ANHANG zur Ordnung für den Wirtschaftsrat
(Kirchliches Verordnungsblatt für die Diözese Graz-Seckau, 2011-III, vom 29. August 2011, 26., S. 54-56)
I.
Haushaltsplan
1.Die gesamte Gebarung der Pfarre ist im Rahmen eines Haushaltsplanes zu führen. Dieser wird alljährlich vom WR erstellt und ist vor Beginn des Budgetjahres dem Bischöflichen Ordinariat vorzulegen.
Der Haushaltsplan umfasst die gesamte Kirchenrechnung und beinhaltet auch Friedhöfe, Pfründe, Kindergärten, Filialkirchen etc., die gesondert zu planen sind. Investitionen (Herstellungen und Anschaffungen langlebiger Wirtschaftsgüter) sowie der Personaleinsatz sind im Detail zu planen.
2.Der Erstellung der Detailpläne für Herstellungen und Anschaffungen haben die Verhandlungen in Baulastsachen gemäß den Vorschriften des § 28 der Ordnung vorauszugehen.
Bei Baulastsachen sind bis zu einer Auftragssumme von € 10.000,00 der Bischöflichen Bauabteilung zwei Offerte, bei darüber liegenden Summen drei Offerte vorzulegen. Für die Erstellung des Haushaltsplanes müssen die erforderlichen Kostenvoranschläge und die Niederschrift der Verhandlung mit dem Inkorporationsträger (Patron), bei Baulastsachen auch mit der Bischöflichen Bauabteilung, vorliegen.
Für die anderen Bereiche ist für die Erstellung des Haushaltsplanes der jeweilige Leiter eines bestehenden Ausschusses (z. B. Friedhof, Kindergarten, Bauvorhaben ...) anzuhören.
Der WR hat das für den Haushaltsplan Erforderliche rechtzeitig zu veranlassen. Hiezu gehört auch die Feststellung, in welchem Umfang die Pfarrkirche und die dazugehörigen Filialkirchen mit ihrem Vermögen zur Bedeckung der Ausgaben herangezogen werden können.
3. Der fertig erstellte Haushaltsplan ist nach Ankündigung in der Pfarre für die Dauer von zwei Wochen in der Pfarrkanzlei zur öffentlichen Einsicht aufzulegen.
4.Danach ist der Haushaltsplan samt den erforderlichen Unterlagen und einem Auszug des zugehörigen Protokolls der WR-Sitzung der Bischöflichen Wirtschaftsdirektion vorzulegen;
5.Sind von den Pfarrangehörigen Beanstandungen und Einwände zum Haushaltsplan gemacht worden, so sind diese mit den Gegenbemerkungen des WR ebenfalls vorzulegen.
6.Eine nicht termingerechte Vorlage ist zu begründen. Sollten nach der Vorlage durch nachfolgende Entscheidungen Änderungen eintreten, sind diese unverzüglich als Berichtigung oder als Nachtrag zum Haushaltsplan nachzureichen. Nachträge zum Haushaltsplan, in denen Zuschüsse aus diözesanen Mitteln beantragt werden, sind nur dann zulässig, wenn sich die Ausgaben als nicht voraussehbar und im laufenden Rechnungsjahr aus rechtlichen oder wirtschaftlichen Gründen unausweichlich zeigen und dafür keine zusätzlichen Einnahmen erbringbar sind.
7.Das Bischöfliche Ordinariat behält sich vor, Auflagen zum Haushaltsplan zu erteilen.
8.Die Durchführung der im Rahmen des Haushaltsplanes veranschlagten Vorhaben kann erst nach erfolgter Genehmigung durch das Bischöfliche Ordinariat und nach Sicherstellung der gesamten Finanzierung in Angriff genommen werden.
II.
Jahresrechnung
1. Nach Abschluss eines jeden Jahres hat der WR die Rechnung über das abgelaufene Jahr, entsprechend den buchhalterischen Bestimmungen über die gesamte Gebarung der Pfarre incl. aller Sondervermögen und des Auszuges aus dem zugehörigen Verhandlungsprotokoll (Beschlussfassung) bis spätestens 30. April für das vorangegangene Jahr der Bischöflichen Wirtschaftsdirektion zur Überprüfung vorzulegen.
2.Auf die Vorbereitung und Abfassung der Jahresrechnung sind die Bestimmungen gemäß Punkt I., insbesondere jene bzgl. Ankündigung und öffentliche Einsichtnahme der Pfarrbevölkerung, anzuwenden. Ebenso sind die Richtlinien der Bischöflichen Wirtschaftsdirektion bezüglich Pfarrbuchhaltung (lt. Punkt III.) zu beachten.
3.Die gesamte Jahresrechnung ist vor der Beschlussfassung durch den WR und vor der Vorlage an die Bischöfliche Wirtschaftsdirektion von den beiden gewählten Rechnungsprüfern zu kontrollieren und zu unterfertigen sowie dem Inkorporationsträger (Patron) zur Stellungnahme zu übermitteln.
4.Die genehmigte Jahresrechnung ist im Pfarrarchiv aufzubewahren (Journal, Kontoblätter usw. können elektronisch archiviert werden).
5.Die Buchhaltungsbelege und die Belege der Lohnverrechnung sind gemäß der gesetzlichen Vorschriften aufzubewahren. Auf Dauer zu archivieren sind Aufzeichnungen und Unterlagen, die Grundstücke betreffen, Verträge und andere wichtige Dokumente sowie Belege im Zusammenhang mit laufenden behördlichen oder gerichtlichen Verfahren.
III.
Pfarrliche Buchhaltung
1.Für die Erstellung der Jahresrechnung stehen zur Zeit noch zwei Varianten zur Verfügung:
a) Doppelte Buchhaltung
Die doppelte Buchhaltung umfasst neben den Geldbewegungen auch sämtliche Vermögenswerte (z. B. EDVAusstattung oder Einrichtung), Forderungen sowie allfällige Verbindlichkeiten (z. B. Darlehen, Rückstellung für Abfertigungen und Jubiläumsgelder).
Sämtliche Pfarrbuchhaltungen werden in Zukunft von fachkundigen Mitarbeitern im Rahmen einer doppelten Buchhaltung geführt. In der Pfarre verbleiben Überweisungstätigkeit, Prüfung der korrekten Rechnungslegung und geordnete Belegablage. Die Belege werden regelmäßig an den zuständigen Sachbearbeiter übermittelt und dort verbucht. Der WR hat jederzeit Einblick in die Buchhaltung. Die Erarbeitung des jährlichen Rechnungsabschlusses erfolgt durch den zuständigen Sachbearbeiter in Zusammenarbeit mit dem WR.
b) Einnahmen- und Ausgabenrechnung
Soweit die verpflichtende Umstellung auf das neue System durch das Pfarrrechnungswesen noch nicht erfolgen konnte, ergeben sich vorläufig keine Änderungen gegenüber der bisherigen Buchhaltung. Es gilt für den ordentlichen Haushalt der Vordruck „Haushaltsplan und Kirchenrechnung“ und es ist der dazugehörige Kontenrahmen zu verwenden. Für den außerordentlichen Haushalt ist ein getrennter Rechnungskreis entsprechend den Richtlinien für pfarrliche Buchhaltung zu führen. Die jeweiligen Sondervermögen (z. B. Jungschar, Pfarrcaritas, Pfarrfeste …) sind als Teil der ordentlichen Kirchenrechnung getrennt auszuweisen.
2.Sollte eine Person, die nicht Mitglied des PGR oder des WR oder kirchlicher Dienstnehmer ist, die pfarrliche Buchhaltung führen, so unterliegt sie ebenfalls der Verschwiegenheitspflicht gemäß § 6 der Ordnung für den Wirtschaftsrat, wozu sie sich mit ihrer Unterschrift verpflichtet.
IV.
Richtlinien für die Abwicklung der laufenden Finanzgeschäfte (Geldverkehr)
1. Girokonten einer Pfarre bei Geldinstituten müssen auf den Namen der Pfarre lauten und können nur durch zwei Zeichnungsberechtigte eröffnet werden, von denen einer der Pfarrer oder der geschäftsführende Vorsitzende ist.
2.Zweckgebundene Sparkonten pfarrlicher Gruppen (Sondervermögen) müssen auf den Namen der Pfarre lauten, in der Unterbezeichnung einen Hinweis auf den Zweck tragen und in der Buchhaltung ausgewiesen werden. In diesem Fall ist zusätzlich eine Person aus der jeweiligen Gruppierung als zeichnungsberechtigt zu benennen. Die Zeichnung durch ein bzw. zwei Zeichnungsberechtigte richtet sich nach den folgenden Bestimmungen.
3.Für Pfarre, Kindergarten und Friedhof sind eigene Zahlungsmittelkonten einzurichten. Ein separates Girokonto ist im Bereich der Pfründe zu führen, wenn die Pfründe umsatzsteuerpflichtig ist.
Die Form der Zeichnung auf den Konten muss folgendermaßen eingerichtet sein:
- bis zu einem Betrag von € 2.000,00 gilt Einzelzeichnung;
- ab einem Betrag über € 2.000,00 gilt gemeinsame Zeichnung durch zwei Zeichnungsberechtigte.
Über die Zuerkennung der Einzelzeichnungsberechtigung bis zum angegebenen Betrag und der Doppelzeichnungsberechtigung entscheidet der Wirtschaftsrat.
Auch bei Bestellung eines geschäftsführenden Vorsitzenden gemäß § 7 lit. a Abs. 2 der Ordnung für den Wirtschaftsrat bleibt die Zeichnungsberechtigung des Pfarrers (oder ihm gleichgestellten Priesters) aufrecht.
Die Betragsgrenzen gelten nicht nur in Abwicklung über Bankkonten, sondern für alle Geldgeschäfte der Pfarre.
Praktische Hinweise zur Umsetzung für den Geldverkehr über das Geldinstitut bzw. für die elektronische Durchführung werden von der Bischöflichen Wirtschaftsdirektion gesondert mitgeteilt.
4.Sparbücher dürfen nur in der Form legitimierter Namenssparbücher, lautend auf die Pfarre, geführt werden. Die Vorschriften für die Verfügung über solche Namenssparbücher sind analog den oben angegebenen Bestimmungen für Girokonten.
V.
In-Kraft-Treten
Dieser Anhang zur Ordnung für den Wirtschaftsrat in den Pfarren der Diözese Graz-Seckau tritt mit 1. September 2011 in Kraft. Er löst den Anhang zur Ordnung für den Wirtschaftsrat in den Pfarren laut KVBl 2006,37 i.d.F.v. 2007,36 ab.