Fristenkatalog für Pfarrarchive

(VOBl. d. Diözese Innsbruck, 65. Jg., 1. März 1990, Nr. 3, 19.)

Das Anwachsen des Schriftverkehrs in den letzten Jahrzehnten hat vielfach zu einer Masse von Schriftgut geführt, die einerseits oft völlig unübersichtlich ist, andererseits zu allzu radikalen Vernichtungsaktionen verleitet. Um hier Hilfe zu schaffen, seien im Folgenden Leitlinien gegeben, wie bei der Umlagerung von Registraturgut in das Archiv verfahren werden kann.

1. Nicht weggeworfen werden dürfen sämtliche Urkunden, auch wenn sie nicht mehr existierende Stiftungen, bereits verkaufte Häuser, Grundstücke u. ä. betreffen. Unter Urkunde wird in diesem Fall jeder rechtsverbindliche Vertrag verstanden, auch Abschriften einschlägiger Verwaltungsbeschlüsse oder Kopien (Beglaubigung). Weiter sind von der Kassation (Vernichtung) auszuschließen alle pastoral wichtigen Unterlagen, vor allem, soweit sie die Sakramentenspendung berühren. Schriftstücke vor 1920 müssen grundsätzlich aufbewahrt werden.

2. Vor der Durchführung größerer Kassationen ist eine Begutachtung durch den Diözesanarchivar notwendig.

3. Bei Kassationen nach 5b und c muss schriftlich festgehalten werden: Titel des Schriftgutes, Laufzeit Signatur. Dieses Kassationsprotokoll ist von dem verantwortlichen Schriftgutbetreuer zu unterzeichnen und zu den Akten zu nehmen.

4. Kassiertes Schriftgut darf nicht zum allgemeinen Müll oder zu Altpapiersammlungen gegeben werden, sondern muss verbrannt oder im Reißwolf vernichtet werden.

5. Zur Kassation eignen sich:

a) sofort:

  • Glückwünsche persönlicher Art,
  • Prospekte,
  • gedrucktes Material von unerheblichem Wert (z. B. Einladungen, allgemeine Rundschreiben der kirchlichen Werke, Einrichtungen und Vereine),
  • Konzepte (z. B. für Pfarrbriefe, Rundschreiben).

b) nach 10 Jahren:

  • Schriftwechsel über Aufstellung von Haushaltsplänen und Rechnungen,
  • Kassen- und Buchungsbelege
  • Bank- und Postscheckauszüge,
  • Reisekostenabrechnungen und Fahrtenbücher,
  • Abrechnungen von Religionsunterricht-Vergütung,
  • Kirchengeldlisten,
  • Sammellisten,
  • Posteinlieferungsbücher (Postbescheinigungsbücher)‘
  • nicht berücksichtigte Stellenbewerbungen,
  • Unterlagen betreffend ABM-Kräfte und Seelsorgepraktikanten (ausgenommen Abschlussbeurteilung, Zeugnis),
  • Urlaubsgesuche,
  • Schriftwechsel über Vertretungen in Urlaubs- und Krankheitsfällen,
  • Wahlunterlagen für Kirchenvorstands- und Pfarrgemeinderatswahl (ausgenommen das Wahlprotokoll),
  • Anwesenheits- und Inventarlisten von Kindergärten, Karteikarten der Kindergartenkinder,
  • Unterlagen für statistische Erhebungen,
  • Standesamtliche Meldungen über Sterbefälle.

c) nach 50 Jahren:

  • Versicherungsangelegenheiten (ausgenommen Verträge),
  • Steuersachen.
  • Standesamtliche Mitteilungen über Heiraten.

Zusätzlich sei darauf hingewiesen, dass nicht mehr verwendbare Messbücher, Ritualien u. ä. nicht vernichtet werden dürfen, sondern bei Platzmangel dem Bischöflichen Ordinariat zur Weiterleitung übergeben werden müssen, Pfarrbriefe sind zu sammeln; soweit sie historisch wichtige Notizen enthalten, ist ein Zweitexemplar für das Diözesanarchiv zu verwahren.

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