Frequently asked Questions


General Questions

A_01_001Why can’t I log in with my user name and my password?

All member of the University of Innsbruck can log in with their user name and their “mail password” at .

  • You have made a typing mistake: All letters of your user name must be written in lower case.
  • You forgot your e-mail password: for reasons of data privacy - you must come in person to the User Support of the ZID and present your student card – or ID if you are an employee at the university. There the changed password can be reset to the initial password for one or more services; this password can be used from the next day. Should you – contrary to the recommendations – still use your initial password, you can also request it from the user support. Information about the password can be found here.
  • Your user name has expired:Maybe you haven’t paid your tuition fees on time. In this case, please contact the local User Support.
  • You are working with a project account:: In this case the “OLAT service” may not have been activated automatically. In this case too, please contact the local User Support.
A_01_002When are courses deleted?

Online courses remain active for the duration of the course and the following three semesters at the longest (to the end of February or end of September resp.), then they can be deactivated by the course owner. After a 30-day period, the course owner can permanently delete the course

ATTENTION: Deleted courses CANNOT be reactivated. If you still need content, you have to save it within the 30-day period. A data archiving tool is available for this purpose; you can also copy the course elements and/or data into a more current course.

A_01_003Do external lecturers/students also have access to OpenOlat?

Only employees of the university and degree students with a valid user name have access to OpenOlat. External lecturers/students can apply for a project-related user account at the ZID (Information Technology Services) via the institute.

A_01_004How can I change the system language in OpenOlat?

Log in to OpenOlat. Click on your avatar at the top right.

  • Select System settings under the heading “Configuration”. You are now in the system settings.
  • Now select your desired language under Language. You can choose between German, English, Italian, French or Spanish.
  • Click on Save.

To make the changes visible, you have to log out and log back into OpenOlat.

A_01_005My browser doesn’t display OpenOlat correctly! What can I do?

Please make sure that

  • your browser accepts session cookies
  • JavaScript is activated

IMPORTANT:If OpenOlat still doesn’t work properly in your browser, please delete your cache including cookies and reload the page.

Deleting the cache in Firefox

  • Click on the Menu (right upper corner) and select Options.
  • Select Privacy & Security.
  • Go to Cookies and Site Data and click on Clear Data.
  • Go to Cookies and Site Data and click on Clear Data.

Deleting the cache in Chrome:

  • Click on the hub icon in the main menu (3 dots at the top right corner).
  • Select “Settings”.
  • Select “Clear browsing data” from the list. Tick “Cached images and files”. and “Cookies and other site data.
  • Click on “Clear data"
A_01_006I can’t find my course. What am I doing wrong?

You can find OpenOlat courses in which you participate as a student in the section Courses under the tab My courses. If you cannot find the relevant course there, please contact your course lecturer to make sure that he/she has confirmed your registration in LFU:online.

IMPORTANT: Only when your registration for a course has been confirmed will you have access to the respective OpenOlat-course! It may take up to 24 hours for your registration to be recorded by the OpenOlat-system.

Questions for Lecturers

A_02_001How can I create an OpenOlat course?

You can create your courses directly in OpenOlat by using the course wizard. The HelpCard 10-010 offers step-by-step instructions. Another option is filling in the form: Kursanlage und optionale Kursmigration.

IMPORTANT: Olat-courses can only be created by lecturers having a valid user account!

A_02_002Do I have to enter the students into my OpenOlat course by hand?

If the course is created using the “user synchronisation with VIS:online” option, students are automatically registered for your course once the registration and the corresponding course has been confirmed in You can also add further students with VIS:online. Should you not be able to add students this way, it is also possible to do so using the “Members management” of the respective OpenOlat course.

A_02_003Where can I find my OpenOlat courses?

OpenOlat-courses for which you are entered as owner, are found in the tab “My entries” in the “Authoring” area.
TIP: To access your OpenOlat courses faster, you can simply create a “bookmark”. To do this, activate the flag shown on the left. Red flags indicate favourites that have already been activated. You can find the favourites under the menu item “Favourites”.

A_02_004Are training courses on OpenOlat offered? Are there also individual training courses?

Yes! Information on the course offer can be found on the page of the Staff Development department. There is an area called “Digital Media”. There you can find all training courses/workshops offered by the Department of Digital Media and Learning Technologies.

Individual trainings can be arranged for a minimum of five participants. Please contact the eCampus Helpdesk directly.

A_02_005Can deleted files be recovered?

Deleted files cannot be restored, but must be uploaded again by the lecturers.

A_02_006I would like to create several courses with a similar structure! Can OpenOlat courses be copied?

Yes, with the function "Copy from” you can copy elements of your own courses.
NOTE: If you want to copy an OpenOlat course of another instructor, you must be added as additional owner by the respective owner.

A_02_007I want to give another instructor administrative rights for my OpenOlat-course. What do I have to do?

You can do this via the member management of the respective course, add a member there and assign this user the rights of an “owner”.

A_02_008I would like to have an e-tutor to help me with my work in OpenOlat! How can I assign more rights to a student?

You can do so via the member administration of the respective course, add a member there and assign the rights of a “owner”.
TIP: The Department for Digital Media and Learning Technologies can help you to find a trained eTutor.

A_02_009I have added a student later to my course, but he/she still doesn’t appear in OpenOlat! How is that possible?

If you have successfully enrolled your students in the course (on VIS:online), they will be automatically added in OpenOlat. This synchronization takes place several times a day at fixed time intervals and can take up to 24 hours in individual cases!
Note: The registration of the students in VIS:online must have been confirmed to allow for a synchronization.

A_02_010As a guest professor, I have no user data for the University of Innsbruck! What can I do to get access to OpenOlat?

You cannot access OpenOlat without user name. You must therefore insist on getting a valid user account at the institute you are lecturing for. The application for a user account must have been approved in advance by your institute so that the Information Technology Services (ZID) can create a user ID for you. Once your user account has been activated, it can take up to 24 hours before you get access to OpenOlat.

A_02_011I have problems uploading certain files! What can be the reason for this?

Please make sure that the file name does not contain any special character (such as !"§$%&/()=?) or umlauts. Furthermore, please avoid spaces in the file names and connect words, for example, with a hyphen or underscore (e.g.: "Einfuehrung-in-die-Literaturwissenschaft.pdf" or "Einfuehrung_Literaturwissenschaft.pdf").

Questions for Students

A_03_001How do I get access to the course/How can I enrol?

Students must register online for the course via LFU:online. If your registration has been confirmed under “My course bookings”, you will be automatically registered in the associated OpenOlat course, as long as your course has already been created by your course lecturer. Click on “OLAT” to access your OLAT-courses under “My course bookings”. You can also log into OpenOlat at Under the tab “My Courses” in “Courses” you will see all OpenOlat-courses you are registered for.
IMPORTANT: Only when your registration for a course has been confirmed, you will have access to the respective OpenOlat-course! Your registration in the OpenOlat-system may take up to 24 hours.

A_03_002How can I cancel my registration for a course?

Students cannot cancel their registrations for a OpenOlat-course themselves. If you still wish to cancel your registration, you have to contact your course lecturer so that he/she can delete your registration.
IMPORTANT: The registration is not cancelled in OpenOlat; the confirmation of the registration must be deleted in the VIS:online of the student, since OpenOlat is synchronised with the database of registrations.

A_03_003I would like to take an exam and need access to the latest documents. How do I get access to the course?

In principle, the registration for exams takes place via the course catalogue or LFU:online and not in OpenOlat. However, in order to get access to an OpenOlat-course, you must first register for the respective course in the course catalogue. Only when “Booking confirmed” is displayed, you will be automatically registered for the respective OpenOlat-course within the next 24 hours.
NOTE: Activation in OpenOlat can take up to 24 hours.

A_03_004Are information events also offered for students?

Information events for the e-learning offer of the University of Innsbruck are always offered at the beginning of the winter semester (well-informed into your study programme) Students can attend the eTutoring@uibk course and be trained as e-tutor.

A_03_005I am not a degree student at the University of Innsbruck! Can I still access OpenOlat?

No! To access OpenOlat you need a valid user account at the University of Innsbruck. You can get it only with an admission to study. For more information on an admission to study, please contact the University Admission Department. One exception are courses that have been released for guests. Register at for getting a guest user access. There you will see a list of all learning resources that have been released for guests.

A_03_006How can I send an e-mail to all participants of my OpenOlat course?

You cannot sent an e-mail to all participants from an OpenOlat courses.

Preparation of electronic exams

General Questions

B_01_001What lead time do I have to allow for an electronic exam?

It depends on the form in which your questions are at hand, because the creation or preparation of the questions is what is most time-consuming in comparison. Basically, we assume that the creation of an examination in OpenOlat (incl. questions) requires a lead time of two to three weeks. In particular if you use OpenOlat testing for the first time, you should make sure to allow for a sufficient time buffet to e.g. go through the test with a colleague before the actual exam to find possible mistakes.

B_01_002In my course is a participant with a hearing, visual or other impairment, who cannot take the exam in the form intended.

Please contact Office for the Disabled. For technical questions contact the eCampus Helpdesk:


B_02_001I am familiar with the terms “open-book” and “online exam”, but I need some tips for the actual implementation.

The simplest variant of an open book exam is a test in an OpenOlat course. There is a question type called “file upload”, where the students can upload finished documents (e.g. within a time limit). You also have the opportunity to precede the exam by a sworn declaration and/or check the handed-in documents with PlagScan.
Further informations on open-book examination are available in the course "E-Assessment@uibk".

Examinations with OpenOlat

B_03_001Is there a sample test I can look at?

Information on test creation and an exercise text can be found in the open E-Assessment@uibk course.

B_03_002Which course elements should I use for my exam?

There are various options for setting up a test in OpenOlat, depending on your requirements. Ideally the “Test” module should be used.

B_03_003I saved my questions in Word. Can I easily import them to Open Olat?

There is no import from Word, but you can import from Excel file format.

B_03_004What do I have to consider when using the Task Element so that students can also upload their files?

Please go step-by-step through all the settings in the “Workflow” tab and configure it according to your wishes. Also make sure that you add a task in the form of a file in the “Task” tab. Without this file, the Task Element is not complete and therefore not displayed to the students.

B_03_005What is the question pool? Should I use it? What are the advantages and disadvantages?

The question pool gives you the opportunity to flexibly integrate questions into different tests. You can create and manage your questions centrally in the question pool and also share them with other authors. After you have created your questions directly in the questions pool, you can import them into a test and integrate them into your course via a corresponding course element.

Technical problems during an exam

B_04_001How stable is the OpenOlat as examination portal in general? I.e., if 250 people are logged in a the same time to write an exam, is there a considerable danger of a system crash?

Technically there is no difference if one student takes an exam or works on a document: during the day there are always a few hundred people in the system at the same time. An examination does not use any additional resources per se. The systems are stable and continuously adapted to the requirements. Failures in OpenOlat only occur when the power is gone.
More of a logistical challenge will be, if you want to use the virtual classroom during the exam (accompanying), i.e. to check presence or answer student questions that may arise during the exam. In this case we recommend splitting the group of participants into manageable numbers. You can carry out this grouping via exam groups.
Nevertheless, we recommend that you provide a suitable replacement scenario in the event of an interruption. It can always happen (especially now when the lines are used at full capacity at home) that the students’ Internet connection is interrupted. Additional dates and/or alternative examination methods would have to be provided for such cases, but that should always happen anyway.

Webkonferenzen mit BigBlueButton

Allgemeine Fragen

C_01_001Wer kann BigBlueButton online Meetings erstellen?

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universtität Innsbruck können BigBlueButton-Meetings erstellen. Dabei stehen zwei Optionen zur Verfügung:

Bitte beachten Sie: Studierenden können keine BigBlueButton-Räume erstellen. Studierende können aber das Webkonferenzwerkzeug Easyconference verwenden.

C_01_002Welchen Internetbrowser soll ich verwenden?

Wir empfehlen die Verwendung von Google Chrome (beziehungsweise den Open-Source Derivat Chromium). Mit den Browsern Microsoft Edge und Safari kann es zu Problemen bei der Aktivierung der Webcam, oder Bildschirmfreigabe kommen.

Sollten Sie einen anderen Browser als Chrome nutzen und auf Fehler oder Probleme stoßen, probieren Sie bitte zuerst einmal aus, ob sich dieses Verhalten mit dem Webbrowser Chrome ebenfalls zeigt. Falls sich die Probleme damit nicht zeigen, dann folgen Sie bitte unserer Empfehlung und nutzen diesen Browser für Ihre BigBlueButton Meetings.

C_01_003Kann ich eine Webkonferenz im Hörsaal durchführen und die vorhandene Ausstattung (Kamera und Mikrofone) verwenden?

Ja das ist in einigen Hörsälen möglich. Unter dem folgenden Link finden Sie eine Anleitung dazu.

Fragen für die Moderation

C_02_001Wie viele Personen können an einem BigBlueButton Meeting teilnehmen?

Es sind Meetings mit bis zu 150 TeilnehmerInnen möglich , wenn alle TeilnehmerInnen, außer der/dem ModeratorIn, die Webcam deaktiviert haben. Die TeilnehmerInnenanzahl reduziert sich auf etwa 30, wenn die TeilnehmerInnen ihre Webcams aktiviert haben.

C_02_002Gibt es Schulungen zum Thema Webkonferenzen?

Ja. Über das Programm der Personalentwicklung (im Bereich "Digitale Medien") werden Schulungen zum Thema Webkonferenzen angeboten.

C_02_003Wie erhalten meine TeilnehmerInnen Zugang zum Meeting?

Wenn Sie den Baustein "Virtuelles Klassenzimmer" in ihren OpenOlat-Kurs einbinden, so erhalten die Kursmitglieder direkt über den Baustein Zugang zum BigBlueButton-Meeting.

Haben Sie auf ihr Meeting erstellt, dann können Sie von dort den Meetinglink kopieren und an ihre Teilnehmenden verschicken.

C_02_004Soll ich meine Präsentation hochladen, oder über die Bildschirmfreigabe zeigen?

Präsentation hochladen: Beim Hochladen von Powerpointfolien kann es vorkommen, dass die Formatierung nicht korrekt übernommen wird. Aus diesem Grund empfehlen wir, die Präsentation als PDF abzuspeichern und dann in BigBlueButton hochzuladen.
Bitte beachten Sie: Nach Beenden des online-Meetings werden hochgeladene Präsentationen NICHT im Meetingraum gespeichert. Für das nächste Meeting müssen Sie diese auch erneut hochladen.

Bildschirmfreigabe: Die Bildschirmfreigabe kann dann ein gute Wahl sein, wenn Sie eine Powerpointpräsentation mit Animationen verwenden. Allerdings sehen Sie während der Präsentation nicht, ob die Teilnehmer beispielsweise in den Chat schreiben (Tipps dazu finden Sie in der nächsten Frage).

C_02_005Kann ich meinen Bildschirm freigeben und gleichzeitig sehen, was in meinem Meetingraum passiert?
  • Zwei Monitore: Wenn Sie an ihrem Rechner einen zweiten Monitor anschließen, dann können Sie den Inhalt der Bildschirmfreigabe auf einen Monitor anzeigen und das Online-Meeting auf dem anderen.
  • Zwei Fenster: Wenn Sie nur ein Gerät zur Verfügung haben, so gibt es einen Trick (siehe Erklärvideo), um gleichzeitig das BigBlueButton-Meeting als auch die Powerpoint-Präsentation im Bild zu haben.
  • Zwei Geräte: Eine weitere Alternative wäre, dass Sie mit zwei verschiedenen Geräten in das Meeting einsteigen. So können Sie auf dem einen Gerät die Bildschirmfreigabe durchführen und auf dem anderen Gerät sehen Sie das Online-Meeting.
C_02_006Meine Bildschirmfreigabe ist blockiert, was kann ich machen?

Im Browser Firefox kann es passieren, dass man sich versehentlich selbst die Funktion der Bildschirmfreigabe blockiert. Sie können diese Blockade in den Browsereinstellungen selbst entfernen, eine Anleitung finden Sie hier.

C_02_007Ich habe eine Audio- oder Videodatei auf meinem Rechner und möchte diese in meinem Meeting abspielen. Wie geht das?

Derzeit kann das Video/ die Audiodatei nicht direkt über die Bildschirmfreigabe abgespielt werden, da hier der Ton nicht hörbar ist. Die folgende Anleitung bietet jedoch eine Möglichkeit Audio/Videodateien abzuspielen.

C_02_008Ich möchte ein Meeting mit einer großen Teilnehmeranzahl (+120 TN) durchführen, welche Einstellungen werden dafür empfohlen?

Wenn Sie ein Meeting mit einer großen Teilnehmeranzahl (mehr als 120 Teilnehmer) durchführen, so sollten Funktionalitäten sehr reduziert eingesetzt werden, um eine möglichst stabile Übertragung zu ermöglichen. Wir empfehlen folgendes:

  • Webcams: Webcams sollen nur beim Vortragenden zum Einsatz kommen. Für Teilnehmer sollte die Funktion gesperrt werden.
  • Mikrofon: Hier gilt das gleiche wie beim Einsatz von Webcams, nur der/die Vortragende sollte diese verwenden. Für Teilnehmer sollte das Mikrofonrecht gesperrt werden. ( Einzelne Teilnehmer können freigeschaltet werden).
  • Teilnehmerliste: Deaktivieren sie „Andere Teilnehmer in der Teilnehmerliste sehen“.
  • Vermeiden Sie den Einsatz des Mehrbenutzermodus im Whiteboard.
  • Chat: Wird sehr viel im Chat geschrieben, so ist es durchaus hilfreich den Chatverlauf von Zeit zu Zeit zu löschen. Auch die Verwendung eines externen Chat-Tools ( ) kann überlegt werden.
  • Geteilte Notizen: Die gleichzeitige Verwendung der geteilten Notizen kann bei einer großen Teilnehmerzahl zu Problemen führen.

Im online Meetingraum können Sie unter "Teilnehmerrechte einschränken" alle (oben empfohlenen) Einstellungen durchführen


Sollte es zu Problemen kommen, so kann es hilfreich sein, das Meeting zu beenden und neu zu starten.

Fragen für Teilnehmende

C_03_001Wie kann ich mich für eine online Session vorbereiten?

Die Checkliste für Teilnehmende beinhaltet wichtige Tipps und Hinweise für die erstmalige Benutzung von BigBlueButton. Idealerweise verwenden Sie ein Headset und achten darauf, eine möglichst stabile Internetverbindung zur Verfügung zu haben. Generell empfehlen wir die Verwendung des Browsers Chrome.

C_03_002Ich kann nichts hören, was kann ich tun?
  1. Klicken Sie auf das Icon "Audio beenden" um Ihre Audioverbindung zu trennen. Klicken Sie danach nochmal auf dasselbe Icon um Ihre Audioverbindung erneut herzustellen.
  2. Hier haben Sie nun erneut die Möglichkeit "mit Mikrofon" beizutreten und mittels Echotest ihre Audioeinstellungen zu kontrollieren.
  3. Wenn Sie beim Echotest auf "Nein" klicken, so kommen Sie in ihre Audiokonfiguration und können dort nochmals kontrollieren, ob die richtigen Geräte (Mikrofon und Lautsprecher) ausgewählt sind.
  4. Wenn danach die Audioeinstellungen immer noch Probleme bereiten, dann steigen Sie ganz aus dem Online-Meeting aus und steigen Sie wieder neu ein.
C_03_003Ich kann meine Webcam nicht freigeben, was kann ich tun?
  1. Fragen Sie zunächst einmal beim Moderator/der Moderatorin nach, ob die Webcam für Teilnehmende freigeschaltet wurde.
  2. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Webcam angesteckt haben und auch freigegeben haben.
  3. Wenn Sie einen anderen Browser als Chrome verwenden, so kann es sein, dass die Freigabe der Webcam verweigert wird. Steigen Sie über den Browser Chrome in das Meeting ein und probieren Sie erneut ihre Webcam freizugeben.
  4. Kontrollieren Sie ihre Internetverbindung, wenn diese zu instabil ist, so kann es sein, dass eine Freigabe der Webcam nicht möglich ist.

Fragen zum Virtuellen Klassenzimmer in OpenOlat

C_04_001Wann empfiehlt es sich den Baustein "Virtuelles Klassenzimmer" zu verwenden?

Grundsätzlich empfiehlt es sich den Baustein "Virtuelles Klassenzimmer" zu verwenden, um Ihre Lehrveranstaltung online und interaktiv durchzuführen. Zwar besteht die Option, BigBlueButton auch außerhalb von OpenOlat zu verwenden, jedoch erleichtert der Baustein "Virtuelles Klassenzimmer" die Nutzung für Lehrende und Studierende, da der Zugang über den jeweiligen OpenOlat-Kurs erfolgt und keine Meetinglinks an alle Teilnehmenden verschickt werden muss.

C_04_002Kann ich mehrere Bausteine "Virtuelles Klassenzimmer" in einem OpenOlat Kurs anlegen?

Ja das ist möglich. Wenn es in einem Kurs mehrere Kursbesitzer gibt, oder mit mehreren Gruppen (und verschiedenen Online-Terminen je Gruppe) gearbeitet wird, dann kann die Verwendung von mehreren Baustein eine große Hilfe sein, um eine bessere Übersicht zu behalten.

C_04_003Kann ich eine externe Person zu meinem Meeting im virtuellen Klassenzimmer hinzufügen?

Ja das ist möglich. Verwenden Sie dazu bei der Konfiguration des online Termins die Raumvorlage "Gastvortrag". Weitere Informationen finden Sie hier (Helpcard: 30-191 Virtuelles Klassenzimmer für externe Personen und Gäste freigeben).

C_04_004Was ist der Unterschied zwischen "Freigabe für Gäste" und "Freigabe für externe Personen"?

Freigabe für Gäste: Wenn Sie ihren OpenOlat-Kurs für Gäste freigeben (siehe Helpcard 10-071 Kurse für Gäste freigeben), dann haben Sie im Baustein "Virtuelles Klassenzimmer" zusätzlich die Möglichkeit einzelne online Termine ebenfalls für Gäste freizugeben. Damit können alle Personen, die den OpenOlat-Kurs kennen (bzw. über den Gastzugang auffinden), die Möglichkeit dem entsprechenden online Meetingtermin beizutreten.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie Kurse für Gäste freigeben, dann machen Sie die Inhalte des Kurses öffentlich zugänglich, denn für den Gastzugang ist keine Anmeldung mit Benutzerkennung notwendig. Freigabe für externe Personen (Raumvorlage: Gastvortrag):

Wenn Sie die Raumvorlage "Gastvortrag" verwenden, dann wird ein zusätzlicher Meetinglink erzeugt. Sie können diesen Link dann an die entsprechenden externen Personen weiterschicken, damit diese dann direkt dem BigBlueButton Meeting beitreten kann (ohne Zugang zum OpenOlat-Kurs zu erhalten). Dieses Option empfiehlt sich vor allem dann, wenn Sie als Lehrende/Lehrender einmalig einen Gastvortragenden in ihre online Lehrveranstaltung einladen möchten.

C_04_005Welche Alternativen gibt es, wenn meine Lehrveranstaltung mehr als 150 Studierende hat?

Wenn Sie mehr als 150 Teilnehmer haben, so empfiehlt es sich Livestreaming durchzuführen. Im Idealfall geschieht dies über die entsprechend ausgestatteten Hörsäle (weitere Informationen finden Sie hier). Sollte kein Hörsaal zu dem/den entsprechenden Terminen frei sein, kontaktieren Sie bitte die die Abteilung Digitale Medien und Lerntechnologien. Um eine Interaktion mit den Teilnehmenden aus dem Livestream zu ermöglichen, können Sie ergänzend Werkzeuge wie ARSnova zur Verfügung stellen.

C_04_006Ich habe die Aufzeichnung im Baustein "Virtuelles Klassenzimmer" publiziert, beim Öffnen gibt es aber eine Fehlermeldung, was kann ich tun?

In diesem Fall ist das Video noch nicht fertig verarbeitet. Versuchen Sie das Video zu einem späteren Zeitpunkt (z.B. am nächsten Tag) zu öffnen. Unter können Sie sich mit ihrer Benutzerkennung anmelden und sehen dort ihre Aufzeichnungen aufgelistet. In der Spalte "Status" können Sie sehen ob ihr Video noch "In Verarbeitung" oder schon "Verarbeitet" ist. Wenn sich ihre Aufzeichnunge mehrere Tage "in Verarbeitung" befindet, oder die Verarbeitung abgebrochen wurde, beziehungsweise der Status einen Verarbeitungsfehler anzeigt, dann schreiben Sie bitte an .

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