Referat für das Reisemanagement


  Ihre Ansprechpersonen in der Personalabteilung

 

 

 

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Ablauf von Dienstreisen - VIS:online
Ablauf von Freistellungen - VIS:online
Abrechnungsfrist
Arbeitszeiten während Dienstreisen
Bahnreisen, Businesscard der ÖBB, Vorteilscard der ÖBB
Berufungen und Reisekosten, Erstattung von Reisekosten für externe Kommissionsmitglieder von Berufungsverfahren
Betriebsvereinbarung Dienstreisen, Richtlinie Dienstreisen, Reisegebührenvorschrift (RGV)
Bonusmeilen - Verwendung für private Zwecke
Dienstreise
Dienstreiseantrag über VIS:online
Dienstreisen im Rahmen von Drittmittelprojekten
Dienstreisen und Reisekostenersatz im Rahmen von Universitätslehrgängen (ULG)
Dienstweg, Dienstgang
Flugreisen
Formulare
Freistellungen
Hotelbuchungen
Mietwagen
Privat-PKW
Reisekostenvergütung für Dienstreise, Dienstreiseabrechnung
Reisekostenvergütung für externe Personen / Personen mit ruhenden Dienstverhältnissen zur Universität Innsbruck
Reisekostenzuschuss / Reisekostenersatz im Rahmen von Dienstweg / Dienstgang und Freistellung
Reisemittel
Reiseplanung und Reiseabrechnung
Schätzung von Reisekosten in VIS-online
Tagsätze / Taggeld
Taxifahrten
VIS:online
Werkverträge und Reisekosten

 
Ablauf von Dienstreisen Reiseantrag in VIS:online

Die Beantragung und Bewilligung von Dienstreisen erfolgt ausschließlich über VIS:online. Dadurch ist ein transparenter und einfacher Ablauf gewährleistet.

Die Anträge werden durch den/die Vorgesetzte anhand der Richtlinien des Rektorats, der Notwendigkeit im Einzelfall und gemäß den Prinzipien der Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Zweckmäßigkeit geprüft und genehmigt.

Bitte beachten Sie, dass die Abwesenheit vom Dienstort erst nach Bewilligung der Dienstreise gerechtfertigt ist und stellen Sie Ihren Antrag daher rechtzeitig vor Reiseantritt.

Auch die Verrechnung von Reisespesen erfolgt über VIS:online. Bitte ergänzen Sie das bereits bei Ihrer Dienstreise für Sie vorbefüllte Abrechnungsformular und leiten Sie es unterfertigt und unter Beilage aller Originalbelege im Dienstweg weiter. Sobald dem Reisemanagement das unterfertigte und vollständig ausgefüllte Formular unter Beilage aller Belege vorliegt, kann die Auszahlung rasch erfolgen.

Bitte beachten Sie die Rechnungslegungsfrist von 6 Monaten.



Ablauf von Freistellungen in VIS:online

Alle Freistellungen sind vorab zu beantragen. Freistellungen, die nicht länger als einen Monat andauern, sind in VIS:online zu beantragen. Längere Freistellungen können Sie im Dienstweg mit den Formularen „Freistellung unter Beibehalt der Bezüge“ oder „Freistellung unter Entfall der Bezüge“ beantragen.

Bitte beachten Sie, dass die Abwesenheit vom Dienstort erst nach Bewilligung der Freistellung gerechtfertigt ist und stellen Sie Ihren Antrag daher rechtzeitig vor Reiseantritt.

Es besteht kein Rechtsanspruch auf Vergütung der Reisespesen.

 

Abrechnungsfrist

Bitte beachten Sie die Verfallsfrist für die Abrechnung von Reisekosten: Diese beträgt 6 Monate nach Beendigung der Dienstreise.


Arbeitszeiten während Dienstreisen

Übersichtsblatt, welche Reisezeiten als Arbeitszeit zu werten sind


Bahnreisen, Businesscard der ÖBB, Vorteilscard der ÖBB

Die Buchung von Bahnreisen in Zusammenhang mit Dienstreisen oder Dienstwegen hat stets zum günstigsten möglichen Tarif, d.h. unter Verwendung der ÖBB Businesscard, einer ÖBB Vorteilscard oder sonstigen günstigeren Angeboten (wie beispielsweise Spartickets) zu erfolgen.

Informationsblatt zu Businesscard-Tickets

Gerne können Sie für Ihr Institut/Ihre Organisationseinheit oder Ihr Projekt eine eigene Businesscard erhalten. Die Personalabteilung kümmert sich gerne um die Ausstellung und Verwaltung der Karte sowie die Verrechnung der Buchungen. Für die Neuausstellung einer Businesscard fällt eine einmalige Gebühr von 4,-€ an.

Bitte beachten Sie: Die Beantragung von ÖBB Businesscards darf ausschließlich über das Reisemanagement der Personalabteilung erfolgen, damit die der Universität eingeräumten Sonderkonditionen auch auf die Businesscard Ihres Instituts/Ihrer Organisationseinheit angewendet werden können.

Die Kosten für eine ÖBB-Vorteilscard können im Rahmen der Reisekostenabrechnung übernommen werden, soweit die erzielte Preisersparnis durch die Vorteilscard-Tarife im Vergleich zu den Businesscard-Tarifen die Gesamtkosten der Vorteilscard übersteigt, da dann insgesamt ein Kostenvorteil für die Universität entsteht.


 

Berufungen und Reisekosten, Erstattung von Reisekosten für externe Kommissionsmitglieder von Berufungsverfahren

  • Reisekosten für Kommissionsmitglieder, die von einer anderen Universität an die Universität Innsbruck kommen, sind von der einladenden Universität / Fakultät zu tragen.
  • Es werden Fahrtkosten und erforderlichenfalls auch die Übernachtungskosten in tatsächlicher Höhe, maximal jedoch insgesamt € 105,00 / Nacht, ersetzt. Bei den Fahrtkosten wird davon ausgegangen, dass das billigste öffentliche Verkehrsmittel (Bahn, 2. Klasse) benutzt wird. Die Wahl anderer Verkehrsmittel bedarf einer plausiblen Begründung. Dem Antrag sind die Originalbelege beizulegen.
    Bitte reichen Sie den Antrag auf Erstattung der Kosten in der Fakultäten Servicestelle bzw. beim Büro des Dekans der betreffenden Fakultät ein
  • Weitere Informationen zum Berufungsverfahren finden Sie auf der Informationsplattform Berufungsverfahren.

Betriebsvereinbarung Dienstreisen, Richtlinie Dienstreisen, Reisegebührenvorschrift RGV

  • Betriebsvereinbarung über die Modalitäten und Höhe der Abgeltung dienstlich veranlasster Reisen von MitarbeiterInnen der Universität Innsbruck (gilt für das allgemeine Kollektivvertragspersonal)
  • Richtlinie über die Modalitäten und Höhe der Abgeltung dienstlich veranlasster Reisen von MitarbeiterInnen der Universität Innsbruck (gilt für das wissenschaftliche Kollektivvertragspersonal)
  • Regelungen für Vertragsbedienstete und Beamte (RGV)

 

Bonusmeilen - Verwendung für private Zwecke

Die im Rahmen von Kundenbindungsprogrammen (z.B. Vielfliegerprogramm) von dienstlichen Reisen gutgeschriebenen Bonuswerte (z.B. Bonusmeilen) stehen grundsätzlich der Arbeitgeberin zu. Darf sie der/die ArbeitnehmerIn für private Zwecke nutzen, liegt ein im Dienstverhältnis begründeter Vorteil der Arbeiternehmerin/des Arbeitnehmers vor, der bei Einlösung dieser Bonuswerte eine Steuerpflicht auslöst. Bitte melden Sie uns für die Ermittlung des Sachbezuges die Einlösung von dienstlich erworbenen Bonusmeilen, wenn Sie diese für private Zwecke nutzen.

 

Dienstreise (Definition)

Eine Dienstreise liegt vor, wenn sich der/die MitarbeiterIn zur Ausführung eines von der Universität erteilten Auftrags mindestens zwei Kilometern (Vertragsbedienstete und Beamte) bzw. von mindestens drei Kilometern (KV-Personal) von seiner/ihrer Arbeitsstätte entfernen muss. Informationen zur Beantragung, Bewilligung und Verrechnung einer Dienstreise finden Sie unter „Ablauf von Dienstreisen“.

Eine Dienstreise wird bei den genannten Voraussetzungen bis auf Widerruf auch bei Reisen zu den externen Standorten der Universität (Dornbirn, Obergurgl, Mondsee) angenommen.

Gegenüberstellung von Dienstreise – Freistellung – Nebenbeschäftigung


Dienstreiseantrag

Die Beantragung von Dienstreisen erfolgt über VIS:online. Bitte beachten Sie, dass die Abwesenheit vom Dienstort erst nach Bewilligung der Dienstreise gerechtfertigt ist. Bitte stellen Sie Ihren Antrag daher rechtzeitig vor Reiseantritt.

 Hier finden Sie Informationen zum Ablauf und zur Reiseplanung und –abrechnung .

 

Dienstweg / Dienstgang

Jene Abwesenheiten vom Dienstort, die in Erfüllung dienstlicher Aufgaben erfolgen und nicht länger als einen Arbeitstag andauern, werden als Dienstweg/Dienstgang bezeichnet. Für Dienstwege/Dienstgänge müssen keine VIS:online Anträge gestellt werden. Es genügt die formlose Meldung der Abwesenheit am jeweiligen Institut/an der jeweiligen Organisationseinheit.

Sind auch die Voraussetzungen für Dienstreise oder Freistellung erfüllt, kann der/die MitarbeiterIn selbst wählen, ob er/sie vorab einen Dienstreiseantrag stellt oder durch interne Bekanntgabe und Aufzeichnung in der jeweiligen Organisationseinheit seiner/ihrer Informationspflicht nachkommt.

Bitte beachten Sie, dass bei Dienstwegen/Dienstgängen kein Rechtsanspruch auf Vergütung der Reisespesen besteht. Sollten Auslagen refundiert werden, können Sie diese über das Formular Reisekostenersatz im Rahmen eines Dienstganges abrechnen.

 

Freistellungen (Definition)

Wissenschaftliche MitarbeiterInnen können für die Teilnahme an Seminaren, Kongressen, Tagungen oder die Durchführung von Exkursionen oder Forschungsaufenthalten Freistellungen beantragen.

Bitte beachten Sie, dass die Abwesenheit vom Dienstort erst nach Bewilligung der Freistellung gerechtfertigt ist. Bitte stellen Sie Ihren Antrag daher rechtzeitig vor Reiseantritt.

Es besteht kein Rechtsanspruch auf Vergütung der Reisespesen.

  Gegenüberstellung von Dienstreise – Freistellung – Nebenbeschäftigung

  weitere Informationen zum Thema Freistellung


Hotelbuchungen

Über den auf unserer Webpage bereitgestellten Link www.booking.com können Sie Hotelzimmer zu vergünstigten Konditionen buchen.

Informationen zur online Hotelbuchung (Personalabteilung)

Vertragshotels der LFU zu verbilligten Konditionen (Finanzabteilung)


Reisekostenvergütung für Dienstreise, Abrechnung von Dienstreisen

Die Abrechnung von Reisespesen für Dienstreisen erfolgt über das VIS-Reisetool. Für jede bewilligte Dienstreise ist ein vorbefülltes Formular in VIS:online bereitgestellt.

Bitte rufen Sie nach Ihrer Rückkehr die bereits bewilligte Dienstreise auf. Im Reiter „Abrechnung“ können Sie alle abrechnungsrelevanten Angaben erfassen. Anschließend kann der Antrag auf Vergütung der Reisespesen ausgedruckt, unterfertigt und gemeinsam mit den Originalbelegen im Dienstweg weitergeleitet werden.

Die Rechnungslegungsfrist beträgt 6 Monate.

Bitte beachten Sie auch, dass bei manchen Originalzahlungs- oder Kreditkartenbelegen Angaben aufscheinen, die für die Reiseabrechnung nicht erforderlichen sind. Gerne können Sie diese Daten (zB andere Kaufnachweise, Kontosalden usw.) zum Schutz Ihrer Privatsphäre schwärzen.

 

Reisekostenvergütung für externe Personen / Personen mit ruhenden Dienstverhältnissen zur LFU

Für externe Personen sowie Personen mit ruhenden Dienstverhältnissen (z.B. während einer Bildungskarenz/Mutter-Väterkarenz usw.) können in Bedarfsfall Reisespesen mit folgendem Formular vergütet werden.

Es besteht kein Rechtsanspruch auf Vergütung von Reisespesen für diese Personengruppen.

 

Reisekostenzuschuss / Reisekostenersatz / Reisekostenvergütung im Rahmen von Dienstweg / Dienstgang und Freistellung

Im Rahmen von Freistellungen, Dienstwegen oder Dienstgängen kann ein Reisekostenzuschuss oder Spesenersatz gewährt werden.

Es besteht kein Rechtsanspruch auf Erstattung der angefallenen Reisekosten!

Bitte beachten Sie, dass im Fall von Freistellungen ohne Vorliegen eines genehmigten Freistellungsantrages kein Reisekostenzuschuss ausbezahlt werden kann! Im Fall von Dienstwegen oder Dienstgängen ist keine Beantragung über VIS:online erforderlich.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang die fakultätsinternen Richtlinien, die Rechnungslegungsfristen und die Möglichkeit Daten, die nicht die Reisevergütung betreffen, zu schwärzen. Eine Refundierung von Auslagen im Rahmen einer Freistellung ist nur möglich, wenn ein genehmigter Freistellungsantrag vorliegt.


Formular Reisekostenersatz im Rahmen einer Freistellung/Dienstweg oder Dienstgang


Reisemittel

Bei der Wahl des Reisemittels sind die Grundsätze der Sparsamkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit zu berücksichtigen. Es wird angenommen, dass im Regelfall die An- und Abreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln möglich und zumutbar ist.

Bitte beachten Sie, dass die Übernahme von Reisespesen durch externe Stellen (z.B. Ministerium) dem Reisemanagement der Personalabteilung bekannt gegeben werden muss.


Dienstwagen als Reisemittel:
Bei von der LFU bereitgestellten PKWs (Dienstwagen) können lediglich Tankrechnungen refundiert werden. Die Verrechnung von Kilometergeld ist nicht möglich.

Bei der Verrechnung von Tankbelegen für Dienstwagen, bitte immer das Kennzeichen mit dem Hinweis "Dienst-KFZ" anführen und über die Finanzabteilung mittels Adjustierungsblatt abrechnen.

 

Mietwagen für dienstliche Zwecke:
Mietwagen können – wenn dies unbedingt erforderlich ist (z.B. zum Transport großer Gerätschaften etc.) - für dienstliche Zwecke gemietet werden. Die zusätzlichen Kosten sind vom Institut/der Organisationseinheit zu tragen und können nicht über die Reiseabrechnung des Fahrers/der Fahrerin geltend gemacht werden. Die BBG (Bundesbeschaffungsgesellschaft) hat einen Vertrag mit der Firma Denzel und mit der Firma Europcar für Mietwagen/Carsharing innerhalb von Österreich abgeschlossen. Nähere Informationen finden Sie unter folgenden Links:

 

 

In begründeten Ausnahmefällen kann die Benützung anderer Verkehrsmittel als des billigsten öffentlicher Verkehrsmittel genehmigt werden. Die Wahl eines der folgenden Reisemittel ist in jedem Fall zu begründen!

 

Flugreisen:
Die Kosten einer Flugreise können übernommen werden, wenn das Reiseziel mind. 500 km entfernt ist und zusätzlich mind. eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:

  • Wesentliche Zeitersparnis
  • Überwiegendes dienstliches oder soziales Interesse (z.B. Betreuungspflichten)
  • Flug ist günstiger als Zug (inkl. notwendiger zusätzlicher Spesen)
  • Schwere Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln

Privat-PKW als Reisemittel:
Reisen mit dem Privat-PKW (Kilometergelder) können ersetzt werden, wenn kein Dienstwagen zur Verfügung steht und zumindest eine der folgenden Voraussetzungen vorliegt:

  • Keine Mehrkosten gegenüber öffentlichen Verkehrsmitteln
  • Transport von sperrigen/schweren Gegenständen
  • Erheblich kürzere Reisezeit
  • Schwere Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln

Taxifahrten:
Taxirechnungen können ersetzt werden, wenn zumindest eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:

  • Schweres/sperriges Reisegepäck
  • Wegstrecke von mind. 1 km und ein Massenbeförderungsmittel ist in angemessener Wartezeit nicht verfügbar
  • Körperliche Gebrechen
  • Abreise- bzw. Ankunftszeit von Flug/Bahn liegt zwischen 22.00 und 06.00 Uhr


 

Reiseplanung und Reiseabrechnung

Hier finden Sie wichtige Informationen zur Planung Ihrer Dienstreise:


Tagsätze, Tagesdiäten, Taggeld

  Übersicht über die In- und Auslandstarife der Reisegebührenvergütung 

 


VIS:online

Die Beantragung und Bewilligung von Freistellungen und Dienstreisen bis zur Dauer von maximal einem Monat erfolgt ausschließlich über VIS:online. Auch das vorbefüllte Abrechnungsformular für Ihre Dienstreise können Sie dort aufrufen und ergänzende Informationen eingeben.

Unter den Schlagworten Dienstreiseantrag, Schätzung der Reisekosten, Abrechnung von Dienstreisen sowie unter Fragen und Antworten zu Dienstreisen über VIS:online finden Sie weitere Informationen zur Nutzung des VIS-online Reisetools.


Werkverträge und Reisekosten

Bei einem Werkvertrag wird ein konkretes Werk, das weisungsfrei erstellt und zu einem bestimmten Termin übergeben wird, gegen den Erhalt eines Pauschalhonorars inkl. aller Nebenkosten (z.B. Barauslagen, Materialkosten, Reisekosten, Übernachtungskosten, etc) vereinbart.

Bitte beachten Sie daher, dass (weitere) Reisekosten, die im Zusammenhang mit der Erstellung des vereinbarten Werkes stehen, nicht separat abgerechnet werden können und bereits mit dem Pauschalhonorar abgegolten sind.



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