FAQ's


  1. In welches Geschäftsjahr werden externe Rechnungen - speziell während des Jahreswechsels (Dezember bis Februar des Folgejahres) - seitens der Buchhaltung erfasst und welches Budget wird somit belastet?

  2. Werden offene Bestellungen des Vorjahres bzw. Teile davon bei den Budgetüberträgen berücksichtigt?

  3. Wo wird in den Berichten der tatsächliche Zahlungszeitpunkt ausgewiesen?

  4. Bei der Verbuchung einer Rechnung stellt sich heraus, dass einzelne Positionen entgegen dem Kostenvoranschlag die € 400,00 Grenze nicht überschreiten und daher auf dem Ansatz A3-Sachaufwand verbucht werden, obwohl das Budget für diese Anschaffung von der Fakultät auf dem Ansatz A1-Investitionen zugewiesen wurde.

  5. Fehlermeldung: "Keine Daten zur angegebenen Auswahl selektiert"

  6. Was versteht man unter "Kontierungsobjekte" und wozu werden diese benötigt?

  7. Welche SAP-Objekte der Budgetierung gibt es und wozu werden diese benötigt (Fonds, Finanzstelle, Finanzposition)?

  8. Wie sind einzelne SAP-Objekte (Kontierungs- bzw. Budgetierungselemente) im System miteinander verbunden?

  9. Fehlermeldung beim Aufruf von PS- oder CO-Auftragsberichten: "Der Bericht enthält keine Daten. Bitte überprüfen Sie das Selektionsprotokoll."

  10. Kann sich die SAP-Kontierung eines Drittmittelprojektes während der Projektlaufzeit ändern?

  11. Was passiert mit Projektguthaben auf Drittmittelprojekten nach der Projektlaufzeit?

  12. Was darf aus §27 Vermögenskonten finanziert werden?





1. In welches Geschäftsjahr werden externe Rechnungen - speziell während des Jahreswechsels (Dezember bis Februar des Folgejahres) - seitens der Buchhaltung erfasst und welches Budget wird somit belastet?


Für die Budgetbelastung bezogen auf das Finanzjahr sind folgende Vorgaben relevant:

  • Primär maßgebend ist das Ausstellungsdatum der Rechnung bzw.
  • in weiterer Folge der Stichtag für den Buchungsschluss für externe Rechnungen durch die Finanzbuchhaltung – i.d.R. Ende Jänner.

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Es ist daher speziell in der Übergangsphase von den Verantwortlichen der Organisationseinheiten erforderlich, zu prüfen, ob die erfassten Buchungen ins alte oder ins neue Finanzjahr fallen. Noch offene Obligos im alten Finanzjahr sollten auf ihren Bedarf geprüft werden und gegebenenfalls die Löschung dieser in der Finanzbuchhaltung veranlasst werden.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass die Budgetübertrage ins folgende Finanzjahr generell erst nach definitivem Buchungsschluss (= Bilanzerstellung durch die Finanzbuchhaltung) - daher i.d.R. nicht vor Ende März des Folgejahres - erfolgen kann.

Rückfragenhinweis: guenter.schneiderbauer@uibk.ac.at


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2. Werden offene Bestellungen des Vorjahres bzw. Teile davon bei den Budgetüberträgen berücksichtigt?


Offene Bestellungen (= Obligos) des Vorjahres bzw. Teile davon können im Rahmen des Budgetübertrages nicht berücksichtigt werden, da diese Mittel im System als Verfügungen (= bereits verbrauchte Budgetmittel) ausgewiesen werden.

Es ist daher von den Organisationseinheiten – speziell während der Übergangsphase - erforderlich, die offenen Obligos auf ihren Bedarf zu prüfen und gegebenenfalls die Löschung dieser in der Finanzbuchhaltung zu veranlassen. Durch die Löschung werden die für die Bestellung reservierten Mittel im System wieder freigegeben und können anschließend im Rahmen des Budgetübertrags berücksichtigt werden.

Rückfragenhinweis: guenter.schneiderbauer@uibk.ac.at


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3. Wo wird in den Berichten der tatsächliche Zahlungszeitpunkt ausgewiesen?


Folgende Typen von Geschäftsfällen sind in diesem Fall zu unterscheiden:


3.1 Rechnung von Externen (= Kreditorenbuchungen)

Grundsätzlich gilt hier: Zeitpunkt der Verbuchung Zahlungszeitpunkt.

Der Zahlungszeitpunkt orientiert sich primär am Zahlungsziel des Lieferanten. Die Rechnung wird zwar von der Buchhaltung verbucht und wird auch als Aufwand im Berichtswesen ausgewiesen, die tatsächliche Zahlung der Rechnung erfolgt aber erst nach Ablauf der Frist für das Zahlungsziel.

Beispiel:

Eine Rechnung datiert mit 02.08.2006 - als Zahlungsziel wurden 30 Tage netto vereinbart - langt in der Buchhaltung ein und wird am 11.08.2006 im System erfasst.

Durch die Verbuchung der Rechnung wird der Geschäftsfall im Berichtswesen als Aufwand ausgewiesen und in weiterer Folge das Budget der betroffenen Organisationseinheit belastet.

Die tatsächliche Überweisung an den Lieferanten erfolgt erst nach Ablauf der Frist für das Zahlungsziel, in unserem Beispiel somit nach Ablauf von 30 Tagen ab Rechnungsdatum (= 01.09.2006).

Bei Kreditorenbuchungen wird der Zeitpunkt, an dem die Rechnung bezahlt wurde, in der Spalte ‚Ausgleich’ angezeigt. Kreditoren sind zB. Lieferanten, Privatpersonen bei Refundierungen etc.


Kreditorenrechnungen:

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3.2 Rechnung an Externe (= Debitoren- bzw. Bankbuchungen)

Bei Debitorenbuchungen wird der Zeitpunkt, an dem der Betrag der gestellten Rechnung eingegangen ist, in der Spalte ‚Ausgleich’ angezeigt. Debitoren sind unsere externen Kunden bzw. unsere externen Auftraggeber etc.


Debitorenrechnungen:

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Bei Bankbuchungen wird der Zahlungszeitpunkt in der Spalte ‚Belegdatum’ angezeigt. Das Belegdatum bezieht sich immer auf das Datum des Kontoauszuges, somit auf den Zeitpunkt des Einlagens von Mitteln auf dem entsprechenden Bankkonto. Bankbuchungen sind über die Spalte ‚Referenz’ zuordenbar (z.B, HYPO = Hypobank, RLB = Raiffeisen etc.).

Bitte beachten Sie, dass bei Bankbuchungen allfällig ausgewiesenen Daten in der Spalte ‚Ausgleich’ irrelevant sind!


Bankbuchungen:

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3.3 Interne Leistungen bzw. CO-Umbuchungen (ZID, UB, Telefonie etc.)

Bei internen Leistungen, wie zB. Rechnung des ZIDs, Fernleihen der UB, interne Telefonkosten etc., erfolgen keine Zahlungen an bzw. von Externe. Bei diesen Geschäftsfällen werden lediglich monetäre Mitteln intern umgeschichtet. Daher wird hier niemals ein Ausgleichsdatum ausgewiesen.

Interne Leistungen werden gekennzeichnet als „Ist-Buchungen im CO“ oder „CO-Umbuchungen“. Der Zeitpunkt, an dem interne Leistungen ausgeglichen wurden, finden Sie u.a. in der Spalte „HHM-Budat“.


Interne Leistungen:

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Rückfragenhinweis: guenter.schneiderbauer@uibk.ac.at


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4. Bei der Verbuchung einer Rechnung stellt sich heraus, dass einzelne Positionen entgegen dem Kostenvoranschlag die € 400,00 Grenze nicht überschreiten und daher auf dem Ansatz A3-Sachaufwand verbucht werden, obwohl das Budget für diese Anschaffung von der Fakultät auf dem Ansatz A1-Investitionen zugewiesen wurde.


Für derartige Geschäftsfälle wurde präventiv ein sog. „Deckungsring“ im System hinterlegt. Der „Deckungsring“ ist ein Instrument der Budgetverfügbarkeitsprüfung in SAP.

Wie funktioniert nun diese Budgetverprüfung im Detail?

Im System wird ein „Deckungsring“ über die Ansätze A1-Investitionen und A3-Sachaufwand eingerichtet. Nun wird bei jeder Buchung das Budget in Summe auf diesen zwei Ansätzen verprüft. Somit ist die Buchung auf dem Ansatz A3-Sachaufwand finanzielle bedeckt, obwohl das Budget auf dem Ansatz A1-Investitionen zugebucht wurde. Der Deckungsring greift natürlich auch bei entgegen gesetzten Fällen (Rechnung wird verbucht auf A1-Investitionen, das Budget wurde aber auf A3-Sachaufwand zugewiesen).

Der „Deckungsring“ als Instrument der Verfügbarkeitsprüfung im Fonds UNI hat somit den großen Vorteil, dass unvorhersehbare Abweichungen gegenüber der Planung ohne zusätzlichen administrativen Aufwand (früher waren Budgetumwidmungen mit vorangehendem Antragsverfahren erforderlich!) im System erfasst werden können. Solche Abweichungen von der Planung treten in der Praxis häufig auf, so zB. wenn

  • der Preis sich gegenüber dem Kostenvoranschlag ändert,
  • nachträglich Rabatte gewährt werden,
  • beim Anschaffungswert zusätzliche Kosten, wie zB. Erwerbssteuer, Einfuhrumsatzsteuer, Transportkosten, Aufstellungskosten etc. nicht berücksichtigt wurden
  • etc.

Rückfragenhinweis: guenter.schneiderbauer@uibk.ac.at


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5. Fehlermeldung: "Keine Daten zur angegebenen Auswahl selektiert"


Eine mögliche Fehlerquelle ist die Auswahl der Parameter in den Selektionsmenüs der diversen Berichte (zB. Finanzkreis, Geschäftsjahr, Fonds, Finanzstelle, PSP-Element, Innenauftrag etc.):

Bitte vergewissern Sie sich, dass sämtliche Parameter in den Selektionsfeldern korrekt befüllt sind. Entsprechende Hilfestellung finden Sie in den Schulungsunterlagen auf unserer Homepage.

Die Meldung „Keine Daten zur angegebenen Auswahl selektiert“ wird vom System auch dann angezeigt, wenn Sie keine Berechtigung zum entsprechenden SAP-Objekt besitzen. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an die diesbezüglich zuständige Stelle, VIS-Gruppe, Markus.Poeschl@uibk.ac.at, DW 23665.


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6. Was versteht man unter "Kontierungsobjekte" und wozu werden diese benötigt?


An der Universität Innsbruck werden folgende Kontierungsobjekte verwendet:

  • Kostenstelle,
  • Innenauftrag und
  • PSP-Element.

Kontierungsobjekte müssen Sie angeben, wenn Sie Bestellungen im VIS (oder direkt im SAP) anlegen, Rechnungen zur Anweisung bringen oder CO-Umbuchungsanweisungen durchführen möchten. Mit Hilfe dieser Kontierungen bestimmen Sie, welche Budgetmittel von welcher Organisationseinheit belastet werden. Somit ändert sich das Kontierungsobjektt je nach gewünschter Budgetbelastung.


6.1 Die Kostenstelle

Für jede Organisationseinheit (Institut, Dienstleistungseinrichtung, Fakultät etc.) der Universität Innsbruck ist eine Kostenstelle eingerichtet. Diese ist 6-stellig und enthält (in der Regel) die Kennung der Organisationseinheit.


Beispiel:

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Eine Auflistung aller aktuellen Kostenstellen finden Sie unter:

http://www.uibk.ac.at/budget-controlling/sap/




6.2 Der Innenauftrag

Der Innenauftrag zeichnet sich durch eine 8-stellige Nomenklatur aus, welche wiederum die Kennung jeder Organisationseinheit enthält (Ausnahmen sind Universitätslehrgänge etc.). Mit Hilfe eines Innenauftrags können Bereiche mit gleichartigem Inhalt zusammenfassend abgebildet werden. Anhand der ersten beiden Stellen der Nomenklatur ist der inhaltliche Schwerpunkt (i.d.R.) ersichtlich.


Beispiel:

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Eine Auflistung aller aktuellen Innenaufträgefinden Sie unter:

http://www.uibk.ac.at/budget-controlling/sap/




6.3 Das PSP-Element

Für jedes Projekt nach § 27 UG 2002 wird eine SAP-Projektnummer, das sog. PSP-Element, vergeben. Dieses setzt sich wie folgt zusammen:


Beispiel:

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7. Welche SAP-Objekte der Budgetierung gibt es und wozu werden diese benötigt (Fonds, Finanzstelle, Finanzposition)?


Für die Budgetverwaltung wurden folgende Objekte eingerichtet:

  • Fonds,
  • Finanzstelle und
  • Finanzpositionen.


7.1 Der Fonds

Die Fonds dienen zur Untergliederung des Budgets nach der Mittelherkunft. Zur übersichtlichen Verwaltung und Abgrenzung der diversen Mittel wurden folgende Fonds eingerichtet:


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7.2 Die Finanzstelle

Die Finanzstelle dient der Abbildung einer Organisationseinheit (zB. Institut) bzw. der Abbildung von - im Hinblick auf die Budgetverantwortung - abgegrenzten Bereichen (zB. Berufungsmitteln, UniInfrastruktur etc.). Die Finanzstellennumerik bleibt in allen Fonds unverändert. Die Struktur ist hierarchisch aufgebaut und besteht aus vier Ebenen:

1 = Universität Innsbruck

2 = Fakultäten

3 = Institute, Dienstleistungseinrichtungen, Uni-Leitung etc.

4 = Arbeitsbereiche, Sonderfinanzierungen etc.


Die Numerik der Finanzstelle wird bei Organisationseinheiten von der Kostenstelle abge-leitet. Diese wird durch die Zahl der entsprechenden Ebene (sowie einem Bindestrich) ergänzt.


Beispiele:

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Die Finanzstelle wird ausschließlich im Budgetbereich verwendet und zwar für

  • Budget(um)buchungen sowie
  • Aufruf von diversen Budgetberichten (Budgetüberwachung, Auftragsbericht etc).

Eine Auflistung der aktuellen Finanzstellen unserer Universität finden Sie unter:

http://www.uibk.ac.at/budget-controlling/sap/




7.3 Die Finanzpositionen

a) übergeordnete Finanzpositionen oder sogenannte Budgetträger:

Übergeordnete Finanzpositionen werden auch als Budgetträger bezeichnet, da ausschließlich auf ihnen die Budgetzuweisungen bzw. die Budgets, die durch selbst erwirtschaftete Einnahmen generiert wurden, erfasst werden. Folgende Finanzpositionen können – abhängig vom Fonds - als Budgetträger definiert werden:

Fonds UNI:

A1 = Investitionen
A2 = Personal
A3 = Sachaufwand


Fonds EIN und P27:

A = Ausgaben


b) Untergeordnete Finanzpositionen:

Untergeordnete Finanzpositionen sind Zusammenfassungen von Sachkonten nach ihrer sachlichen Zusammengehörigkeit. Mit ihrer Hilfe werden überschaubare Gruppen von Einnahmen- bzw. Ausgabengruppen geschaffen. Welche Finanzposition nun angesprochen wird, hängt von der Bebuchung des jeweiligen Sachkontos durch die Buchhaltung ab.


Beispiele:

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c) Übersicht Finanzpositionen:

Finanzpositionen, die als Budgetträger fungieren können, sind rot eingekreist:


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Rückfragenhinweis: guenter.schneiderbauer@uibk.ac.at


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8. Wie sind einzelne SAP-Objekte (Kontierungs- bzw. Budgetierungselemente) im System miteinander verbunden?


Mit Hilfe der Kontierung (= Kostenstelle, Innenauftrag und PSP-Element) bestimmen Sie, welches Budget von welcher Organisationseinheit (bzw. Bereich) belastet wird, da in SAP die Kontierungsobjekte jeweils einer Finanzstelle, einem Budgetträger und einem Fonds zugeordnet sind.

In der nachfolgenden Grafik ist anhand des Instituts für Botanik unter Verwendung der Standardkontierungen diese Zuordnung schematisch dargestellt.


Beispiel:

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Rückfragenhinweis: guenter.schneiderbauer@uibk.ac.at


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9. Fehlermeldung beim Aufruf von PS- oder CO-Auftragsberichten: "Der Bericht enthält keine Daten. Bitte überprüfen Sie das Selektionsprotokoll."


Eine mögliche Fehlerquelle ist die Auswahl der Parameter in den Selektionsmenüs der diversen Berichte (zB. Geschäftsjahr, PSP-Element, Innenauftrag (im Feld: Wert(e)) oder Auftragsgruppe:

Bitte vergewissern Sie sich, dass sämtliche Parameter in den Selektionsfeldern korrekt befüllt sind. Entsprechende Hilfestellung finden Sie in den Schulungsunterlagen auf unserer Homepage.

Die Meldung „Der Bericht enhält keine Daten. Bitte überprüfen Sie das Selektionsprotokoll“ wird vom System auch dann angezeigt, wenn etwa noch gar keine Bewegungen/Buchungen auf der ausgewählten SAP Kontierung erfasst wurden oder Sie keine Berechtigung zum entsprechenden SAP-Objekt besitzen. Im letzten Fall wenden Sie sich bitte an die diesbezüglich zuständige Stelle, VIS-Gruppe, Markus.Poeschl@uibk.ac.at.


Rückfragenhinweis: Emanuel.Beiser@uibk.ac.at

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10. Kann sich die SAP-Kontierung eines Drittmittelprojektes während der Projektlaufzeit ändern?


Im Falle einer Organisationsplanänderung oder organisatorischen Neuzuordnung der Projektleitung bzw. eines Organisationswechsels der Projektleiterin oder des Projektleiters während der Projektlaufzeit kann es, außer bei FWF-Projekten, zu einer Neuanlage der SAP-Kontierungsnummer des §26 oder §27 Projektes kommen.


Rückfragenhinweis: Emanuel.Beiser@uibk.ac.at

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11. Was passiert mit Projektguthaben auf Drittmittelprojekten nach der Projektlaufzeit?


Für §27 Projekte gilt:

Nach Ende der Projektlaufzeit, d.h. sobald das §27 Projekt wirklich administrativ beendet ist (siehe dazu folgende Checkliste), kann ein allfälliges Projektguthaben, sofern es nicht an den Geld- bzw. Fördergeber zurück gezahlt werden muss, auf ein §27 Vermögenskonto (des Institutes, der Arbeitsgruppe oder der jeweiligen Projektleitung) zur weiteren Verwendung im Sinne des §27 Abs. (4) UG2002 umgebucht werden.


Für §26 Projekte gilt:

Bei Forschungsförderungsprojekten oder Stipendien, die z.B. vom FWF (Fonds zur Förderung der wissenschaftlichen Forschung), vom TWF (Tiroler Wissenschaftsfonds), der OeNB (Jubiläumsfonds der Österreichischen Nationalbank) oder der ÖAW (Österreichischen Akademie der Wissenschaften) finanziert werden, müssen die Fördermittel entweder bis Projektende vollständig aufgebraucht werden, oder sonst wieder an den Geldgeber zurückfließen.

Bei Auftragsforschungsprojekten kann die Auszahlung von Restguthaben über die Finanzabteilung (Buchhaltung) direkt an die Projektleitung erfolgen. Bei dieser Art von Einkünften hat aber die Projektleitung selbst dafür Sorge zu tragen, dass sie dem Finanzamt gemeldet und ordnungsgemäß versteuert werden.


Rückfragenhinweis: Emanuel.Beiser@uibk.ac.at

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12. Was darf aus §27 Vermögenskonten finanziert werden?


Grundsätzlich gelten für die Verwendung von Drittmitteln nach §27 UG2002 zuerst einmal die externen Vorgaben und Richtlinien der jeweiligen Geldgeber.

Für die Verwendung der auf §27 Vermögenskonten erwirtschafteten Mittel gibt es offiziell nur folgende Vorgaben lt. UG2002 (siehe dazu den Auszug aus dem §27 Absatz 1, Ziff.5): „von Vermögen und Rechten, die aus Rechtsgeschäften gemäß Z 1 bis 4 erworben werden, [ist] zur Erfüllung der Zwecke der Organisationseinheit Gebrauch zu machen“

und lt. Gebarungsrichtlinien (Studienjahr 2006/2007, Ausgegeben am 7. März 2007, 16. Stück, 138. Kundmachung der Richtlinien für die Gebarung, 1 Grundsätze): „Die Universität Innsbruck bekennt sich bei der Erfüllung der ihr übertragenen Aufgaben zum Prinzip der Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Zweckmäßigkeit (§ 2 Abs. 12) (ergänzend §1-3 UG). Angestrebt wird nicht die nachhaltige Erzielung von Gewinnen, sondern der Beitrag zu den in § 1 genannten Zielen unter Wahrung einer dafür erforderlichen stabilen Eigenkapitalbasis und ausreichender Liquidität.“

Dies wird intern so ausgelegt, dass grundsätzlich alles, das nicht Lehre und keinem laufenden Drittmittelprrojekt nach §26 und §27 UG2002 zuzuordnen ist und den oben angeführten Grundsätzen entspricht, aus den §27 Vermögensgeldern gezahlt werden kann. Eine taxative Aufzählung gibt es nicht.

Ergänzende Bemerkung: Die §27 Vermögenskonten dürfen nicht überzogen werden!


Rückfragenhinweis: Emanuel.Beiser@uibk.ac.at

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