FAQ

Mes frais de voyage sont moins chers que la somme allouée mais les frais d’hôtel plus élevés, puis-je interchanger les sommes ou payer le surplus des nuits d’hôtel avec le reste du budget ?

Non, une somme n’est pas interchangeable, les frais de voyage sont distincts des frais d’hôtel. Si la somme allouée est de 350€ et que le vol coûte finalement 300€, vous serez remboursé de 300€ ; de même que si la nuit d’hôtel coûte 50€ et qu’on vous a attribué un maximum de 75€/nuit, vous serez remboursé de 50€.

Est-il possible de rembourser ma facture de taxi ?

Non, le Pôle interdisciplinaire ne prend pas en charge les factures de taxi ; il vaut donc mieux les garder, sinon elles seront jetées.

Puis-je vous envoyer mes factures par mail ?

Il nous faut les factures originales par la poste. Les seules factures acceptées par mail sont celles payées en ligne (billet d’avion…) auxquelles il faut fournir un décompte (voir question ci-dessous).
 

Suis-je obligé, en raison de la protection des données, de fournir un relevé de compte ?

Le service de comptabilité de l’université d’Innsbruck exige, pour les paiements effectués sur internet (billet d’avion etc.), un relevé de compte attestant la somme. Il est donc important, pour éviter une correspondance par mail qui ferait perdre du temps, de fournir votre décompte avec les factures originales (le décompte « remplace » les factures originales lorsqu’il s’agit de choses payées par internet). D’autre part, les données ne sont pas transmises à d’autres départements que celui de comptabilité de l’université d’Innsbruck et nous recommandons de rayer les autres sommes ne correspondant pas à celles des factures. Le décompte peut être scanné et envoyé par mail.

La date de mon départ a changé, est-ce que ma demande de subvention est automatiquement annulée ?

Non, si vous prévenez le Pôle.

J’ai perdu les contrats que le Pôle m’a envoyés, que dois-je faire ?

Pour être remboursé, la signature des contrats est OBLIGATOIRE, sans cela pas de remboursement. Il est donc indispensable de bien ordonner ces contrats. Si une perte se produisait, il faudrait tout refaire, ce qui prendrait du temps ; dans ce cas, il faut immédiatement prévenir le Pôle par mail qui verra avec ses partenaires français (Ambassade de France) les solutions envisageables. Le Pôle décline toute responsabilité.

Je n’ai pas respecté le délai pour déposer une demande de subvention, sera-t-elle automatiquement rejetée ?

Le Pôle a besoin de temps pour vérifier toutes les données de la demande et voir avec ses partenaires français (Ambassade de France) la suite (positive ou négative) à donner. Si la demande est faite au dernier moment, il est fort probable que le temps manque et que la réponse soit négative. Une demande faite après le voyage est catégoriquement refusée.

Pourquoi une description du programme est-elle nécessaire ?

Nous avons besoin de comprendre pourquoi vous avez besoin de notre soutien financier, 5 lignes ne suffisent pas à savoir de quoi il s’agit, détaillez donc le plus possible votre projet etc. Nous vous recommandons même de fournir, par mail ou par la poste, un programme etc.

Si mes frais d’hôtel par nuit sont à  - ou inférieurs à - 45€, est-il possible de demander 5 nuits ?

Oui, le plafond étant 225€ pour la totalité des frais d’hébergement.