Freistellungen bis zu 1 Monat

  

Antragstellung über VIS

Alle Freistellungsanträge werden elektronisch über VIS-Online gestellt und von den zuständigen Vorgesetzten genehmigt oder abgelehnt. Bitte beachten Sie, dass die Freistellung unbedingt VOR Abwesenheit im VIS-Online beantragt werden muss! Ohne vorab beantragte Freistellung kann kein Reisekostenzuschuss für diese Freistellung ausgezahlt werden.

Zum elektronischen Freistellungs-Workflow haben wir die wichtigsten Punkte übersichtlich für Sie zusammengefasst:

 

Was ist eine Freistellung bis zu 1 Monat?
Wer stellt den Freistellungsantrag wann und wie?
Wie geht es dann weiter?
Wie weiß der/die AntragstellerIn, ob die Freistellung bewilligt wurde?
Wer genehmigt die Freistellung?
Wie erfolgt die Abwicklung im Rahmen von Drittmittelprojekten?
Wie beantrage ich Freistellungen, die länger als 1 Monat dauern? 

 

Was ist eine Freistellung bis zu 1 Monat? 

Den UniversitätslehrerInnen kann für Forschungs- bzw. Lehrzwecke, die in ihren wissenschaftlichen Aufgaben begründet sind, eine Freistellung von jenen Dienstpflichten gewährt werden, die ihre Anwesenheit an der Universitätseinrichtung erfordern. Es handelt sich vornehmlich um kurze, tageweise Abwesenheiten vom Dienstort, die aber im dienstlichen Interesse und zur Aufgaben- und Dienstpflichterfüllung der wissenschaftlichen Mitarbeiterin/des wissenschaftlichen Mitarbeiters erforderlich sind.

Vor Antragstellung muss klar sein, ob es sich um eine Freistellung, einen Sonderurlaub oder etwa um eine Nebenbeschäftigung oder Dienstreise handelt: Gegenüberstellung von Freistellung - Dienstreise - Nebenbeschäftigung

Bitte beachten Sie, dass nur bei Vorliegen einer genehmigten Freistellung vor Verlassen des Dienstortes die vollständige sozialversicherungsrechtliche Absicherung gewährleistet ist.

 

Wer stellt den Freistellungsantrag wann und wie?

Alle wissenschaftlichen MitarbeiterInnen können online über ihren persönlichen VIS-Zugang Freistellungsanträge stellen. 

Damit sämtliche für eine positive Bearbeitung erforderlichen Angaben vorliegen, wurden Pflichtausfüllfelder definiert. Weiters können die erforderlichen Nachweise (z.B. Kongressprogramm, Kurseinladung etc) elektronisch dem Antrag durch Upload beigefügt werden.

Freistellungsanträge für die einzelnen MitarbeiterInnen können in Ausnahmefällen auch zentral durch die Institute gestellt werden (z.B. für kurzfristigen Messungen im Gelände etc.). Die Antragstellung kann somit genauso wie bei der Urlaubs- und Dienstreisenerfassung durch den/die einzelne/n MitarbeiterIn oder zentral durch das Institut erfolgen.

Freistellungen sind vor Abwesenheitsbeginn zu beantragen und erst nach erfolgter Genehmigung der zuständigen Dienstvorgesetzten anzutreten. Rückwirkende Eingaben von Freistellungsanträgen sind nicht möglich, des Weiteren ist es nicht möglich, ohne Freistellung Reisekostenzuschüsse auszuzahlen.

Alle Freistellungen bis zu einem Monat sind in Hinblick auf eine einheitliche Abwicklung ausschließlich über VIS beantragbar.

 

Wie geht es dann weiter?

Sobald der ausgefüllte Antrag elektronisch abgeschickt wird, erhält der/die InstitutsleiterIn per E-Mail eine Verständigung, dass ein neuer Freistellungsantrag vorliegt. Somit ist eine unmittelbare Bearbeitung möglich. Die Vorstände können nach erfolgter Prüfung die Freistellung befürworten.

Über die endgültige dienstrechtliche Genehmigung der Freistellung entscheidet der/die DekanIn.

Sobald eine verbindliche Genehmigung oder Ablehnung der Freistellung durch InstitutsleiterIn sowie DekanIn vorliegt, kann die Freistellung nicht mehr gelöscht/editiert werden.

 

Wie weiß der/die AntragstellerIn, ob die Freistellung bewilligt wurde?

Jeder/jede wissenschaftliche/r MitarbeiterIn kann den aktuellen Stand der Bearbeitung einsehen. Dadurch werden die Verwaltungsabläufe für alle transparent und nachvollziehbar.

Überdies erhält der/die AntragstellerIn bei Bewilligung der Freistellung automatisch eine Mailverständigung.

  

Wer genehmigt die Freistellung?

Im Sinne der Subsidiarität haben die Fakultäten die Zuständigkeit der Letztprüfung von  Freistellungen hinsichtlich

  • Notwendigkeit und Zweckmäßigkeit
  • allfälliger inhaltlicher Abgrenzung zur Nebenbeschäftigung oder Dienstreise
  • Nichtbeeinträchtigung des Vorlesungsbetriebes.

 

Wie erfolgt die Abwicklung im Rahmen von Drittmittelprojekten?

Der Freistellungsantrag ist von der Projektmitarbeiterin/vom Projektmitarbeiter ebenfalls vor der Abwesenheit im VIS einzugeben. Der Projektleiter/die Projektleiterin genehmigt die Freistellung. Die Institutsleitung wird darüber informiert, der Dekan /die Dekanin kann die Daten ebenso einsehen.

In Absprache bzw. Abwesenheit des Projektleiters/der Projektleiterin besteht auch die Bearbeitungsmöglichkeit der Freistellung durch die/den InstitutsleiterIn.

Wird die Freistellung von einer wissenschaftlichen Mitarbeiterin/von einem wissenschaftlichen Mitarbeiter durchgeführt, jedoch aus einem Drittmittelprojekt finanziert, so muss der/die Dienstvorgesetzte der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters die Freistellung genehmigen, die Abrechnung jedoch die Projektleiterin/der Projektleiter unterschreiben.

Rückwirkende Eingaben von Freistellungsanträgen sind nicht möglich, des Weiteren ist es nicht möglich, ohne Freistellung Reisekostenzuschüsse auszuzahlen.

 

Wie beantrage ich Freistellungen, die länger als 1 Monat dauern?

Längere Freistellungen sind mittels Formular im Post- und Dienstweg zu beantragen, da hier der VR für Personal im Einzelfall prüft und entscheidet.

 

Hilfe:

Eine Programmdokumentation als Leitfaden für die Abwicklung ist online im VIS abrufbar.  

Ansprechperson in der Personalabteilung der Leopold-Franzens-Universität Innsbruck ist die für Sie zuständige Referentin bzw. der für Sie zuständige Referent.