Organisation von Konferenzen und Tagungen

Um Teilnahmegebühren für einen Kongress oder eine Tagung einzuheben, sollten Sie folgenden Schritte ausführen:

1. Eintrag der Veranstaltung in die Projektdatenbank

Sobald externe Geldgeber beteiligt sind (zu diesen zählen auch VeranstaltungsteilnehmerInnen), ist die Veranstaltung als § 27 Projekt zu führen. Wichtiger Hinweis: Es dürfen interne Förderungen (bspw. durch die Vizerektorin für Forschung) aus dem Globalbudget nicht mit "echten" Drittmitteln vermischt werden. In diesem Fall sind zwei separate Einträge nötig.

Teilnahmegebühren müssen gesondert als Geldgeber (Kategorie "VeranstaltungsteilnehmerInnen) ausgewählt werden. Anschließend wird der Eintrag durch das psb geprüft und von der Abteilung Budget & Controlling wird eine SAP Nummer ausgehoben und an die Projektleitung zugesandt. 

2. Einrichten einer Konferenzhomepage

Es ist ratsam, im Rahmen der Institutshomepage eine eigene Unterseite mit Informationen zur Veranstaltung zu erstellen. Dies erfolgt mittels einer Eingabe in XIMS

3a. Verwendung von ConfTool

ConfTool ist ein Programm zur Kongressverwaltung im Internet für nichtkommerzielle, wissenschaftliche Veranstaltungen (ohne Profitabsicht). Der Einsatz einer elektronischen Datenbankunterstützung wie ConfTool ist ab einer Größenordnung von 100 – 150 TeilnehmerInnen sinnvoll. Das Programm wird von der Universität Hamburg zur Kongressverwaltung im Internet zur Verfügung gestellt (Freeware) und kann bei Bedarf vom ZID bei Herrn Hermann Schwärzler (DW 23347) angefordert werden. Das ZID hilft Ihnen auch dabei, die Abrechnung der TeilnehmerInnengebühren via Kreditkarte einzurichten.

3b. TeilnehmerInnengebühren ohne Conftool verbuchen

TeilnehmerInnen können entweder direkt mittels Banküberweisung unter Angabe der SAP Nummer ihre Teilnahmegebühren überweisen. Alternativ kann auch mittels Kreditkarte über PayUnity gezahlt werden. Hierfür ist allerdings die Einrichtung einer dezidierten Seite auf dem webapp-Server der Universität notwendig. Auch in diesem Fall wenden Sie sich bitte an Herrn Hermann Schwärzler (DW 23347) vom ZID.

Ansprechpersonen

projekt.service.büro

Dr. Arntraud Bacher (DW 34406), Dr. Robert Rebitsch  (DW 34407), 
Dr. David Lederbauer (DW 34403)

Transferstelle Wissenschaft - Wirtschaft - Gesellschaft

Büro für Öffentlichkeitsarbeit

Zentraler Informatikdienst (ZID)

Hermann Schwärzler (DW 23347)