Einführung und Einschulung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

FAQ`s – neue Kolleginnen und Kollegen während der Zeit im Home-Office

♦ Wie kann ich als Führungskraft ein neues Teammitglied gut begleiten?

♦ Soll ich als Patin/ Pate Kontakt aufnehmen?

♦ Worauf soll ich als Pate/ Patin besonders achten?

 

Die Einstiegsphase prägt Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in besonderer Weise. Die ersten Eindrücke beeinflussen nachhaltig das Bild von der Organisation und der Unternehmenskultur, von der Tätigkeit, der Arbeitshaltung sowie dem Umgang miteinander. Dass neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fachlich in ihre konkreten Arbeitsaufgaben eingeschult werden, ist selbstverständlich. Dies allein sichert jedoch noch nicht, dass die bei Stellenantritt hohe Motivation auch langfristig erhalten bleibt und somit die Zufriedenheit und Leistungsfähigkeit im Team gewährleistet ist.

Um eine rasche organisationale und soziale Integration neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sicher zu stellen, hat die Universität Innsbruck das Patenschaftsmodell entwickelt. Die strukturierte Einführung durch Patinnen und Paten soll die rasche Einarbeitung fördern, die Arbeitszufriedenheit erhöhen und Vorgesetzte sowie Kolleginnen und Kollegen langfristig entlasten.

Einführung - ist die Information über Arbeitsstelle, Organisationsstruktur, - kultur, ungeschriebene Gesetze und soziale Eingliederung. Die Einführung wird von der Patin/dem Paten übernommen.

Einschulung - ist die fachliche Einarbeitung in die konkreten Arbeitsaufgaben. Die Einschulung wird entweder von KollegInnen oder als kombinierte Aufgabe mit der Einführung von der Patin/dem Paten übernommen. 

Was versteht man unter Patin/Paten? 

Die Patin oder der Pate begleitet vom Start weg und ist vor allem für die organisationale und soziale Einführung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zuständig. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter mit Erfahrung steht der neuen Kollegin bzw. dem neuen Kollegen zur Seite, damit die betriebliche Eingliederung erleichtert und die Führungskraft entlastet wird. Diese Startbegleitung wird auf maximal drei Monate begrenzt.  

Die drei Phasen der Einführung

1. Die Zeit vor dem ersten Arbeitstag

Vor Dienstantritt sind Maßnahmen zur Einarbeitung und Einführung der neuen Kollegin bzw. des neuen Kollegen zu treffen. 

Nach der Stellenzusage informiert die Vorgesetzte/der Vorgesetzte die Mitarbeitenden über die neue Arbeitskraft und deren Arbeitsbereiche und stellt die Patin/den Paten als Startbegleiterin/Startbegleiter im Team vor. Diese Person unterstützt die Vorgesetzte/den Vorgesetzten bei der erfolgreichen Einführung. Die Checkliste soll die Abstimmung mit der Patin/dem Paten erleichtern und einen reibungslosen Einstieg gewährleisten.

Vorgesetzte bestimmen Verantwortliche für die fachliche Einschulung und tragen die Verantwortung für die Erstellung eines Einschulungsplans. Auch veranlassen Vorgesetzte im Sinne des Wissensmanagements, die Bereitstellung wichtiger Informationen durch die Stellenvorgängerin/dem Stellevorgänger für die Neuen.

2. Der erste Arbeitstag

Am ersten Arbeitstag steht das Kennenlernen der Kolleginnen und Kollegen und eine Einführung in den Einschulungsplan im Vordergrund. Neben dem Selbststudium von wichtigen Unterlagen kann der neuen Kollegin/dem neuen Kollegen ein konkreter Arbeitsauftrag, der am gleichen Tag erfüllt werden kann, erteilt werden. Damit wird ein erstes Erfolgserlebnis ermöglicht. Neue Mitarbeiterinnen und Mitabeiter sollen nicht mit Informationen überflutet werden.

Die Informationshomepage der Universität Innsbruck http://www.uibk.ac.at/personalentwicklung/intranet/neue-mitarbeiterinnen/ dient als Orientierungshilfe. Sie beinhaltet übersichtlich aufbereitete Informationen zum Selbststudium:

  • Organisation und Struktur der Universität
  • Dienstleistungs- und Verwaltungeinrichtungen 
  • Vertretungs- und Beratungseinrichtungen
  • Wissenswertes für den Einstieg

3. Die Einstiegsphase bis zu drei Monaten

Die neue Mitarbeiterin/der neue Mitarbeiter muss nicht nur am ersten Arbeitstag, sondern auch danach punktuell unterstützt werden.  Der individuelle Einführungs- und Einschulungsplan sollte gut dosiert sein, damit es weder zu einer Unterforderung, noch zu einer Überforderung kommt. Dazu dienen auch die regelmäßigen Feedback-Gespräche. 

Unterstützung in der Umsetzung

 

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die seit Dezember 2019 an der Universität Innsbruck zu arbeiten begonnen haben, sind herzlichen eingeladen, an der Veranstaltung Willkommen an der Universität Innsbruck am 20. Oktober 2020 von 10.00 bis 12.00 Uhr teilzunehmen.
Anmeldungen werden hier entgegengenommen.

 


Nähere Informationen bei Mag. Ingrid Augenstein, Personalentwicklung, Tel. 507-20442 oder per E-Mail ingrid.augenstein@uibk.ac.at

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