Auftraggeber und dem Fördergeber werden ebenso wie die Angebote und Anträge im Bereich der § 27-Projekte ausschließlich vom Institutsleiter / von der Institutsleiterin unterschrieben. Eine Stellvertretung ist im UG nicht vorgesehen. Für spätere Rechtsgeschäfte im Rahmen des Projekts wird eine Vollmacht erteilt. Die Vollmacht wird von der Projektdatenbank (VIS:Online) aus versandt. Anschließend wird die Vollmacht im Mitteilungsblatt der Universität veröffentlicht.

Zeichnungsberechtigung festlegen

Zeichnungsberechtigte Personen (d.h. Personen, die Rechnungen anweisen bzw. das Adjustierungsblatt unterfertigen dürfen) geben Sie mit nachstehendem Formular der Finanzabteilung bekannt:

Formular Zeichnungsberechtigung
Neu! Rechnungslegung

Das Legen einer Rechnung durch die Universität an eine andere Organisation (bspw. an ein Unternehmen im Zuge einer Auftragsforschung) hat ausschließlich über VIS:Online zu erfolgen. Hintergrund ist, dass damit

  • die gesetzlich erforderlichen Rechnungsmerkmale enthalten sind,
  • die richtige umsatzsteuerliche Behandlung sichergestellt werden kann und
  • die Aufnahme in die Zusammenfassende Meldung bei Abrechnung von (Beratungs-) Dienstleistungen an ausländische Unternehmen erfolgt, welche von der Finanzabteilung monatlich an das österr. Finanzamt zu übermitteln ist. Sollte eine solche Aufnahme unterbleiben, kann dies mit bis zu 10% der Rechnungssumme geahndet werden!

Hinweis: Um eine Rechnung aus VIS:Online zu stellen, loggen Sie sich bitte ein, wählen sie den Reiter Verwaltung -> Ein- und Verkauf und dann "Neue Rechnung anlegen". Dort können Sie eine neue Rechnung erstellen und dieser einer Kontierung (Innenauftrag/PSP-Element) und einem Kunden zuordnen. Sollte Ihr Kunde noch nicht angelegt sein, wenden Sie sich bitte an die Finanzabteilung. Die Rechnung erhält nach dem Speichern eine eindeutige Rechnungsnummer, welche eine klare Zuordnung ermöglicht. Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an die Mitarbeiterinnen der Finanzabteilung.

Laufendes Projekt

Personal

Projektmitarbeiter/innen werden mithilfe des VIS:Online-Tools "Personal -> Personal Akten/Formulare an der UIBK angestellt. Für sie gelten daher die gleichen Rechte und Pflichten (bspw. Antrag auf Dienstreisen/Freistellung, Arbeitszeitgesetz, Urlaubsanspruch) wie für alle anderen Universitätsbediensteten mit Dienstvertrag. Die Höhe des Entgelts muss mindestens den kollektivertraglichen Regelungen entsprechen. (FWF bzw. FFG Sätze sind nur für die Beantragung von Projekten bei diesen Fördergebern relevant.)

Die Gehaltsauszahlung erfolgt Mitte des Monats. Neueintretende MitarbeiterInnen müssen bis einschließlich 25. des Vormonats angemeldet werden, ansonsten verzögert sich die erste Gehaltsauszahlung um einen Monat. 

Wenn ein Arbeitsverhältnis beendet wird, muss der Arbeitgeber offenen Urlaub auszahlen (sogenannte Urlaubsersatzleistung). Eine entsprechende Übersicht über die Handhabe der Urlaubsersatzleistung der diversen Fördergeldgeber findet sich unten.

Ihre Ansprechpersonen in der Personalabteilung im Referat für das Drittmittelpersonal

Reisen

Anträge auf Dienstreisen bzw. Freistellungen sind vom vis:online aus zu stellen. Für nähere Informationen kontaktieren Sie bitte das Reisemanagement - Reisekostenabrechnung der Personalabteilung.

Zeitaufzeichnungen

Zeitaufzeichnungen dienen dazu, die erbrachte Arbeitsleistung zu dokumentieren und damit abrechenbar zu machen. Dabei ist es wichtig, nicht nur die für ein bestimmtes Projekt erbrachte, sondern auch jede weitere Arbeitsleitung aufzuzeichnen. Dies ist insbesondere bei EU-Projekten von großer Bedeutung, achten Sie daher von Projektbeginn an auf eine lückenlose Zeitaufzeichnung. Eine entsprechende Vorlage finden Sie untenstehend. Bitte beachten Sie, die Vorgagen des Geldgebers einzuhalten.

Sachaufwand (Material), Investitionen

Bestellungen müssen immer über das System, entweder direkt in SAP oder via VIS-online, unter „Ein-/Verkauf“ abgewickelt werden. Einzige Ausnahme sind die §26 Projekte; diese werden außerhalb des Systems bestellt, jedoch mit dem Vermerk der SAP-Kontierungsnummer in der Referenz. Die Bezahlung wird von einem Zeichnungsberechtigten durch Übermittlung des unterschriebenen Adjustierungsblattes an die Finanzabteilung angewiesen.

Gemäß UG 2002 sind Anlagegegenstände (Einzelwertgrenze gem. EStG € 400,-- inklusive Umsatzsteuer für wirtschaftliche eine Einheit bildende Anlagen) sowie geringwertige Wirtschaftsgüter (Wertgrenze für die Inventarisierung € 150,-- inklusive Umsatzsteuer) mittels Anlagenerfassungsblatt zu inventarisieren.

Projektabrechnung

Wichtiger Hinweis: Um Fehler in der Buchung (Fehleinträge bzw. Doppelbuchungen) zu vermeiden, verwenden Sie im SAP bitte immer dieselbe Abfragelogik, d.h. entweder nach Buchungs- (empfohlen) oder Belegsdatum. Zudem sei darauf hingewiesen, dass die Finanzabteilung teilweise rückwirkend Buchungen bei früheren Abrechnungszeiträumen vornehmen kann, sodass auch hier eine neuerliche Überprüfung vor Übermittlung der Daten an Dritte dringend angeraten ist.


  • Für FWF Projekte erstellt die Abteilung Budget & Controlling automatisch den Jahresverwendungsnachweis. (Informationen)
  • Bei OeNB Projekten wenden Sie sich bitte an Mag. Emanuel Beiser (DW 2277)
  • Bei TWF Projekten wenden Sie sich bitte ebenfalls an Mag. Emanuel Beiser (DW 2277)
  • Bei FFG und EU Projekten wenden Sie sich bitte an Katrin Sodja (DW 34409)
  • Um SAP Kontostände zu prüfen wenden Sie sich bitte an Frau Dilek Er (DW 34401)
  • Bei allgemeinen Fragen zu Projektabrechnung wenden Sie sich bitte an eine Mitarbeiterin der Projektadministration.